4 façons de protéger les documents Word

Comment configurer un document en lecture seule

Maintes et maintes fois, de nombreux auteurs différents d'une équipe de projet travaillent ensemble sur un document Word. Il existe différentes options pour protéger les documents Word afin que seules les modifications et les modifications qui ont été approuvées conjointement soient effectuées. Vous pouvez également empêcher la perte de fichiers Word en raison d'erreurs de fonctionnement ou de problèmes matériels en prenant des mesures de sauvegarde spécifiques.

Enregistrer et protéger des documents Word : pourquoi est-ce si important

Travailler avec le programme de traitement de texte de Microsoft Word est devenu une partie intégrante de la vie quotidienne professionnelle et privée. Word fait partie d'une suite de programmes issus de tâches bureautiques courantes et a été publié pour la première fois sous le nom de Microsoft Office.

Microsoft met régulièrement à jour les versions des programmes Office avec de nouvelles fonctions utiles. Avec la bonne connaissance de base de la gestion de Word, Word peut être individualisé d'une part et étendu avec des compléments Word d'autre part. Vous avez également la possibilité d'établir spécifiquement la compatibilité des versions de Word et de protéger vos fichiers texte.

Les documents Word doivent être protégés, en particulier dans les questions importantes. Non seulement la perte imprévue due à l'oubli d'enregistrer, mais aussi le traitement par des tiers non autorisés causent des inconvénients évitables. En outre, les dommages ou la perte de documents Word dus à des problèmes matériels peuvent également être évités avec un soin et une prévoyance appropriés.

Sauvegarder en toute simplicité : ne perdez plus jamais les fichiers Word avec 4 astuces

Dans la zone de tâches Word, il existe - selon la version - des options différentes mais tout aussi efficaces pour la sauvegarde de documents Word.

En plus du processus d'enregistrement classique avec la combinaison de touches "CTRL + S" ou sous les onglets "Fichier" et "Enregistrer sous", Word propose d'autres options élégantes pour protéger un document.

1. Enregistrez facilement tous les documents en un clic de souris

Selon la version de Word utilisée, tous les documents ouverts à un moment donné peuvent être enregistrés en une seule fois. Vous ne courez plus le risque d'oublier accidentellement un fichier texte et de perdre vos modifications.

Alors que Word 2003 et les versions antérieures exécutent une telle commande à l'aide d'un raccourci clavier, l'enregistrement de tous les documents dans des versions plus récentes nécessite l'ajout du paramètre de bouton.

2. Sauvegardez automatiquement avec une copie de sauvegarde locale

Il est également possible de travailler avec des copies de sauvegarde. Encore une fois, cela dépend de la version de Word utilisée. Cependant, il y a toujours la possibilité de définir la "sauvegarde automatique". Cela fonctionne avec une copie de sauvegarde du document ou avec une récupération automatique.

Dans la première variante, une copie du fichier Word enregistré une fois avec l'extension WBK est créée sur l'ordinateur dès le traitement du document original. Si le document original est endommagé ou perdu pendant le traitement, la copie peut alors être utilisée.

L'installation de cette fonctionnalité en arrière-plan nécessite moins de clics de souris et diffère légèrement entre Word 2007 ou les versions plus récentes et plus anciennes. Après quelques clics, Word créera des copies de sauvegarde automatiques permanentes et vous protégera contre la perte de données.

3. Word se chargera de la sauvegarde des fichiers avec récupération automatique

La récupération automatique est également une fonction Word qui aide à protéger vos fichiers texte. Alors que les fichiers de sauvegarde correspondants pour 2007 et versions ultérieures sont configurés manuellement à l'aide de la fonction de restauration automatique sous "Extras" ou "Options Word", les versions plus récentes contiennent un bouton spécifique sur le bouton.

Après avoir activé la fonction une fois, des fichiers de sauvegarde sont créés pour chaque document Word créé dans ce qui suit sans autre action. Les utilisateurs de versions plus récentes de Word trouveront le contrôle « enregistrement automatique » directement sous « Démarrer » dans la zone supérieure gauche de la barre des tâches. La protection automatique est activée en déplaçant le contrôleur vers la droite. Cependant, en quelques étapes, vous pouvez toujours personnaliser l'intervalle auquel une copie est téléchargée :

1. Sélectionnez "Fichier" et cliquez sur "Options".

   

2. Cliquez sur "Enregistrer" sur le côté gauche de la fenêtre.

   

3. Et définissez l'heure souhaitée sous "Récupération automatique des informations toutes les minutes XY".

   

4. Vérifiez si vous avez coché les deux cases à gauche devant la ligne de texte et confirmez votre saisie en cliquant sur « OK ».

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, Word vous aide de manière fiable à protéger tous les documents.

