Comment créer des signatures électroniques personnelles ou professionnelles
Une signature électronique sous un message envoyé permet aux destinataires d'identifier plus facilement l'expéditeur exact de l'e-mail. La signature d'e-mail est volontaire pour les e-mails privés. Les e-mails professionnels doivent obligatoirement porter une signature depuis 2007, qui doit contenir diverses informations obligatoires pour être considérés comme conformes à la loi. Dans le cas de lettres commerciales par courrier électronique, d'offres, de confirmations de commandes ou de factures, il doit être clairement établi qui a envoyé le message. C'est une nécessité importante pour les pigistes et les entreprises mondiales. Vous devez joindre une signature aux e-mails professionnels, à partir de laquelle les informations obligatoires suivantes peuvent être consultées :
- Le nom de l'expéditeur.
- L'adresse complète de l'expéditeur.
- Options de contact telles que e-mail, téléphone, fax.
- Selon la forme juridique ou sociale, le numéro de registre du commerce ou du directeur général ainsi que des informations sur le greffe.
Il peut également être utile pour les utilisateurs privés d'inclure une signature dans chaque e-mail. Cela a l'air professionnel et montre que le message n'est en aucun cas de la publicité ou du spam. Une signature d'e-mail augmente les chances que l'e-mail ne soit pas trié par le filtre anti-spam du destinataire. La création d'une signature est facilement possible et semble compétente.
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Modèle de signature privé |
Modèle de signature d'entreprise |
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John Doe Rue de la Muster 23 D-12345 emplacement de l'échantillon Tél. : 01234-45678 Téléc. : 01234-90876 |
John Doe Représentant des ventes peintures et vernis Rue de la Muster 23 Emplacement de l'échantillon D-12345 Tél. : 01234-45678 Téléc. : 01234-90876 www.farbenmueller.de Tribunal de district de Munster Numéro d'entreprise: Direction : Franz Mustermann |
Conseil:
Utilisez une police généralement lisible et couramment utilisée comme Arial, Times New Roman ou Helvetica comme police pour votre signature électronique. Cette procédure garantit que la police de votre signature peut être lue par le destinataire. Les polices peu courantes pourraient sinon être remplacées par le programme de messagerie du destinataire. Cela peut entraîner des erreurs d'affichage ou des erreurs de caractère qui détournent le contenu de votre courrier et ne semblent pas professionnelles.
Créer une signature dans Microsoft Outlook
Créer une signature dans Microsoft Outlook
Pour créer une signature dans Microsoft Outlook pour la première fois, procédez comme suit :
Créer une signature dans Microsoft Outlook
Pour créer une signature dans Microsoft Outlook pour la première fois, procédez comme suit :
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Créez un nouveau message dans l'élément de menu « Nouveau e-mail ».
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Dans le ruban de menu sous Paramètres, vous trouverez le sous-élément "Signature"
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Ouvrez l'élément de menu "Signatures" et entrez vos données. Vous avez également la possibilité d'adapter les signatures existantes. Dans le champ libre, vous pouvez modifier les polices et la taille de la police, insérer des liens et des images et harmoniser la signature e-mail dans la mise en page.
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Sur le côté droit, vous devez également spécifier quand la signature standard doit être affichée. Vous pouvez attribuer différentes signatures électroniques à différents comptes de messagerie.
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En cliquant sur "OK", vous avez enregistré toutes les modifications et pouvez immédiatement utiliser la signature e-mail créée. Si vous souhaitez apporter des modifications, recommencez à partir de l'étape 1.
Définir des signatures dans Thunderbird
Dans Thunderbird, vous trouverez le réglage des signatures dans l'élément de menu :
Paramètres> Paramètres du compte.
Une fenêtre de saisie s'ouvre dans laquelle vous pouvez définir une signature e-mail pour chaque compte e-mail. Il est également possible dans Thunderbird de joindre une signature de courrier électronique créée sous forme de fichier texte, de fichier HTML ou de fichier graphique. Celui-ci est alors automatiquement renseigné dans l'e-mail.
Conseil:
Avec le module complémentaire gratuit Signature Switch pour Thunderbird, vous pouvez basculer manuellement une signature de courrier électronique du mode privé au mode professionnel en appuyant simplement sur un bouton. Le système automatique intégré est encore plus pratique : Ici, vous pouvez attribuer différentes signatures e-mail à différentes adresses e-mail.
Signature Switch peut être facilement installé à l'aide du gestionnaire de modules complémentaires Thunderbird. Une fois l'installation initiale terminée, vous trouverez le programme sous "Options" lors de la rédaction d'un courrier. Dans le réglage de base, vous pouvez d'abord activer et désactiver votre signature existante. Pour utiliser des signatures e-mail supplémentaires, accédez aux options Signature Switch.
Intégration d'une signature dans Windows Mail
Vous pouvez également saisir une signature électronique dans Windows Mail. Cela fonctionne dans les étapes suivantes :
- Choisissez Paramètres> Signature.
- Choisissez un compte e-mail ou activez le champ : "Appliquer à tous les comptes".
- À l'étape suivante, vérifiez que le curseur « Utiliser la signature électronique » est en position « Activé » et saisissez votre signature électronique.
Astuce : voici comment vous pouvez créer facilement et commodément une signature de courrier électronique ou de lettre élégante
Comme la salutation et la salutation, les signatures sont des éléments textuels essentiels dans un courrier. Avec l'outil PhraseExpress, disponible en version démo ou en version payante, vous pouvez créer n'importe quelle signature e-mail à des fins privées ou professionnelles et l'insérer d'un simple clic de souris.
Cela fonctionne rapidement et facilement avec les 5 étapes suivantes :
Téléchargez le programme sur Internet et installez-le sur votre ordinateur. Désactivez l'option "Voulez-vous utiliser PhraseExpress dans le réseau" lors de l'installation.
Créez une signature de courrier dans votre programme de messagerie ou dans votre traitement de texte. Vous pouvez utiliser différentes polices et tailles, l'espacement des paragraphes et la mise en forme des caractères.
Lorsque vous êtes satisfait du résultat, marquez la signature électronique terminée. Cliquez ensuite sur le "symbole PhraseExpress" dans la barre d'état système puis sur "Signatures / Nouveau module de texte" dans le menu qui s'ouvre.
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur le champ "Enregistrer sous" et sélectionnez l'entrée "Texte formaté" dans la liste. De cette façon, votre mise en forme précédemment créée est conservée. Fermez la fenêtre en cliquant sur "OK".
Vous pouvez créer une deuxième ou une troisième signature électronique de la même manière. Cela convient, par exemple, à diverses fins privées ou professionnelles et peut contenir diverses données personnelles ou salutations.