Avez-vous vraiment besoin des e-mails d'il y a cinq ans dans votre boîte de réception ou de votre agenda et de votre liste de tâches de 2008 ? Sinon, il est conseillé de retirer l'ancien ballast d'Outlook. Cela rendra votre Outlook à nouveau plus rapide - u
L'AUTOARCHIVING d'Outlook est prévu à cet effet : il déplace les données plus anciennes dans un fichier archive soit après une requête, soit automatiquement. Comme le dossier personnel, l'archive est enregistrée dans un fichier au format PST afin que vous puissiez rouvrir l'archive à tout moment avec Outlook et accéder aux e-mails, rendez-vous et tâches qu'elle contient. L'archive peut également être divisée en plusieurs fichiers afin que vous puissiez avoir des fichiers d'archives différents pour 2008, 2009 et 2010, par exemple.
Soit dit en passant, il est également possible d'exclure spécifiquement des e-mails ou des rendez-vous individuels de l'archivage.
Au fait, Outlook n'archive pas les contacts car cela n'aurait aucun sens.
Paramètres standard vs paramètres individuels
L'archivage automatique peut être configuré individuellement. Tout d'abord, définissez les paramètres standard : quelle est la fréquence d'archivage, quel doit être l'"ancien" des données pour être archivées, dans quel fichier les données sont-elles stockées, les anciennes données doivent-elles être supprimées au lieu d'être archivées ?
En outre, vous pouvez sélectionner des paramètres pour des modules Outlook individuels, par exemple pour les e-mails ou pour des dossiers individuels dans la boîte de réception, qui diffèrent des paramètres standard. Il est ainsi possible, par exemple, d'archiver le calendrier des rendez-vous une fois par an, tandis que les e-mails plus anciens sont externalisés au bout de six mois. Ou les e-mails d'un certain projet restent en permanence dans Outlook, tandis que les autres e-mails sont archivés après un an.
Si vous souhaitez de toute façon définir des paramètres différents pour chaque module Outlook, vous pouvez ignorer les paramètres standard. Si c'est le cas, lisez quand même la section suivante, car toutes les options de réglage sont expliquées ici.
Ajuster les paramètres par défaut
Vous définissez les paramètres standard de la fonction d'archivage comme suit :
- Dans Outlook jusqu'à la version 2007, appelez la commande EXTRAS >> OPTIONS et ouvrez le registre PLUS. Dans Outlook 2010, appelez la commande FICHIER >> OPTIONS et ouvrez l'onglet AVANCÉ.
- Dans Outlook jusqu'en 2007, cliquez sur le bouton ARCHIVAGE AUTOMATIQUE, dans Outlook 2010 sur PARAMÈTRES D'ARCHIVAGE AUTOMATIQUE.
- Activez l'option ARCHIVAGE AUTOMATIQUE TOUS LES X JOURS et précisez l'intervalle auquel l'archivage doit être effectué.
- Si vous trouvez ennuyeux de devoir confirmer une boîte de dialogue pour chaque processus d'archivage, désactivez l'option START AUTOARCHIVING APRES CONFIRMATION.
- Si vous marquez des e-mails dont vous n'avez plus besoin comme expirés dans votre Outlook et que vous ne souhaitez pas les archiver, activez l'option SUPPRIMER LES ÉLÉMENTS EXPIRÉS (Dossier E-MAIL UNIQUEMENT).
- Dans tous les cas, activez l'option ARCHIVER OU SUPPRIMER LES ANCIENS ÉLÉMENTS.
- Si vous activez l'option AFFICHER LE DOSSIER D'ARCHIVAGE DANS LA LISTE DES DOSSIERS, Outlook ouvre automatiquement le fichier d'archive après l'archivage et l'affiche dans la liste des dossiers. Cela signifie que vous pouvez continuer à accéder aux données archivées immédiatement, mais que vous devez alors renoncer à l'avantage de la vitesse de l'externalisation.
- Dans le champ SUPPRIMER LES ÉLÉMENTS SI ANCIENS QUE, spécifiez l'âge des données pour qu'elles soient déplacées vers l'archive (ou supprimées complètement).
- Si les données doivent être transférées vers l'archive, activez l'option DÉPLACER LES ANCIENS ÉLÉMENTS VERS et sélectionnez le dossier souhaité via RECHERCHE ou entrez le nom d'un nouveau fichier d'archive qu'Outlook doit créer dans le champ à côté du bouton.
- Si vous souhaitez plutôt supprimer définitivement les anciennes données, activez l'option SUPPRIMER ENFIN LES ANCIENS ÉLÉMENTS. Pour que tous les anciens éléments soient supprimés immédiatement, cliquez sur APPLIQUER LES PARAMÈTRES À TOUS LES DOSSIERS - mais n'oubliez pas que cela ne peut pas être annulé.
- Fermez les boîtes de dialogue.