Connaissez-vous ceci : vous écrivez un document important et quelque chose vous vient à l'esprit que vous aimeriez enregistrer en tant que tâche dans Outlook. Dès que vous êtes dans Outlook, jetez un coup d'œil aux e-mails - et vous êtes hors du flux de travail. Wi
L'une des règles de base de la gestion du temps est : « Ecrivez-le ». Écrire sur une feuille de papier ou dans un deuxième document Word est une option, mais vous devez ensuite transférer les tâches vers Outlook, ce qui nécessite un effort supplémentaire.
L'expérience a montré que passer rapidement à Outlook pour entrer dans la tâche n'est pas une bonne idée. Et puis il y a un risque élevé que vous jetiez un coup d'œil « rapide » à la boîte de réception des e-mails. Souvent, cela ne reste pas avec le "Je vais jeter un coup d'œil rapide pour voir si le collègue Meier a répondu". De nombreux employés de bureau ouvrent davantage d'e-mails, y répondent peut-être tout de suite, ouvrent un site Web lié, etc. Comme Microsoft l'a découvert lors d'une enquête, une telle interruption peut rapidement prendre jusqu'à 15 à 20 minutes. Et lorsqu'ils retournent au document sur lequel ils travaillaient auparavant, il leur faut souvent encore 5 à 15 minutes avant de pouvoir reprendre le fil. Plus le train de pensées auquel vous venez de faire face est complexe, plus il vous faudra de temps avant de pouvoir continuer à travailler de manière productive.
C'est plus facile de cette façon : vous pouvez ajouter un bouton à Word, Excel et aux autres programmes Office, que vous pouvez utiliser pour créer rapidement une tâche dans Outlook à partir du programme respectif sans avoir à basculer vers la fenêtre Outlook. En d'autres termes : vous restez dans l'environnement familier et réduisez le risque d'être distrait.
Dans Word et Excel jusqu'à la version 2003 ajouter le bouton Créer une tâche Microsoft Office Outlook dans l'une des barres d'outils (dans PowerPoint et Publisher uniquement à partir d'Office 2007). Dans Office 2007, vous intégrez un bouton correspondant dans la barre d'accès rapide. Dans Office 2010, il est également possible de créer votre propre onglet ou groupe sur un onglet et d'y insérer le bouton. Onenote est livré avec un bouton pour les tâches Outlook par défaut.
Bouton Insérer dans Word/Excel jusqu'en 2003
Ajoutez une icône à la barre d'outils de Word et Excel avec laquelle vous pouvez créer une tâche dans Outlook à partir du programme respectif.
Vous procédez comme suit :
- Appeler la commande dans Word ou Excel Outils → Personnaliser au.
- Ouvrir le registre Commandes.
- Sélectionnez dans la fenêtre Catégories l'option Tous les ordres la fin.
- Alors regarde par la fenêtre Commandes l'entrée TâcheCréer (en Word) ou Créer une tâche Microsoft Office Outlook (sous Excel).
- Faites glisser cette entrée avec la souris dans l'une des barres d'outils de Word ou Excel et déposez-la à l'endroit où l'icône doit apparaître.
- Fermez la boîte de dialogue.
Bouton Insérer dans Office 2007
Dans Word, Excel, Powerpoint et Publisher 2007, vous ne pouvez installer l'icône que dans la barre d'accès rapide. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton dans la barre d'accès rapide de Word (ou le programme souhaité) Personnaliser la barre d'accès rapide et appelle Plus de commandes au.
- Sous Sélectionner les commandes choisir Commandes absentes du ruban (Office 2007) ou Commandes absentes du ruban (Bureau 2010).
- Faites défiler la liste alphabétique des commandes pour trouver l'entrée Créer une tâche Microsoft Office Outlook.
- Sélectionnez cette entrée et cliquez sur Ajouter àpour ajouter l'icône à la barre d'outils d'accès rapide.
- Utilisez les touches fléchées pour déplacer l'entrée à la position souhaitée.
- Si vous ne souhaitez plus apporter de modifications à la barre d'outils d'accès rapide, fermez la boîte de dialogue.
- Répétez les étapes 1 à 6 pour les autres programmes Office à partir desquels vous souhaitez créer des tâches Outlook.
Bouton Insérer dans Office 2010
Le moyen le plus simple est d'ajouter le bouton à la barre d'accès rapide comme dans Office 2007. Alternativement, il est également possible dans la version actuelle d'Office d'intégrer un bouton dans le ruban de menu. Cependant, vous devez d'abord créer votre propre onglet ou groupe dans un onglet existant.
Créer une tâche
Dès que vous cliquez sur l'icône dans Word ou Excel Créer une tâche Microsoft Office Outlook une nouvelle fenêtre de tâche s'ouvrira dans Outlook - même si Outlook n'est pas en cours d'exécution. Outlook spécifie le nom du document en cours de modification dans Word ou Excel comme sujet; le document est également lié à la tâche. Si la tâche n'a rien à voir avec le document sur lequel vous travaillez actuellement, supprimez simplement l'icône du document de la fenêtre de tâche et entrez un sujet différent.
Si le document actuellement ouvert n'a pas encore de nom dans Word, un message apparaît indiquant que vous devez d'abord enregistrer le document avant de pouvoir créer une tâche à partir de celui-ci. Confirmez ce message avec d'accord, enregistrez le document (ou passez à un document précédemment enregistré), puis cliquez à nouveau sur l'icône Créer une tâche Microsoft Office Outlook.
Excel, en revanche, ne vous invite pas à enregistrer si vous cliquez sur l'icône d'un tableau vide. Ceci s'applique également si vous n'avez pas encore enregistré les modifications dans la table actuelle. Ce n'est pas non plus un problème, car les données de la table ne sont pas enregistrées avec la tâche, mais seulement un lien vers la table.