4. Évitez la perte de données : retrouvez facilement les textes Word non enregistrés

Il peut également arriver que vous fermiez accidentellement un document Word après l'avoir modifié pendant longtemps sans l'enregistrer entre-temps. Vous n'avez pas spécifiquement enregistré les modifications apportées avec la fonction "Enregistrer sous". Cela ne pose pratiquement aucun problème, car Word 2010 et les versions ultérieures stockent de tels documents que l'on pensait perdus en arrière-plan pendant plusieurs jours.

Vous trouverez le document Word sous "Fichier", "Gérer les versions" et "Restaurer les documents non enregistrés". Vous trouverez ici des informations sur la façon de restaurer des documents non enregistrés. Les textes générés ne sont généralement pas dans leur état final, mais de nombreuses étapes de travail de la nouvelle production complète vous sont généralement épargnées. Les éléments de base comme le formatage sont généralement conservés.

Protection en écriture pour les documents et les sections : configurer des mots de passe dans Word

En particulier lorsque vous travaillez dans des équipes de projet, des documents complexes et parfois en plusieurs parties apparaissent. Des mots de passe peuvent être définis pour protéger ces documents Word contre les accès non autorisés et les modifications non autorisées. Seuls ceux qui sont en possession du mot de passe correct et actuel sont autorisés à modifier le document texte. Comment enregistrer un document en mode lecture seule est expliqué ci-dessous pour toutes les versions à partir de Word 2010.

1. Allez dans "Informations" sous "Fichier".

   

2. Cliquez sur « Protéger le document » et sélectionnez « Crypter avec mot de passe » dans le menu déroulant.

   

3. Saisissez le mot de passe souhaité dans le champ prévu à cet effet et confirmez votre saisie.

   

Un conseil important est de noter le mot de passe dans un endroit sûr. Car si vous n'avez pas le mot de passe, il vous est également interdit de modifier le document original. Ensuite, seule la version protégée en écriture s'ouvre.

Les zones de document individuelles peuvent également être protégées par mot de passe. Si vous ne modifiez que certains passages dans un groupe de travail, mais que d'autres sont déjà dans leur version finale, cela peut être très utile.

Conseil: À propos, vous pouvez supprimer la protection du document en répétant les étapes ci-dessus et en laissant uniquement le champ du mot de passe vide. Au lieu de crypter le document, vous le décryptez - mais le processus reste le même. Il peut ensuite être ouvert à nouveau sans autorisation d'accès particulière.

Protéger les documents Word : restreindre l'édition et l'accès dans Microsoft Word

Sous « Fichier » et « Informations », vous trouverez également d'autres moyens de protéger le document. Par exemple, vous avez la possibilité de restreindre l'édition ou l'accès.

Si vous limitez l'édition, une sélection de modifications autorisées et non autorisées peut être déterminée :

• Les commentaires peuvent-ils être écrits, répondus ou pris en charge ?
• Certains styles peuvent-ils être utilisés et d'autres non ?
• Quelle mise en forme faut-il donner aux en-têtes, qui doit aller avec le texte continu ?

Vous décidez quels éléments et aspects de votre document texte peuvent être modifiés de quelle manière.

Cependant, si des droits d'accès sont retirés aux employés d'une équipe de projet, à l'exception de quelques-uns, les droits d'accès peuvent également être individualisés. Il vous suffit de saisir l'affiliation de l'organisation ou les noms des personnes autorisées concernées dans la zone "Protéger le document". Les autres collègues sont exclus de la modification d'un document Word à partir de ce moment. Ceci est particulièrement utile pour les aspects relatifs à la protection des données.

Conclusion : Protéger les documents Word - très facile grâce aux astuces appropriées

Les documents Word peuvent être protégés à différents niveaux - avant, pendant et bien au-delà. Il existe des options pour restaurer les documents que l'on croit perdus et pour créer automatiquement des copies de sauvegarde.

De plus, des documents en lecture seule peuvent être créés et des aspects tels que le type de traitement autorisé ou l'autorisation d'accès peuvent être définis. Avec les astuces appropriées, vous ne perdrez plus de documents Word - que ce soit dans un contexte privé ou professionnel.

FAQ

Quelles sont les options pour protéger les documents Word ?

D'une part, vous avez la possibilité d'enregistrer tous les documents en un clic de souris, de créer des copies de sauvegarde automatiques et de restaurer automatiquement les versions précédentes et les fichiers Word que l'on pensait perdus. D'autre part, des documents en lecture seule peuvent être créés dès le départ et l'édition et l'accès peuvent également être restreints.

Comment protéger les documents avec un mot de passe ?

Pour attribuer un mot de passe à un document, procédez comme suit :

1. Sur le bouton démarrer, cliquez sur "Fichier" puis sur "Informations".
2. Allez dans "Protéger le document" et sélectionnez "Crypter avec mot de passe" dans le menu déroulant.
3. Saisissez le mot de passe et confirmez-le.