Cela se produit de plus en plus souvent : Si vous utilisez un classeur Excel comme source de données dans une lettre type dans Word 2003/2002, des problèmes de format de date peuvent survenir. Voici comment contourner cette difficulté.
Par exemple, si une date doit être transférée dans la lettre type à partir d'une colonne avec des dates dans un tableau Excel, la date apparaît toujours dans Word au format "MM / JJ / AAAA", quelle que soit la façon dont vous l'avez formatée. C'est ennuyeux!
Le problème se produit toujours dans Word 2003/2002 lorsque Word détermine le filtre d'importation pour la source de données elle-même lors de l'accès aux tableaux Excel. Ensuite, un filtre est utilisé qui ne formate pas correctement la date et transfère à la place la date au format de date standard.
Évitez cette erreur de format et configurez Word pour pouvoir définir vous-même le filtre d'importation. Sélectionnez ensuite l'option "Feuilles de calcul Microsoft Excel via convertisseur" ou "Feuilles de calcul MS Excel via DDE" comme filtre d'importation, en fonction de la version de Word et du filtre installé. C'est comme ça que ça marche :
- Appelez le menu EXTRAS - OPTIONS et passez à l'onglet GENERAL. Cochez la case "Confirmer la conversion à l'ouverture". Quittez la boîte de dialogue avec OK. Vous n'avez à effectuer cette étape qu'une seule fois; Word se souvient de ce paramètre en permanence.
- Attention : sans modification du menu EXTRAS - OPTIONS, onglet GÉNÉRAL, Word définit généralement le filtre d'importation lui-même lors du chargement d'un fichier qui n'est pas au format Word. Cela s'applique non seulement à la source de données pour les lettres types, mais également aux documents ordinaires que vous souhaitez reprendre d'un traitement de texte tiers ou qui consistent en un fichier texte pur. Ce n'est que si vous cochez la case "Confirmer la conversion à l'ouverture" qu'il vous sera toujours demandé le format souhaité et que vous pourrez décider vous-même.
- Créez maintenant votre lettre type en appelant le menu EXTRAS - LETTRES ET ENVOI - CRÉATION DE LETTRE EN SÉRIE (Word 2003) ou EXTRAS - LETTRES ET ENVOI - ASSISTANT D'IMPRESSION EN SÉRIE (Word 2002).
- Dans la première étape de l'assistant, sélectionnez le type de document souhaité, par exemple : "Lettres".
- Dans la deuxième étape de l'assistant, utilisez le bouton d'option "Utiliser le document actuel" pour spécifier que le document actuel doit être utilisé comme lettre type.
- Dans la troisième étape, sélectionnez l'option "Utiliser une liste existante" et cliquez sur "Parcourir". Passez ensuite au dossier où se trouve votre fichier Excel. Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur "Ouvrir".
- Puisque vous avez spécifié dans la première étape que vous vouliez déterminer vous-même le format de fichier lors de l'ouverture de fichiers "étrangers", une boîte de dialogue apparaît maintenant dans laquelle vous pouvez spécifier le type de source de données. Selon la version de Word et les filtres d'import installés, sélectionnez l'option "Fiches Microsoft Excel via convertisseur (*.XLS; *.XLW)" ou "Fiches MS Excel via DDE (*.XLS)". Confirmez votre sélection avec OK".
- Une autre fenêtre de dialogue apparaît maintenant : Si vous avez sélectionné "Feuilles de calcul Microsoft Excel via convertisseur (* .xls; *. Xlw)" comme filtre d'importation, le titre de la fenêtre de dialogue affichée est "Ouvrir la feuille de calcul". Avec le filtre d'importation "Feuilles de calcul MS Excel via DDE (* .xls)", cependant, la boîte de dialogue "Microsoft Excel" apparaît. Quelle que soit la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez sélectionner la feuille de calcul souhaitée qui contient vos données d'adresse. Confirmez ensuite la boîte de dialogue avec "Ok".
- La boîte de dialogue du destinataire du publipostage apparaît maintenant dans laquelle vous pouvez sélectionner votre adresse. Ici, vous pouvez définir des filtres d'adresses et/ou supprimer des adresses individuelles de la liste d'adresses en désactivant la case à cocher correspondante.
- Lorsque vous avez confirmé la boîte de dialogue du destinataire du publipostage avec OK, vous pouvez insérer les champs de publipostage dans votre document à la quatrième étape de l'assistant de publipostage.
Les champs de date sont désormais correctement adoptés en raison du filtre d'importation que vous avez sélectionné vous-même et apparaissent exactement dans le format que vous avez défini dans Excel.
Vous pouvez trouver encore plus d'informations et des conseils utiles sur les lettres types dans ces articles.
