Une bonne gestion des données : des tâches, des outils et un concept

Ce sont les quatre types de données que vous devez absolument connaître

La question de la bonne gestion des données devient de plus en plus importante pour les entreprises. Après tout, de grandes quantités de données sont traitées chaque jour dans les entreprises et les rendre disponibles d'une part et les protéger d'autre part n'est qu'une partie de la gestion des données.

Que comprend la gestion des données ? une définition

La gestion des données fait référence à la collecte, l'utilisation et le stockage des données en tenant compte de quelques paramètres. Les données doivent être gérées de manière économique, sécurisée et efficace. La gestion des données doit permettre aux employés des entreprises et autres organisations d'utiliser les données pour atteindre des objectifs, prendre des décisions, mettre en œuvre des mesures et ainsi augmenter la valeur de l'entreprise. Cette utilisation des données doit se faire sous certaines spécifications et toujours être optimisée.

Dans ce contexte, la gestion des données et la gestion des processus sont étroitement imbriquées. Après tout, dans de nombreuses entreprises, les données sont ce qui constitue l'actif d'une entreprise. Des processus correspondants sont indispensables pour protéger efficacement cette valeur, mais aussi pour créer de nouvelles valeurs et pouvoir accéder sans problème aux données existantes.

Pour une gestion responsable et efficace des données, les entreprises ont besoin d'un concept qui englobe tous les aspects :

• Collecter des données
• enregistrer des données
• données de processus
• Archiver les données
• Suprimmer les données

Dans le meilleur des cas, ce concept prend en compte à la fois les exigences de gestion des données de l'entreprise et la sécurité et la protection des données.

Il existe 4 types de données différents

Pour adopter une approche holistique de la gestion des données, il est important que vous compreniez les différents types de données. Après tout, par exemple, les données personnelles telles que les noms et adresses des employés doivent être traitées différemment des données que vous publiez sur le site Web de votre entreprise d'une manière lisible pour tous.

Données personnelles

Toutes les données relatives à des personnes spécifiques telles que les noms, les adresses ou les coordonnées bancaires des employés sont des données personnelles. Cependant, les données de mesure et les données client collectées sont également considérées comme des données personnelles. Toutes les données relatives à nos propres employés et clients ainsi qu'à d'autres tiers sont considérées comme des données personnelles. Ceux-ci doivent être spécialement protégés.

Données sensibles de l'entreprise

Toutes les données relatives aux secrets d'entreprise, telles que les documents fiscaux et comptables, sont des données sensibles de l'entreprise. Les données générées au cours des projets, telles que les calculs, les recettes, les données de recherche et les connaissances techniques, sont également classées comme informations sensibles. Les procédures ou processus internes, les listes de clients et les stratégies d'entreprise comptent également dans ce domaine. Ici, il est important de définir clairement quelles informations doivent être protégées et lesquelles ne le sont pas, dans le cadre de la gestion des données. Habituellement, les entreprises font signer à leurs nouveaux employés un accord de confidentialité lors de leur entrée dans l'entreprise, par lequel ils s'engagent à ne divulguer aucune donnée sensible de l'entreprise à des tiers.

Données secondaires

Les données secondaires proviennent de données primaires traitées ultérieurement. Ils se réfèrent à toutes les données qui sont créées dans un but différent et qui se produisent également dans le cadre d'une mesure. Si, par exemple, les plaques d'immatriculation des employés ou des clients peuvent être vues sur des photos prises et publiées dans les locaux de l'entreprise, il s'agit de données secondaires. Même si, par exemple, une enquête a été réalisée, des données secondaires peuvent survenir. Le questionnaire proprement dit est constitué de données primaires et les résultats, qui sont synthétisés à partir de ces données primaires et ne permettent plus de tirer de conclusions sur les répondants, sont alors les données secondaires.

