Conseils pour travailler avec les fonctionnalités de Word
Toute personne intéressée par la conception de texte tombera rapidement sur le programme Word de Microsoft. Avec le logiciel, vous concevez non seulement un texte, mais vous y ajoutez également des tableaux et des graphiques. Avec Word, quelques clics suffisent pour créer des documents de haute qualité. Les fonctions utiles et importantes vous aident, par exemple, à automatiser les tâches fastidieuses. Cela vous fait gagner un temps précieux et vous permet de vous concentrer pleinement sur l'écriture.
Mise en page - préparer le travail de texte avec Word
Dans de nombreux cas, il est logique de réfléchir à la mise en page avant de commencer le traitement de texte. La mise en page décrit la conception visuelle de la feuille. Le format du papier et les marges ont une influence là-dessus, de même que l'alignement et les cassures. Vous définissez tous ces paramètres sur la page Configuration. Vous appelez les fonctions correspondantes via le ruban de menu. Sous l'onglet "Mise en page", vous trouverez l'élément de menu "Configuration de la page" sur la gauche.
Si vous souhaitez créer une annonce publique facile à lire, remplissez une page entière avec du texte de manière uniforme. Souhaitez-vous que le contenu graphique alterne avec les blocs de texte dans votre document ? Ensuite, en plus de la fonction « Champs de texte », vous pouvez également utiliser l'option Positionner le cadre avec Word 2010. Ces exemples montrent qu'il est important de réfléchir à ce à quoi devrait ressembler le document fini avant de commencer à écrire. Les modèles de style vous aident à formater correctement les en-têtes, les paragraphes et autres.
Travaillez plus efficacement grâce aux fonctions de terrain dans Office
Microsoft Word vous propose de nombreux modèles qui rendront votre écriture au quotidien plus agréable. Surtout, cela inclut les modèles qui vous aident à configurer une page. Lors de la création d'un document Word, il arrive souvent que les utilisateurs souhaitent inclure la date ou le numéro de page. C'est là qu'entrent en jeu les fonctions dites de champ.
Vous pouvez considérer une fonction de champ comme un espace réservé. Un tel champ se trouve, par exemple, à l'endroit où la date doit apparaître. Vous pouvez désormais mettre à jour la fonction de champ à tout moment pour mettre à jour le contenu du champ. Un clic de souris suffit pour toujours afficher la bonne date ou le bon numéro de page.
Vous pouvez même utiliser cette fonctionnalité dans Word pour créer une table des matières automatique ou une liste de sources à jour. Cela facilite non seulement la révision, mais accélère également le travail de la littérature et des sources. De plus, grâce à ce paramètre, vous n'avez pas besoin de définir le formatage encore et encore. Vous remplissez simplement le même espace réservé avec les informations actuelles - facilement via des références liées.
En-tête et pied de page pour des documents plus clairs
Il existe de nombreuses fonctionnalités dans Word qui aident à rendre le texte plus clair non seulement pour vous mais aussi pour vos lecteurs. Par exemple, utilisez un en-tête et un pied de page pour distinguer visuellement les informations supplémentaires du corps du texte. Surtout avec les documents multipages, ces lignes peuvent être utilisées pour afficher des numéros de page, des noms de documents ou des logos.
Cette fonction a sa propre section dans le ruban de menu sous le bouton "Insérer". Sous cet élément de menu, vous trouverez des modèles pour l'en-tête et le pied de page ainsi que la possibilité de personnaliser ces modules. Une fois que vous avez ouvert les paramètres de l'en-tête, vous ne pouvez pas modifier la zone du corps du texte. Définissez d'abord à quoi doit ressembler l'élément de mise en page, puis cliquez sur "Fermer l'en-tête et le pied de page" pour continuer l'édition régulière de votre document Word.
Bon à savoir: Si vous ne travaillez pas dans l'en-tête ou le pied de page, mais dans le texte courant, l'en-tête et le pied de page sont affichés en gris. Ceci n'est qu'une aide visuelle. Si vous imprimez le document, la police apparaîtra en noir sur tous les documents - sauf si vous le souhaitez autrement.
