Ce que vous pouvez faire avec Excel
Ce que vous pouvez faire avec Excel en dehors des feuilles de calcul, de nombreux utilisateurs ne le savent pas : ils n'utilisent souvent qu'une fraction des possibilités qu'offre réellement le programme. Souvent, cela est tout à fait suffisant, après tout, les tâches de la vie professionnelle quotidienne sont définies de manière très précise. Cependant, comme vous pouvez faire plus avec Excel que faire des calculs, cela vaut la peine de prendre un aperçu des autres fonctions du programme.
Qu'est-ce qu'Excel et à quoi sert le programme ?
Excel est principalement un tableur dans lequel des tableaux peuvent être créés et des cellules Excel et des références de cellules sont utilisées. Cependant, il peut faire beaucoup plus. Les entrepreneurs et les particuliers l'utilisent pour collecter, organiser et analyser des informations. Ils peuvent également faire des calculs et faire des prévisions avec des données existantes. Avec Excel, vous pouvez également définir et suivre des objectifs ou garder un œil sur les finances et les périodes. Ainsi, Excel est adapté à l'organisation de la vie quotidienne dans un contexte professionnel comme dans un contexte privé.
Quelles sont les options de base dans Excel ?
Tableur
Étant donné qu'Excel a été développé par Microsoft pour les tableurs, il est principalement utilisé pour saisir et traiter du texte ou des valeurs numériques. Vous pouvez par exemple dans le tableau Excel
- Entrez les valeurs dans les cellules
- Attribuer des valeurs les uns aux autres
- Faire des références
- Utiliser des formules et des fonctions
En plus des valeurs numériques, vous pouvez également utiliser des valeurs alphanumériques, qui permettent un large éventail d'applications. Des macros peuvent être créées si les utilisateurs ont besoin et utilisent plus souvent certaines commandes pour les tâches en attente. Pour ce faire, un raccourci clavier est défini pour une commande afin de pouvoir y accéder rapidement.
L'analyse des données
Les données que les utilisateurs d'Excel saisissent dans les cellules Excel individuelles peuvent être analysées à l'aide de fonctions et de formules. Par exemple, vous pouvez afficher la fréquence d'apparition d'une certaine valeur, la hauteur des valeurs par rapport à certaines autres valeurs et leur évolution dans des conditions spécifiées. En plus des calculs, Excel permet également une analyse détaillée du texte ou des valeurs numériques.
Tableaux et graphiques
S'il y a des données et des valeurs dans un tableau avec de nombreuses colonnes et lignes, il est utile qu'elles puissent être présentées de manière claire et attrayante à l'aide de diagrammes, de graphiques ou de tableaux. De cette façon, le résultat clair qui se dégage de l'analyse est directement visible. Excel de Microsoft offre de nombreuses options différentes pour la mise en œuvre graphique :
- Camemberts
- Graphiques à barres
- Graphiques linéaires
- Nuages de points
- Graphiques en aires
- Graphiques à colonnes
Vous pouvez travailler avec différents designs, afficher vos valeurs en 2D et 3D et essayer différentes combinaisons de couleurs. De cette façon, vous pouvez créer des présentations claires pour lesquelles vous n'avez même pas besoin de PowerPoint - bien que vous puissiez bien sûr également insérer des graphiques d'Excel dans d'autres programmes Microsoft Office.
Que pouvez-vous (encore) faire avec Excel ?
Facilitez la comptabilité
De nombreuses entreprises allemandes n'utilisent pas un programme exceptionnel spécialisé dans la comptabilité. Excel offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour eux. De plus, les employés connaissent souvent déjà le programme.
Que vous préfériez une comptabilité simple ou double ou que des modèles spéciaux soient nécessaires : Excel propose aux personnes chargées de la comptabilité des factures de revenus et de dépenses à l'aide de formules ou d'une représentation graphique, par exemple sous la forme d'un tableau Excel. Il est également possible de créer un calcul d'excédent de revenu.