Données accessibles au public

Si des données sont partagées avec le public sur le site Web de sa propre entreprise ou dans des documents imprimés, ceux-ci doivent répondre à certaines exigences. Par exemple, aucun droit d'auteur ou droit de marque ne peut être enfreint par, par exemple, des marques autres que la vôtre peuvent être vues sur une photo. Vos propres logos et slogans doivent être protégés contre le vol par d'autres, par exemple en les enregistrant en tant que marque verbale ou figurative.

Gestion des données : il y a ces tâches

Différentes tâches sont impliquées dans la gestion des données.

• Collecte de données En tenant compte de l'économie des données, c'est-à-dire que seules les données réellement nécessaires peuvent être collectées. Dans le règlement général sur la protection des données (RGPD) ce devoir de conservation est énoncé.
• Assurer la qualité des donnéesen travaillant soigneusement lors de la saisie des données.
• Utilisation des données le rendre transparent.
• Éviter les transferts de données, si possible. Plus les données sont déplacées de A vers B, plus vous devenez vulnérable aux atteintes à la sécurité ou à la perte de données.
• Rendez les sources de données facilement accessibles.
• Stocker les données en toute sécurité, par exemple dans le cloud ou au sein du logiciel de base de données prévu à cet effet.
• Données sécurisées et créez régulièrement des sauvegardes, par exemple dans le cloud ou sur des supports de stockage externes.
• Protégez les systèmes de fichiers et l'ensemble de l'informatique, d'attaques de pirates informatiques ou de logiciels malveillants. Cela est possible avec des pare-feu et une protection antivirus à jour.
• Protection des données internes en attribuant des droits au sein des systèmes de données. Après tout, les données des employés, par exemple, doivent également être protégées des autres employés.
• Protéger le matériel, contre les incendies, les dégâts des eaux ou les surtensions.
• Communiquer ses compétences dans le traitement des donnéespour éviter un mauvais fonctionnement.
• Vérifier la qualité des données, de préférence avec une régularité fixe.
• Archivage des donnéesafin de réduire au maximum le volume de données sur les systèmes et appareils actuellement utilisés. Par exemple, les données doivent également être stockées pour le bureau des impôts pendant certaines périodes, qu'elles soient ou non encore nécessaires pour les opérations commerciales en cours.
• Supprimer définitivement les donnéesafin de créer de l'espace d'une part et de se débarrasser de la responsabilité de la protection des données d'autre part. Il convient de vérifier soigneusement au préalable si les données à supprimer peuvent réellement être supprimées définitivement ou si elles ne sont finalement pas nécessaires ailleurs. La suppression n'est pas la même chose que la suppression, donc les données sur certains disques durs sont simplement écrasées. Pour vraiment les supprimer, vous devez travailler avec des programmes appropriés tels que CCleaner.
• Respecter la sécurité juridique et par un analyse régulière de vos propres données suivre les lois communes.
• Informations transparentes faire et partager avec les autres.

Défis et objectifs de la gestion des données

Le défi de la gestion des données est que toutes ces tâches sont interconnectées et conçues de la manière la plus efficace et la plus pratique possible. Chaque employé doit avoir accès aux données dont il a besoin sans négliger la protection des données. Une directive dite de gouvernance des données peut être utile pour les entreprises. Cela définit la manière dont les données sont traitées dans l'entreprise.

Les défis particuliers de la gestion des données découlent, entre autres, de ces aspects :

• quantité de données en constante augmentation (big data)
• attaques de plus en plus perfides sur la sécurité des données par des hackers
• Des exigences légales en constante évolution, ce qui signifie que les entreprises doivent toujours être à jour

Les changements au sein d'une organisation compliquent également le traitement des données. Étant donné que le sujet de la gestion des données devient de plus en plus important dans de nombreuses entreprises, il existe même désormais des postes permanents, appelés gestionnaires de données, qui traitent exclusivement de ce sujet.

