Enregistrez et partagez des fichiers Excel : simple et rapide

Informations importantes qui peuvent aider

Si plusieurs collègues travaillent sur un projet ou une tâche, il est souvent nécessaire de travailler ensemble sur un classeur Excel ou un tableau du programme Excel. Avant de le publier, cependant, assurez-vous de sélectionner le bon format et d'enregistrer correctement le fichier Excel. De plus, les utilisateurs doivent faire attention à la taille du fichier et le diviser si possible. Parfois, cependant, la publication des données suffit pour qu'elles soient accessibles.

Enregistrer le fichier Excel : voici comment cela fonctionne

En utilisant la combinaison de touches pour Excel "Ctrl + S" ou via "Fichier> Enregistrer" ou "Enregistrer sous", il est possible d'enregistrer le fichier Excel actuel sous un nom de fichier individuel. En plus de ses types de fichiers standard .xls et .xlsx, Excel propose l'enregistrement au format OpenDocument ou PDF.

Vos classeurs Excel peuvent être enregistrés dans l'emplacement de stockage souhaité en spécifiant à l'avance l'emplacement de stockage standard. L'emplacement de stockage peut également être modifié en quelques étapes seulement. Parfois, il est utile que le dossier ou le chemin de stockage du document s'affiche dans une cellule du classeur. C'est ce que permet cette fonction de table.

Enregistrez le fichier Excel avec une copie de sauvegarde

Il est conseillé de faire des copies de sauvegarde des fichiers Excel importants avant d'apporter des modifications au document. Une copie de sauvegarde peut être créée en utilisant certaines fonctions Excel ou en utilisant une macro. Vous pouvez également configurer votre classeur Excel de manière à ce qu'une copie de sauvegarde de la version précédente du classeur soit enregistrée chaque fois qu'une modification est apportée.
Des données et un temps de travail précieux peuvent être perdus à la suite d'une panne de courant ou de la fermeture involontaire d'un fichier Excel non enregistré. Il est donc conseillé d'activer la fonction Excel "AutoRecover" afin de lancer le stockage automatique des données.

Vidéo d'instructions : Microsoft Excel : enregistrez un fichier et partagez-le avec d'autres utilisateurs

Partager un fichier Excel : les possibilités

Si vous souhaitez partager les données d'un classeur ou d'un document Excel avec d'autres utilisateurs, d'autres options s'offrent à vous en plus des fonctions de libération intégrées :

• Un schéma à partir des données stockées peut être publié sur l'intranet de l'entreprise ou sur un site Internet par exemple. Pour ce faire, vous devez utiliser certaines fonctions pour exporter les données d'une liste Excel sous forme de graphique. Excel offre également la possibilité de copier une sous-zone souhaitée d'un tableau Excel sous forme de graphique afin de l'insérer et de l'afficher dans une présentation ou dans une autre application.
• Des listes Excel ou des feuilles de calcul individuelles peuvent être facilement et rapidement envoyées par e-mail à des collègues de travail. L'intégration d'un bouton adapté dans la barre d'outils Excel facilite l'envoi ainsi que l'utilisation de cette macro utile.
• Un classeur Excel peut également être partagé sur un réseau et ainsi édité par plusieurs utilisateurs. Avant cela, le classeur peut être copié à l'aide d'une macro et enregistré avec un nom de fichier différent.
• Enfin, vous pouvez partager le fichier Excel en enregistrant le classeur sur un cloud en ligne tel que OneDrive. Cela permet à d'autres utilisateurs de modifier le fichier.

Le partage d'un fichier Excel est plus sécurisé

En plus des données Excel, certaines fonctions protègent également les informations fournies :

• Les signatures numériques peuvent être facilement intégrées dans un fichier ou un dossier Excel pour garantir l'intégrité et l'authenticité des données. Une signature numérique indique aux autres que le contenu du classeur ou du document a été vérifié et signé.
• Avant qu'une feuille de calcul ou un classeur Excel ne soit remis sous quelque forme que ce soit à des coéquipiers ou à toute autre personne, il doit être nettoyé des données et informations personnelles.
• La protection des formules dans une feuille de calcul ou un dossier Excel empêche les modifications indésirables lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document.
• Avant de transmettre un classeur, il peut être utile de copier les feuilles de calcul individuelles dans un nouveau classeur Excel et de remplacer les formules par des valeurs.

