Réglez-vous les commandes ou les projets en fonction des heures travaillées ? Ou voulez-vous simplement savoir combien de temps vous avez passé sur un projet ou un client spécifique ?
Transférez ensuite les données de votre journal Outlook ou du calendrier vers Excel afin de continuer à y calculer.
Que vous preniez les données de facturation du calendrier ou du journal dépend de votre façon de travailler : Si vous bloquez le temps que vous travaillez pour un client spécifique dans votre calendrier en prenant des rendez-vous appropriés, vous pouvez copier ces données à partir du calendrier Excel. Si, à la place, vous souhaitez conserver un enregistrement minute par minute de quand et combien de temps vous avez travaillé pour le client, le journal est plus approprié. Cependant, vous devez ensuite activer et désactiver à nouveau le minuteur du journal au début et à la fin de la session de travail.
Afficher le temps passé dans le journal
Le journal dans Outlook peut être utilisé pour enregistrer combien de temps vous avez travaillé sur un projet ou pour un client. Dans le paramétrage standard, le journal affiche les activités enregistrées pour un client spécifique dans la boîte de dialogue de contact, mais pas la durée respective. Vous pouvez modifier cela comme suit :
- Dans le dossier Contacts, ouvrez le contact pour lequel vous souhaitez que les tâches soient enregistrées.
- Ouvrez l'onglet jusqu'à et y compris Outlook 2003 Activités. Dans Outlook 2007/2010, en revanche, vous appelez Contact → Voir → Activités au.
- S'il n'y a pas de colonne ici durée peut être vu, faites un clic droit référence ou Dans le dossier et appelle la commande Ajuster la vue actuelle au.
- cliquer sur des champs.
- Sous Sélectionnez les champs disponibles choisir Tous les champs du journal. Puis cliquez ci-dessous Champs disponibles au durée et jusqu'à Ajouter à.
- Fermez les boîtes de dialogue.
Enregistrez le temps passé sur les clients
La durée pendant laquelle vous travaillez pour un client peut être enregistrée par Outlook comme suit :
- Ouvrez votre dossier Contacts et faites un clic droit sur le contact pour lequel vous souhaitez enregistrer les heures travaillées.
- Appeler la commande dans le menu contextuel Nouvelle entrée de journal pour le contact (jusqu'à Outlook 2003) ou Créer → Nouvelle entrée de journal pour le contact (Outlook 2007) ou Créer → Nouvelle entrée de journal (Perspectives 2010).
- Entrez un sujet court (Outlook suggère le nom du client) et sélectionnez un type d'entrée.
- cliquer sur Démarrer le chronométrage respectivement. Démarrer le chronométrage (dans Outlook 2007/2010) pour démarrer le minuteur.
- Faites maintenant ce que vous facturerez à votre client plus tard.
- Dès que vous avez terminé, ramenez l'entrée de journal d'Outlook au premier plan et cliquez sur Arrêter le chronométrage (respectivement. Arrêter le chronomètre dans Outlook 2010).
- Enregistrez et fermez l'écriture de journal.
- Afin que vous n'ayez pas à démarrer la journalisation manuellement pour chaque tâche, vous pouvez également demander à Outlook d'enregistrer certaines activités que vous effectuez pour un contact spécifique. Pour cela, appelez la commande Outils → Options sur et cliquez sur Options de journal. Sélectionnez le contact et les éléments ainsi que les programmes d'application. Fermez les boîtes de dialogue.