Fonctions secrètes dans Word : ces astuces que vous devez connaître
Dès que vous utilisez régulièrement le programme Microsoft Word, vous constaterez que vous effectuez fréquemment de nombreuses tâches. Choisissez-vous encore et encore la même séquence de commandes ? Vous pouvez ensuite utiliser ce qu'on appelle une macro pour automatiser ce processus. Ce faisant, vous combinez plusieurs instructions en une seule étape de travail. Vous pouvez définir vous-même un raccourci clavier pour chaque macro. Il ne vous reste plus qu'à appuyer sur la combinaison de touches appropriée à l'avenir et la commande entière sera exécutée.
La fonction de traduction intégrée dans Word accélère également votre écriture au quotidien. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir votre navigateur et d'utiliser un moteur de recherche pour trouver un traducteur fiable. Au contraire, vous marquez un mot correspondant ou un passage de texte directement dans le document, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marque et sélectionnez "traduire".
Le dernier conseil est particulièrement intéressant pour quiconque envoie régulièrement des lettres et des formulaires à plusieurs destinataires. Si le contenu est en grande partie identique et que seules l'adresse et les détails individuels diffèrent, il est logique d'utiliser la fonction dans Word avec le nom "Lettres de série". Parce qu'alors il n'est pas nécessaire d'écrire une lettre séparée pour chaque lecteur. Tout ce que vous avez à faire est d'écrire le texte, puis d'insérer automatiquement l'adresse et l'adresse appropriées. Il n'y a pas de moyen plus rapide d'envoyer des lettres en série.
Fait, et maintenant ? - Fonctions de révision dans Word
Le travail de texte est terminé et vous souhaitez partager votre résultat avec les lecteurs ? Ensuite, vous devez vérifier à nouveau votre fichier pour les erreurs au préalable. Pour vous faciliter la révision, vous trouverez de nombreuses fonctions utiles dans Word. Par exemple, l'outil appelé « Rechercher et remplacer ». Si vous remarquez lors de la relecture que vous avez accidentellement écrit un certain mot en minuscule, vous pouvez le corriger en un seul clic. Assurez-vous toutefois de cocher la case à côté de « Sensible à la casse » dans les paramètres avancés.
Vous devriez également examiner de près les citations et les hyperliens en particulier. Est-ce que tous les liens qui ont été placés fonctionnent et sont des sources pour les citations disponibles ? Dès que vous ajoutez des références, il est important qu'elles fonctionnent. Vérifiez également si la police a été sélectionnée de manière uniforme et si toutes vos modifications du modèle de format ont été adoptées. Enfin, utilisez la fonction de césure automatique pour rompre les mots en un seul clic de souris.
Vous avez enregistré le contenu dans deux fichiers distincts, mais souhaitez-vous finalement le fusionner ? Microsoft Word vous offre la possibilité de coller un document entier dans un autre. Ainsi, vous n'avez pas à écrire laborieusement les textes ensemble à la main.
Dès que vous êtes sûr d'avoir un document Word sans erreur entre les mains, vous pouvez l'imprimer. La combinaison de touches [CTRL + P] vous amène directement au menu d'impression. Voulez-vous seulement envoyer le texte numériquement ? Ensuite, il est logique d'enregistrer le fichier au format PDF. C'est ainsi que vous protégez votre document des modifications et assurez-vous que le contenu reste inchangé. Vous pouvez signer numériquement un PDF comme un document Word.
Fonctions dans Word : le traitement de texte n'a jamais été aussi simple
Avec l'aide des fonctionnalités de Word, n'importe qui peut devenir un traitement de texte. Utilisez des modèles pour utiliser la mise en forme automatique et maintenez votre document à jour grâce aux fonctions de champ. De nombreux paramètres permettent non seulement de gagner du temps, mais également de créer une apparence professionnelle.
Par exemple, vous pouvez utiliser Word pour ajouter une signature au texte, insérer des caractères spéciaux ou même importer des tableaux Excel dans Word. Le menu vous donne un aperçu de tous les paramètres disponibles. Travaillez-vous également avec d'autres programmes du package Microsoft 365 Office ? Vous connaissez peut-être déjà de nombreux paramètres en travaillant avec d'autres programmes Office tels que PowerPoint ou Excel.