Le bon format pour partager un fichier Excel

Les entreprises et les entreprises utilisent souvent des versions plus récentes et plus anciennes d'Excel. Il peut parfois être nécessaire de changer le type de fichier d'un fichier Excel :

• En utilisant le menu Excel, un fichier peut être enregistré relativement facilement au format PDF.
• Un fichier ou un tableau Excel peut être enregistré au format CSV en quelques étapes seulement.
• Pour qu'un fichier Excel soit compatible avec les anciennes versions, il peut être enregistré au format de fichier XLS.
• Tout le contenu d'un dossier peut être converti au format de fichier XLSX à l'aide d'un outil Microsoft.
• Un contrôle de compatibilité manuel peut être effectué afin que les fichiers Excel enregistrés puissent être lus par les anciennes versions du programme.

Réduire la taille d'un classeur Excel

Partager un tableau Excel avec plusieurs milliers de lignes n'est pas si simple. Avant de diviser un gros fichier Excel, il est nécessaire, par ex. B. diviser à l'aide d'une macro. Cependant, vous pouvez également utiliser ces conseils pour réduire considérablement la taille du fichier. Avec les versions plus anciennes et plus récentes d'Excel, vous pouvez compresser une image ou tous les graphiques du dossier et choisir entre différentes résolutions.

Conclusion : enregistrez un fichier Excel et partagez-le avec d'autres utilisateurs

Lorsque d'autres personnes ont besoin des données d'un classeur Excel, les utilisateurs ont plusieurs options. Tout d'abord, les utilisateurs doivent enregistrer le fichier Excel. Différents types de fichiers sont disponibles pour cela. Afin de partager un fichier Excel, un nom de fichier unique doit être spécifié à l'avance. De plus, une copie de sauvegarde peut être effectuée avant d'éventuelles modifications, par exemple à l'aide de macros. Le programme Excel vous permet également de réduire la taille des fichiers Excel ou de diviser le classeur, de modifier le format de fichier ou d'insérer une signature numérique avant que les utilisateurs ne partagent le fichier Excel avec d'autres personnes.

Articles plus intéressants sur Excel

• Si plusieurs personnes travaillent sur une feuille de calcul Excel, il est utile de reconnaître les changements dans le contenu ou les formules.
• La feuille Excel complète d'un classeur peut être rapidement déplacée ou copiée dans un autre classeur Excel.
• Les lignes vides peuvent être définitivement supprimées grâce à une fonction de filtre automatique.
• La suppression du contenu superflu réduit la taille du fichier d'un fichier Excel.
• Les formules Excel d'un classeur peuvent être converties en nombres en une seule fois.
• Un graphique d'aperçu peut être stocké pour les fichiers Excel.
• À l'aide de cette fonction de journal, vous pouvez toujours voir l'heure et la personne qui a modifié le contenu de la cellule.

FAQ

Comment partager une feuille de calcul Excel ?

Ouvrez le classeur, puis cliquez sur l'onglet Révision. Naviguez via "Modifications" jusqu'à l'option de validation "Les utilisateurs sont autorisés à modifier les zones". Sélectionnez "Nouveau" dans le menu Autorisations utilisateur avant de définir la table partagée.

Où puis-je trouver les sauvegardes automatiques d'Excel ?

En activant la fonction de récupération automatique, Excel enregistre l'espace de travail actuellement ouvert toutes les dix minutes dans le paramètre standard. La copie de sauvegarde doit se trouver dans le même dossier que le fichier d'origine.

Comment désactiver la protection en écriture d'un classeur ?

Ouvrez votre classeur. Cliquez sur "Informations" dans le menu fichier puis désactivez la case "Verrouillé" dans la zone générale.