Comment utiliser efficacement les dossiers, les fonctions et les options dans Outlook

Instructions et informations utiles pour travailler avec Outlook

De nombreux utilisateurs décrivent Microsoft Outlook comme étant convivial. Vous appréciez l'étendue des fonctions et les nombreuses possibilités de communication par e-mail. D'autres ont besoin d'Outlook principalement pour leur organisation personnelle et utilisent le calendrier intégré et ses diverses solutions.

Outre les préférences d'utilisation personnelles, il est important :

• La structure générale des dossiers,
• La navigation dans le menu fonctionnel ainsi
• Le coin lecture et
• Les fonctions les plus importantes, telles que la fonction de recherche ou la fonction "Trier"

à comprendre et à appliquer.

Tutoriel vidéo : Comment rechercher spécifiquement des fichiers et des e-mails dans Outlook

Dossier et structure de dossiers dans Microsoft Outlook

Un proverbe bien connu dit : « L'ordre est la moitié de la bataille. » Cette métaphore s'applique à un bureau analogique avec un bac à papier et un système d'organisation bien pensé ainsi qu'à Microsoft Outlook. Dans Outlook, les e-mails sont toujours stockés dans des dossiers. Le dossier Boîte de réception peut être décrit comme le dossier de stockage le plus connu et le plus important pour les e-mails, car chaque e-mail entrant passe par ce dossier. Tous les dossiers dans Outlook sont affichés sur le côté gauche de la fenêtre principale.

Il est possible de créer un nouveau dossier en quelques clics. Pour ce faire, naviguez jusqu'au point du système de dossiers personnels où le nouveau dossier doit être adapté. Faites un clic droit et sélectionnez l'entrée "Nouveau dossier".

Après avoir attribué un nom significatif, vous pouvez déplacer les e-mails thématiques appropriés dans le dossier. En utilisant des dossiers, vous pouvez classer précisément les e-mails et garantir qu'ils se trouvent dans une structure. Par exemple, les dossiers peuvent être nommés d'après des départements, des noms de clients, des dates ou d'autres critères spécifiques.

En principe, il n'y a pas de limite supérieure pour les dossiers personnels. Dans le cadre d'un système de commande bien pensé, il est également judicieux de ne pas créer trop de dossiers afin de garder les choses claires.

Afficher la structure du menu et les e-mails

Fondamentalement, lorsqu'il s'agit de visualiser et de lire des e-mails, Microsoft Outlook est dans :

• une zone de dossier aussi
• divisé une zone de lecture.

Vous pouvez également afficher une zone de tâches.

Vous trouverez également des onglets dans Outlook dans lesquels les fonctions d'Outlook sont classées par sujet. L'onglet « Démarrer » vous donne accès aux « étapes rapides » ou à la zone de menu « Supprimer », par exemple.

Dans l'onglet "Affichage", vous pouvez spécifier comment et dans quelle taille de fenêtre les e-mails doivent être affichés et la zone de dossier et la zone d'affichage doivent être affichées.

En quelques ajustements dans l'onglet "Affichage", vous obtenez un centre de messagerie spécifique adapté à vos souhaits et besoins.

Trier des dossiers ou créer des favoris - c'est comme ça que ça marche

L'onglet « Dossier » vous offre toutes les options pour trier individuellement votre structure de dossiers, quelle que soit la taille du dossier, créer des sous-dossiers ou afficher un dossier en tant que favori.

Vous pouvez également utiliser pour les dossiers

• Paramétrer l'archivage automatique,
• Lors du partage en équipes, attribuez des autorisations de dossier et
• Spécifiez les propriétés du dossier.

Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches CTRL + MAJ + P pour créer un nouveau dossier de recherche. Un dossier de recherche est un dossier virtuel dans Outlook qui contient une vue de tous les éléments de courrier électronique qui répondent à certains critères de recherche prédéfinis.

La fonction de recherche dans Outlook - comment utiliser correctement la recherche

Dans la version actuelle de Microsoft Outlook, vous trouverez la fonction de recherche dans la barre de fonctions supérieure à côté du ruban dans le champ de recherche. En plus de saisir un ou plusieurs termes de recherche dans la fonction de recherche, l'onglet "Rechercher" contient d'autres options et options de réglage.

Microsoft Outlook vous offre la possibilité de rechercher votre structure de dossiers et tous les e-mails enregistrés selon différents critères.

Vous pouvez, entre autres :

• Rechercher dans la boîte aux lettres actuelle ou globalement dans Outlook ou
• Inclure les pièces jointes dans la recherche.

La fonction de recherche actuelle suggère des termes de recherche, vous indique clairement les mots-clés que vous avez déjà recherchés et vous donne la possibilité d'utiliser des outils de recherche.

En résumé, les fonctions "Trier" et "Rechercher" d'Outlook vous offrent toutes les possibilités de classer professionnellement les e-mails sauvegardés dans Outlook et, si besoin, de les retrouver grâce à une recherche instantanée selon des critères.

Résumé : Il est facile de configurer Outlook spécifiquement et orienté utilisateur

En tant que programme de communication, Microsoft Outlook est flexible et adaptable. Vous pouvez organiser Outlook grâce à l'utilisation de dossiers personnels et d'un système de dossiers individuels. Les fonctions "Rechercher" et "Trier" permettent de stocker les e-mails de manière orientée utilisateur et de les retrouver selon des critères définis.

De plus, vous pouvez afficher les e-mails individuellement dans la zone de lecture Outlook et définir comment la zone de lecture et la zone de dossier doivent être affichées dans l'onglet "Affichage". Avec seulement quelques paramètres, il est possible d'adapter Outlook à vos propres besoins et de travailler efficacement avec le logiciel de communication.