Gérer les stocks
Aussi utile qu'il soit en comptabilité, Excel peut également être utilisé pour organiser et enregistrer l'inventaire. Les utilisateurs peuvent répertorier les biens et les nombres dans les cellules Excel et utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les caractéristiques spéciales des actifs. Cela permet aux utilisateurs d'Excel dans la vie quotidienne de faire le point et de créer des listes d'inventaire de manière à économiser les ressources.
Mettre en place un calendrier Excel
Excel peut également être utile pour créer un calendrier ou un agenda. Le programme Excel propose des modèles de calendrier avec différentes mises en page dans lesquels des rendez-vous privés ou professionnels peuvent être saisis. La disposition peut être adaptée aux besoins personnels. Par exemple, les utilisateurs d'Excel peuvent afficher les jours de la semaine du dimanche au samedi ou du lundi au dimanche, imprimer le calendrier au format portrait ou paysage ou créer un calendrier scolaire avec 13 mois.
-
Ouvrez Excel.
-
Sur la page de démarrage, accédez à "Plus de modèles".
-
Dans la barre de recherche, vous pouvez rechercher des modèles en ligne en tapant « calendrier ».
-
Cliquez ensuite sur la mise en page souhaitée et le calendrier s'ouvre dans Excel.
Créez des calendriers et suivez les sous-objectifs dans Excel
Excel propose également aux utilisateurs des modèles de calendriers dans lesquels différentes phases de planification de projet peuvent être enregistrées ou des objectifs et des tâches peuvent être créés pour des préoccupations personnelles. Cette option permet aux utilisateurs de suivre plus facilement les périodes définies, les tâches terminées et les progrès.
Les utilisateurs fréquents d'Excel peuvent également créer un plan de projet manuellement, par exemple. Les fonctions peuvent être utilisées pour calculer le début, la durée et la fin des phases, des processus ou des jalons.
Saisie du temps des employés
Surtout dans les entreprises qui travaillent avec des horaires flexibles, il est important d'enregistrer les heures de travail des employés de manière continue et claire. Vous trouverez de nombreux modèles Excel en ligne dans lesquels vous pouvez saisir les heures de chaque employé - les heures de travail normales ainsi que les heures supplémentaires ou les heures qu'il a travaillées le week-end. Les heures sont totalisées mensuellement ou hebdomadairement selon les besoins afin que vous ayez toujours une bonne vue d'ensemble.
Listes de tâches dans Excel pour une meilleure vue d'ensemble
Si les utilisateurs d'Excel souhaitent garder une trace de leurs tâches, ils peuvent créer une liste de tâches claire pour eux. Les tâches peuvent être répertoriées, codées par couleur et hiérarchisées ici. Il est même possible d'insérer une case à cocher afin de pouvoir cocher les tâches terminées.
-
Pour pouvoir ajouter une case à cocher, vous avez besoin de "Développeur" dans le ruban. Pour Excel 2010 et versions supérieures, allez dans "Fichier" puis dans "Options". Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans "Personnaliser le ruban" et activez "Outils de développement" en cliquant sur la case à cocher. Enfin, confirmez avec "OK".
-
Dans l'onglet Développeur, cliquez sur Insérer. Vous trouverez alors l'icône de la case à cocher sous "Champs de formulaire". Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez ajouter la zone dans une cellule Excel vide.
Créer des étiquettes d'adresse
Un grand nombre de courriers doivent souvent être envoyés, notamment dans les entreprises. Pour créer des étiquettes d'adresse, vous avez besoin à la fois d'Excel et de Word - et bien sûr des feuilles d'étiquettes vierges sur lesquelles vous souhaitez imprimer. Et voici comment vous procédez :
Vous ouvrez un fichier Excel et nommez les différentes colonnes Excel : salutation, prénom, nom, rue et numéro de maison, code postal, ville.
Saisissez soigneusement les adresses et enregistrez le fichier.
