La gestion des listes d'adresses sur votre ordinateur est pratique. Parfois, cependant, il est également avantageux d'avoir un carnet d'adresses imprimé à portée de main. Les différentes approches ne doivent pas nécessairement s'exclure mutuellement.
Utilisez simplement Word pour mettre vos adresses sur papier, que vous les ayez enregistrées dans Outlook, Excel ou une autre source de données.
Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser la fonction de publipostage et de compiler un "répertoire" ou un "catalogue". Étant donné que les commandes de publipostage de chaque version de Word sont très différentes, voici juste les procédures de base :
- Créez un nouveau document Word et lancez la fonction de publipostage :
Dans Word 2010, 2007 en STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES PRINTING,
dans Word 2003, 2002 / XP via EXTRAS-LETTERS ET MAILINGS-CRÉATION DE LETTRE EN SÉRIE ou ASSISTANT D'IMPRESSION EN SÉRIE
ou dans Word 2000 avec EXTRAS SERIES PRINT. - Il est maintenant important de déclarer le document courant en tant que "répertoire" ou "catalogue":
Dans Word 2010, 2007 sélectionnez l'option REPERTOIRE dans le menu du bouton COMMENCER L'IMPRESSION CONTINUE,
dans Word 2003, 2002 / XP activez l'option RÉPERTOIRE dans la zone de tâche IMPRESSION SÉRIE
et dans Word 2000, sélectionnez CREATE CATALOG dans le gestionnaire de fusion et publipostage. - Procédez ensuite comme avec un document de publipostage normal en connectant une source de données (fichier Excel, carnet d'adresses Outlook, etc.) puis en insérant les champs de publipostage qui constitueront les entrées de votre carnet d'adresses imprimé.
La particularité d'un répertoire/catalogue est que Word ne démarre pas une nouvelle page pour chaque enregistrement de la source de données. Au lieu de cela, tous les enregistrements de données sont sortis directement les uns au-dessous des autres - juste ce qu'il faut pour votre carnet d'adresses imprimé. Mais gardez cela à l'esprit lorsque vous organisez les champs de fusion et publipostage dans le document Word.
Vous devez également ajouter un paragraphe vide sous le dernier champ de publipostage afin qu'il y ait de l'espace entre chaque enregistrement.
Il est également utile de trier les enregistrements par nom de famille :
Dans Word 2010, 2007, sélectionnez MAILINGS-IMPRESSION CONTINUE-EDITER LISTE DES DESTINATAIRES et cliquez sur TRI dans la boîte de dialogue qui apparaît. Vous pouvez alors sélectionner le champ du nom comme premier critère de tri.
Dans Word 2003, 2002 / XP, accédez à « Étape 5 sur 6 » dans le volet des tâches Fusion et publipostage, où vous cliquez sur MODIFIER LA LISTE DES RÉCEPTEURS. Cliquez ensuite sur l'en-tête de colonne du champ de nom que vous souhaitez trier.
Dans Word 2000, ouvrez SERIES PRINT MANAGER pour le tri en cliquant sur le bouton OPTIONS D'ENQUÊTE. Dans la boîte de dialogue suivante, passez à l'onglet TRI DES ENREGISTREMENTS pour spécifier le champ de nom approprié comme clé de tri. (pbk)