Avec l'aide de la recherche avancée d'Outlook, vous pouvez affiner les résultats de recherche affichés. Pour ce faire, procédez comme suit :
Dans Outlook jusqu'à la version 2003, vous appelez la commande "Outils, Recherche, Recherche avancée", dans Outlook 2007 la commande "Outils, Recherche instantanée, Recherche avancée".
Dans Outlook 2010, la fonction de recherche avancée est (inutilement) bien cachée. Le moyen le plus rapide de l'appeler est toujours d'appuyer sur la combinaison de touches CTRL + MAJ + F, qui était déjà utilisée dans les versions antérieures.
La procédure est beaucoup plus lourde via le ruban de menu :
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Cliquez dans le champ de recherche ("Rechercher tous… éléments").
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L'onglet « Outils de recherche » est désormais également visible dans le ruban de menu. Cliquez ici dans le groupe « Options » sur le bouton « Outils de recherche » puis sur la commande « Recherche avancée ».
Dans les deux champs au-dessus de l'onglet, sélectionnez les éléments Outlook à rechercher (par exemple les messages) et dans quel dossier (vous pouvez le déterminer après avoir cliqué sur "Rechercher").
Dans l'onglet "Messages", précisez les termes à rechercher dans l'objet et/ou dans le texte du message. Vous pouvez également filtrer ici par expéditeur, destinataire et période. Les champs individuels ont les significations suivantes :
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« Rechercher » (sur l'onglet « Actualités ») : saisissez le terme de recherche ou plusieurs termes séparés par des virgules; si vous saisissez plusieurs termes, Outlook affichera tous les messages qui contiennent l'un de ces termes (c'est la recherche avec l'opérateur OU).
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"Dans" : lors de la recherche d'e-mails, vous déterminez ici si seuls le champ objet, l'objet et le texte du message ou d'autres éléments de l'e-mail doivent être recherchés.
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« De » : Cela vous permet de limiter la recherche aux e-mails d'un expéditeur spécifique; pour cela, sélectionnez le contact concerné.
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« Envoyé à » : à l'inverse, vous pouvez également limiter la recherche à un destinataire spécifique.
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"Dans lequel je" : vous pouvez spécifier ici si vous souhaitez rechercher uniquement dans les e-mails dont vous êtes le seul destinataire dans le champ "À" ou que vous avez reçus avec d'autres (votre nom est dans le champ "À" ) - ou dans le champ "Cc")
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"Heure": Ici, vous pouvez spécifier que vous souhaitez rechercher uniquement les e-mails que vous avez reçus ou envoyés dans un certain laps de temps ou avant un certain moment.
Dans l'onglet « Options supplémentaires », vous pouvez, entre autres, Filtre pour les emails avec ou sans pièces jointes ou aussi pour la taille de l'email :
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« Catégories » : vous ne pouvez l'utiliser que pour rechercher spécifiquement des e-mails auxquels vous avez attribué certaines catégories.
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« Uniquement ces éléments » : vous déterminez ici si les e-mails lus ou non lus doivent être pris en compte.
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« Uniquement les éléments avec » : ici, vous filtrez les e-mails contenant des pièces jointes ou aucune.
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"Avec importance": Cela signifie que vous ne pouvez afficher que les e-mails auxquels vous avez attribué un certain niveau d'urgence.
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« Uniquement ces éléments » : vous filtrez ici les e-mails que vous avez marqués d'une certaine couleur ou marqués comme « Terminé ».
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« Sensible à la casse » : vous indiquez ici si le terme de recherche doit être recherché exactement dans les majuscules et les minuscules que vous avez saisies.
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"Taille": Avec cela, vous déterminez si la taille de l'e-mail doit être prise en compte. De cette façon, vous pouvez rechercher des e-mails particulièrement complets.
Dans l'onglet "Avancé", vous pouvez définir les critères de recherche comme vous le souhaitez. Pour cela, cliquez sur "Champ", sélectionnez les champs auxquels la condition doit se référer et saisissez les critères.
Dès que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur « Lancer la recherche ».
La recherche instantanée étendue dans Outlook 2007
L'une des innovations d'Outlook 2007 est que la boîte de dialogue de recherche précédente a été divisée : normalement, un seul champ de recherche est affiché dans lequel vous tapez le terme de recherche (ou plusieurs termes séparés par des virgules). Vous pouvez également afficher ce que l'on appelle le générateur de requêtes pour contrôler la recherche à l'aide d'un certain nombre d'options. Pour afficher le générateur de requêtes, cliquez sur la double flèche à droite du champ de recherche ou appelez la commande "Outils, Recherche instantanée, Développer le générateur de requêtes".
Dans la boîte de dialogue orange, vous pouvez rechercher le destinataire de l'e-mail, l'expéditeur, l'objet ou un terme (ou une phrase) dans le texte du message dans la boîte de réception, par exemple. Pour ce faire, entrez le texte de recherche souhaité dans le champ respectif - Outlook filtrera les éléments (par exemple dans la boîte de réception) qui contiennent le terme. Lorsque vous ouvrez l'un d'entre eux, le terme de recherche est surligné en couleur.
Si vous souhaitez rechercher d'autres critères, cliquez sur "Ajouter des critères" en bas de la boîte de dialogue et sélectionnez l'un des autres champs - dans l'exemple "Catégories".
Dès que vous souhaitez revoir tous les éléments de ce module Outlook, par exemple tous les e-mails, cliquez sur le "X" à gauche de la double flèche avec laquelle vous avez ouvert la recherche rapide.