Ouvrez Word et allez dans "Libellés" dans l'onglet "Envois".
Sous "Options", sélectionnez le fabricant de vos étiquettes et le type d'étiquette (cette information est notée sur l'emballage des étiquettes).
Cliquez maintenant sur "Sélectionner le destinataire" et sélectionnez votre propre liste sous "Sélectionner une liste existante".
Sélectionnez les données sous « Insérer un champ de publipostage » et copiez le contenu dans tous les champs d'étiquette.
Avec "Aperçu des résultats", vous pouvez afficher les étiquettes.
Si vous êtes satisfait, sélectionnez "Terminer et fusionner" et donnez la commande "Imprimer le document".
Autres gadgets avec Excel
Créer des quiz dans Excel
Que ce soit pour la classe ou comme changement entre les amis et la famille : vous pouvez facilement créer un test à choix unique avec Excel. Pour ce faire, procédez comme suit :
Ouvrez un classeur - vous n'en aurez besoin que de la première page.
Inscrivez toutes les questions les unes en dessous des autres dans la colonne A. Faites la colonne si large que vous pouvez facilement lire les questions dans les cellules Excel individuelles.
Dans les colonnes B à D, vous entrez trois réponses possibles (ou plus, mais chaque réponse a sa propre colonne).
Si vous avez trois options, laissez la colonne E vide pour les réponses des participants.
A la ligne G, vous indiquez la position de la bonne réponse, c'est-à-dire 1, 2 ou 3.
Faites un clic droit sur la colonne G et sélectionnez "Masquer" pour que personne ne puisse voir les bonnes réponses
Entrez maintenant les formules de calcul de la réponse dans la colonne Excel F précédemment vide : = SI (EST VIDE (E1); « « ; SI (E1 = G1 ; « Correct »; « Incorrect »)). Cela signifie que rien n'est affiché dans la colonne si aucune réponse n'a encore été saisie dans la colonne de réponse E. Si la réponse correspond à celle de la colonne masquée G, un « correct » apparaît, si la réponse ne correspond pas, un « faux » apparaît.
Faites glisser la formule vers le bas pour l'appliquer à toutes les lignes.
Créer un sondage Excel
Une fonction Excel assez méconnue est la création d'un sondage avec Excel. Celui-ci peut être modifié et activé directement en ligne si vous suivez les étapes ci-dessous :
Accédez à OneDrive et connectez-vous si nécessaire.
Ouvrez Excel, cliquez sous « Modifier » sur « Enquête » et sélectionnez « Créer une nouvelle enquête ».
Donnez un titre à votre sondage et décrivez-le brièvement.
Vous pouvez maintenant saisir vos questions avec titre et description.
Choisissez parmi les options de réponse données ce qui convient le mieux. Vous avez les options texte, texte de paragraphe, nombre, sélection, oui/non et date. Si vous choisissez « Sélection », vous devez spécifier les options de réponse parmi lesquelles les participants peuvent choisir. Entrez toutes les réponses possibles dans une nouvelle ligne Excel.
Une fois que vous avez formulé toutes les questions et que vous les avez saisies avec les réponses possibles, vous pouvez afficher un aperçu.
Si vous êtes satisfait, approuvez le sondage. Excel créera pour vous un lien que vous pourrez envoyer par e-mail. Alternativement, vous pouvez générer un code QR que vous pouvez envoyer aux smartphones.
Conclusion : Excel est un programme avec un large éventail d'utilisations possibles
Excel est parfaitement adapté à l'analyse de données, aux calculs dans des tableaux confus et à la représentation visuelle de nombres à l'aide de diagrammes. Mais vous pouvez faire beaucoup plus avec Excel. Le programme permet à certaines fonctions inconnues d'organiser et de planifier la vie professionnelle et privée au quotidien. Par exemple, les options pour créer des plans avec des modèles, des sondages ou un quiz sont particulièrement adaptées aux utilisateurs d'Excel qui connaissent le programme et souhaitent continuer à travailler avec.