Créez facilement des lettres types avec ces instructions
Quelques étapes doivent être franchies avant qu'un document texte réponde aux exigences données ou à vos souhaits individuels. Cela peut prendre du temps. Mais le travail en vaut la peine si le dossier fini est finalement attrayant et convaincant en termes de contenu. Surtout si vous souhaitez envoyer le document à différents destinataires ou en avez besoin à différentes occasions, vous bénéficiez de la fonction « lettres types » de Microsoft Word. Mais comment créer ces publipostages ?
Créer des lettres types dans Word : Assistant pratique dans le programme Office
Supposons que vous ayez conçu un texte entièrement selon vos idées - les paramètres de format et de langue ainsi que les graphiques, les en-têtes, les pieds de page et les hyperliens correspondent aux spécifications respectives. Vous avez également inclus des citations importantes et avez déjà préparé la table des matières et la liste des sources et les avez ajoutées au texte. Le fichier est prêt et doit être envoyé à une longue liste de personnes.
Si vous deviez réajuster le texte avec chaque destinataire, des paramètres importants tels que les numéros de page ou la date pourraient se déplacer ou changer automatiquement. Heureusement, Microsoft Word dispose également de fonctionnalités pratiques pour créer des lettres types à ce stade.
Une telle fonctionnalité est à comprendre comme une fonction intégrée au programme Office et mise à disposition de l'utilisateur pour éditer un texte. En plus de la fonction de lettre type, vous pouvez également utiliser des macros, par exemple. Avec une certaine combinaison de touches, vous pouvez exécuter plus rapidement les commandes régulièrement utilisées. La fonction « Rechercher et remplacer » est également une fonctionnalité populaire : vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour corriger les erreurs courantes en une seule étape.
Le publipostage étape par étape : instructions et conseils
Microsoft Word facilite le travail avec des documents texte de plusieurs manières. Cela inclut également la fonction de la lettre de série. Pour pouvoir utiliser cette application, cliquez d'abord sur l'onglet "Programmes" dans le ruban de menu du programme Office. Vous pouvez choisir entre différentes options : En plus des lettres, d'autres types de documents, par exemple des messages électroniques ou des étiquettes, peuvent également être produits en série. Même un carnet d'adresses peut être utilisé comme document de publipostage. Comment procéder si vous souhaitez créer une lettre type :
Ouvrez l'onglet « Envois » dans le document de publipostage.
Allez dans "Démarrer le publipostage" et sélectionnez, par exemple, "Lettre".
Une fois que Word a effectué les préréglages automatiques, cliquez sur le champ "Sélectionner le destinataire".
Créez une nouvelle liste ou utilisez une liste existante ou des contacts Outlook - Word génère automatiquement des en-têtes personnalisés, etc. pour chaque destinataire.
Vérifiez tout dans l'aperçu et imprimez les lettres collectivement.
C'est un moyen très rapide de créer et d'imprimer des lettres types. En enregistrant les contacts, vous pouvez vous attendre à une interface utilisateur personnalisée avec la prochaine lettre. Diffusez des messages à vos collègues, clients, amis et famille en un rien de temps.
Astuce: accédez à l'assistant de fusion et publipostage. Cela vous guide tout au long de la création du document de publipostage en six étapes. Cela contourne automatiquement les problèmes potentiels lors de l'envoi d'e-mails en série. Vous pouvez également éviter les messages d'erreur liés au système en définissant certains paramètres.
Détails en un coup d'œil : c'est ainsi que vous gardez une trace des choses
Afin de corriger les erreurs, il est important d'examiner le document en détail. Étant donné que vous préparez un fichier qui doit être envoyé sous forme de lettre à de nombreux destinataires différents, non seulement le contenu, la salutation et la ligne de salutation doivent être corrects. Lors de la création automatique des éléments de texte, l'assistant utilise votre source de données, qui contient les données du destinataire. Par conséquent, les noms et les adresses doivent être entrés correctement afin qu'aucun bloc d'adresses ne soit incorrect à la fin.
Pour éviter que la fin du document ne contienne des erreurs, il est également utile de considérer le format de la source de données. Par exemple, s'il s'agit d'un fichier Excel, vous devez formater les nombres dans les champs de fusion et publipostage. Votre attention est requise ici. Cela signifie qu'il n'y a aucun problème avec les informations sur les devises dans les lettres types. L'assistance pas à pas de l'assistant vous assiste lors de la configuration de la page correspondante.
Processus simple : enregistrez des idées individuelles et appelez-les à tout moment
Dans chaque entreprise et selon les souhaits personnels, la salutation, les données du destinataire, la ligne de salutation, mais aussi le bloc d'adresse peuvent être positionnés à différents endroits du document. Si vous utilisez toujours la même structure, vous pouvez, par exemple, ancrer fermement la position de la ligne de salutation dans la lettre type.
De plus, vous pouvez numéroter les lettres de série qui ont été créées consécutivement et ainsi apporter plus de clarté. Les exigences et les souhaits individuels peuvent être enregistrés dans un modèle. L'option est l'une des nombreuses fonctions de Word qui peuvent être utilisées pour simplifier et accélérer les processus d'écriture.
Outre la possibilité de sélectionner des champs de publipostage à partir de vos sources de données personnelles et de les intégrer dans votre texte en quelques étapes seulement, vous pouvez également utiliser Microsoft Word pour insérer des traductions ou enregistrer un fichier au format PDF.
Ajustements et corrections - c'est aussi simple que cela
Avant d'enregistrer un document Word au format PDF, vérifiez que vous souhaitez apporter des modifications. Cela vous aidera à trouver plus précisément les champs de publipostage en les mettant en évidence. Les différentes fonctions de champ du programme Office peuvent être utilisées pour insérer des éléments provenant de différentes sources de données : des tableaux d'Excel, des champs de texte d'autres données et des graphiques peuvent être facilement intégrés dans votre publipostage.
Dans un aperçu, vous pouvez voir comment les nouveaux modules s'intégreront dans le document de départ. Si nécessaire, les adresses ou noms correspondants peuvent alors être révisés.
Bon à savoir: Bien que vous puissiez créer un document de lettre type à partir d'un document normal, ce processus peut également être mis en œuvre à l'envers. Dans l'autre sens, le document de publipostage peut également être converti en un document normal.
Lettres en série : le moyen le plus rapide pour de nombreux envois
Les lettres types offrent la possibilité de générer rapidement et efficacement des envois pour différents destinataires. Grâce aux paramètres spécifiques au programme, vous bénéficiez d'une mise en page uniforme, que vous écriviez des lettres, fabriquiez des étiquettes ou réalisiez un autre publipostage.
FAQ
Pourquoi avez-vous besoin d'une lettre type ?
Si des documents doivent être envoyés à différents destinataires et que des éléments de texte similaires sont utilisés, l'utilisation de la fonction de lettre en série vaut la peine. Ici, vous pouvez insérer des blocs individuels directement dans le texte et accéder à une source de données qui contient les adresses et les noms des destinataires. Cela vous fait gagner du temps lors de la création des messages individualisés.
Comment puis-je vérifier si la lettre type remplie convient ?
Avec la fonction de prévisualisation, le contenu et le format d'une lettre en série peuvent être clairement affichés et vérifiés dans leur version finale.
