Outlook : autoriser l'accès au calendrier sans Exchange

Dans les entreprises qui ont un serveur Exchange, il est facile de partager votre propre calendrier avec un collègue. Cependant, vous n'avez pas forcément besoin d'Exchange : Outlook 2003 et 2007 ont la possibilité d'afficher le calendrier ou des extraits

Outlook 2003 et Outlook 2007 offrent tous deux la possibilité d'enregistrer le calendrier en tant que site Web, puis de mettre cette page HTML en ligne sur l'intranet ou Internet ou de l'enregistrer dans un dossier partagé sur le réseau. Un calendrier enregistré en tant que site Web présente deux inconvénients :

Le calendrier partagé peut être consulté mais pas modifié par toute personne y ayant accès.
Les modifications apportées à votre calendrier Outlook ne sont pas automatiquement transférées sur le site Web. Après des changements majeurs, vous devez à nouveau enregistrer le calendrier au format HTML et le mettre en ligne.

Au moins pour le deuxième point, il existe un remède dans Outlook 2007. Vous pouvez également publier le calendrier sur un serveur WebDAV ou sur Microsoft Online et activer une mise à jour automatique pour cela.

Enregistrer le calendrier en tant que site Web

Dans Outlook 2003 et 2007, procédez comme suit :

Ouvrez le calendrier.
Appel Fichier ⇒ Enregistrer en tant que site Web au.
Entrez la période de temps à enregistrer sur le site Web.
Si, en plus de l'objet de chaque rendez-vous, les notes saisies pour celui-ci doivent également être visibles dans le calendrier web, activez l'option Inclure les détails du rendez-vous une.
Si vous souhaitez utiliser une image comme arrière-plan, changez Utiliser un graphique d'arrière-plan et sélectionnez l'image.
Entrer le Titre du calendrier qui devrait apparaître au début de la page du calendrier.
Entrez l'emplacement du fichier de calendrier et son nom avec l'extension .HTM une. En plus du fichier HTML, Outlook stocke un certain nombre d'autres fichiers (images et autres fichiers HTML pour plus de détails). Il est donc conseillé de créer un dossier séparé pour les fichiers afin que les fichiers portant le même nom ne soient pas accidentellement écrasés.
Pour que le calendrier s'affiche immédiatement dans votre navigateur Web, basculez Ouvrez le site Web enregistré dans le navigateur une.
cliquer sur Enregistrer sur ordinateur.
Un avertissement de sécurité apparaît dans Outlook 2007 indiquant que l'emplacement n'est peut-être pas sécurisé. Confirmer avec Ouique vous voulez continuer.
Une question de sécurité apparaîtra maintenant (à partir de votre navigateur Web). Confirmez ici avec Ouvertque vous souhaitez afficher le fichier.
Si le calendrier doit être stocké sur un serveur Web, utilisez un programme FTP, par exemple, pour copier tous les fichiers du dossier sur le serveur Web.

Partagez votre calendrier sur Microsoft Office Online

Si vous vous inscrivez auprès de Microsoft Office Online avec votre identifiant Windows Live ID, vous pouvez mettre votre calendrier en ligne et le rendre accessible soit de manière générale, soit uniquement à des personnes sélectionnées. L'inscription à Microsoft Office Online est gratuite.

Pour vous connecter à Microsoft Office Online et partager un calendrier en ligne, procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier dans la barre de navigation.
Appeler la commande Publier sur Internet puis Publier sur Office Online au.
Si vous n'êtes pas encore connecté, cliquez sur S'inscrire.
Entrer le Adresse e-mail et le le mot de passe pour votre compte Windows Live ID et cliquez sur S'inscrire et puis sur Compléter.
Entrez sous Période de temps quelle section de votre calendrier vous souhaitez publier.
Sur le terrain détail Précisez si seule la disponibilité, la disponibilité et l'objet des rendez-vous ou tous les détails des rendez-vous (sans pièces jointes) doivent être affichés.
Sous Autorisations Indiquez si seuls les utilisateurs que vous avez invités ou tout le monde doit avoir accès à votre calendrier.
cliquer sur Élargi.
Déterminez si les mises à jour doivent être téléchargées automatiquement à des intervalles définis ou uniquement si vous démarrez le téléchargement manuellement.
L'option Fréquence de mise à jour laisser allumé.
Cliquez deux fois d'accordpour télécharger le calendrier maintenant.
Outlook propose alors d'envoyer des invitations de partage aux personnes qui devraient y avoir accès (sauf si vous avez activé l'accès général). Cliquez ici sur Oui.
Outlook ouvre maintenant une fenêtre de message qui contient déjà un lien vers le calendrier. Entrez ici les adresses des personnes qui devraient recevoir l'approbation. Écrivez un court message et envoyez l'invitation.

Les destinataires des invitations indiquent alors qu'ils souhaitent ouvrir le calendrier, qui est en ligne au format ICS, avec leur Outlook. Vous avez alors la possibilité d'insérer le calendrier Internet dans votre Outlook et de vous abonner aux mises à jour.

Modifier les paramètres du calendrier pour Office Online

Si vous souhaitez modifier les paramètres du calendrier ou de la publication ultérieurement, procédez comme suit :

Dans Outlook 2007, cliquez avec le bouton droit sur le calendrier.
Appeler la commande Publier sur Internet puis Modifier les options de publication au.
Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur d'accord.
Outlook transfère maintenant les modifications sur le site Web. Une boîte de dialogue apparaît alors dans laquelle vous pouvez envoyer des invitations à partager à d'autres personnes. Cliquez ici sur Oui respectivement. non et procédez comme décrit ci-dessus.

Gérer les partages

Si vous souhaitez partager le calendrier Internet avec d'autres personnes, procédez comme suit :

Faites un clic droit sur le calendrier.
Appeler la commande Publier sur Internet puis Partager le calendrier publié au.
Vous pouvez désormais (à partir de l'étape 12 ci-dessus) envoyer une invitation à d'autres personnes par e-mail avec le lien vers le calendrier Internet.

Si vous souhaitez annuler la libération pour des personnes individuelles, procédez comme suit :

Faites un clic droit sur le calendrier.
Appeler la commande Publier sur Internet puis Modifier les autorisations de partage au.
Sélectionnez les personnes dont vous souhaitez révoquer l'autorisation et cliquez sur Supprimé. Fermez la boîte de dialogue avec d'accord.