Si vous travaillez concentré sur une tâche, il est conseillé d'éliminer toutes sortes de perturbations ou de les minimiser autant que possible. Cela inclut également les interruptions des e-mails entrants et des notifications de bureau lors de la réception d'e-mails.
Définir la fréquence à laquelle Outlook récupère les e-mails
Dans la plupart des cas, Outlook n'a pas besoin de vérifier la boîte aux lettres sur le serveur toutes les dix minutes ou plus et de télécharger les nouveaux e-mails. Exception : vous devez répondre aux commandes ou aux demandes des clients, ce qui doit se faire immédiatement. Dans la grande majorité des cas, il suffit à Outlook de vérifier les e-mails une fois par heure ou toutes les demi-heures.
Et si votre travail nécessite que vous vous concentriez sur une tâche pendant une longue période, il est conseillé, comme décrit à la page précédente, de ne consulter vos e-mails qu'à certains moments. Ensuite, vous devez désactiver complètement la récupération automatique des e-mails.
Si vous êtes en attente urgente d'un e-mail spécifique, vous pouvez récupérer l'e-mail à tout moment en appuyant sur la touche F9 ou sur le bouton Envoyer recevoir gâchette.
Si vous souhaitez spécifier la fréquence à laquelle Outlook récupère les e-mails ou si vous souhaitez désactiver la récupération automatique des e-mails, procédez comme suit :
- Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez la commande Outils → Options et ouvrez le registre Configuration de la messagerie. Dans Outlook 2010, vous appelez Fichier → Options et ouvrez le registre Élargi.
- cliquer sur Envoyer recevoir.
- Choisir Tous les comptes et basculer l'option Inclure ce groupe dans la soumission (sous Paramètres du groupe "Tous les comptes") une.
- Dans le champ ci-dessous soit basculer l'option Transmission automatique toutes les X minutes complètement ou vous l'allumez et entrez la fréquence souhaitée derrière - par exemple 60 Minutes.
- Si vous utilisez le mode hors ligne, répétez les étapes 3 et 4 pour cela.
- Si vous ne souhaitez pas définir d'autres paramètres pour des comptes individuels, fermez les boîtes de dialogue.
- Si les e-mails reçus sur un certain compte doivent être vérifiés plus souvent, laissez la boîte de dialogue Groupes de livraison (voir étape 6) et continuez comme suit :
- Choisir Tous les comptes et cliquez Éditer.
- Sélectionnez le compte pour lequel d'autres paramètres doivent s'appliquer et décochez la case devant celui-ci Inclure le compte dans ce groupe. Fermez la boîte de dialogue avec d'accord.
- Cliquez ensuite sur Nouveau. Saisissez le nom du compte auquel s'applique une réglementation particulière et cliquez sur d'accord.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre maintenant, changez l'option Inclure le compte dans ce groupe et cliquez d'accord.
- Sélectionnez le compte. Activez l'option pour cela Transmission automatique toutes les X minutes et entrez l'intervalle souhaité.
- Fermez toutes les boîtes de dialogue.
Désactiver les notifications sur le bureau
Si vous vérifiez automatiquement les e-mails toutes les quelques minutes, mais que vous n'avez pas besoin d'être constamment informé des nouveaux e-mails entrants, il est conseillé de désactiver la fonction de notification sur le bureau d'Outlook. Ensuite, Outlook n'affiche pas de fenêtre de notification ou d'icône de lettre pendant quelques secondes pour chaque nouvel e-mail et n'émet pas non plus de son.
Procédez comme suit dans Outlook jusqu'à la version 2007 :
- Appeler la commande Outils → Options au.
- cliquer sur Options de courrier électronique et puis sur Options de messagerie avancées.
- Tourner sous Lorsque de nouveaux articles arrivent dans la boîte de réception les quatre options.
- Fermez les boîtes de dialogue.
Dans Outlook 2010, procédez comme suit :
- Appeler la commande Fichier → Options au.
- Ouvrir le registre e-mail.
- Basculez les quatre options ci-dessous Lorsque de nouveaux messages arrivent et fermez la boîte de dialogue.