Gestion des données : 4 solutions logicielles possibles

Il existe différentes options et de nombreuses solutions logicielles prêtes à l'emploi pour la gestion des données dans les entreprises :

Systèmes de gestion de contenu	Les CMS sont des systèmes dans lesquels le contenu et les informations sont regroupés. Les bases de données peuvent également être intégrées dans des systèmes de gestion de contenu.
Gestion des données de référence	La gestion des données de référence signifie l'administration centrale des données de référence, c'est-à-dire les données de base d'une organisation. Qu'il s'agisse des données des employés ou des données des clients, elles relèvent toutes des données de base et nécessitent une protection particulière.
Systèmes de planification des ressources d'entreprise	Avec un tel logiciel holistique, toutes les ressources d'une organisation peuvent être enregistrées. L'équipement de travail, les matériaux, les dépenses mensuelles des employés et bien plus encore peuvent être cartographiés dessus.
Systèmes de gestion de documents	De tels systèmes peuvent être utilisés pour stocker, trier, gérer et archiver des documents. Par exemple, ecoDMS convient aux petites entreprises et aux entreprises individuelles.

De nombreux outils et programmes de gestion des données sont proposés par Google, Oracle, SAP et de nombreuses autres grandes entreprises.

Gestion des données pour les particuliers

Pour les indépendants, les entreprises individuelles et les petites startups, le sujet de la gestion des données est également pertinent dès le premier jour et ils doivent rechercher le logiciel correspondant à un stade précoce.

Le sujet de la gestion des données est également pertinent en tant que personne privée, bien qu'à un niveau moindre. Sur un ordinateur personnel, un smartphone et une tablette, une grande quantité de données doit être triée, gérée et sauvegardée.

Outils utiles pour la gestion des données

Vous pouvez gérer les données avec les bons outils - il existe le bon logiciel pour chaque objectif :

• Avec Order In my Folder, vous pouvez trier et gérer les fichiers sur votre ordinateur Windows.
• DirPrintOK imprime vos aperçus de dossiers et de fichiers sous forme de liste.
• Avec VisiPics, vous pouvez trouver des photos en double sur votre disque dur et supprimer les images inutiles pour faire de la place pour de nouvelles données.
• DupeGuru vous aidera à trouver les fichiers en double. Vous pouvez trier par différents types de fichiers comme de la musique, des images, etc.
• Déverrouillez les fichiers bloqués avec Unlocker.
• Le logiciel Jajuk vous permet d'importer votre collection musicale puis de la trier.
• Terminplaner.net est un outil simple pour gérer vos fichiers.
• Ant Movie Catalog permet de cataloguer des vidéos, des DVD et des Blu-ray.
• Le gestionnaire de fichiers Double Commander est bien adapté pour copier et déplacer des fichiers afin de créer de l'ordre sur l'ordinateur. Vous pouvez également utiliser ce programme pour renommer des fichiers par lots.
• Dircomp vous permet de comparer des dossiers complets entre eux afin de garder le stock de données cohérent.
• Avec le téléchargement "Supprimer rapidement les dossiers vides", vous pouvez facilement supprimer les dossiers vides dans Outlook.
• Folder Ax vous permet de diviser des dossiers contenant de grandes quantités de fichiers en deux ou plusieurs dossiers.
• L'outil Toucan n'a qu'une seule fonction : copier des fichiers confortablement et en toute sécurité. Il fait ce travail de manière satisfaisante.
• Vous pouvez lire des livres audio avec CDex ou EasyTag et les enregistrer sur votre disque dur.
• Avec IsoBuster, vous pouvez lire des fichiers image.

Trucs et astuces pour une bonne gestion des données

Une bonne gestion des données commence avec les bons outils, mais cela nécessite beaucoup plus. Si vous suivez quelques règles, vous prolongerez le cycle de vie de vos données et éviterez le chaos dans votre système :

• Gardez la qualité des données élevée dès le début. Ne déposez pas de données incorrectes, incomplètes, mal structurées ou inutiles en premier lieu. Évitez les doublons.
• Veuillez noter la loi applicable sur la protection des données afin d'éviter les ennuis.
• Sauvegardez vos données afin de toujours pouvoir vous rabattre sur une sauvegarde.
• Rendre l'utilisation des données transparente.
• Il est préférable de placer vos données là où elles ont leur destination finale.
• Standardiser les orthographes et les traductions.
• Automatisez les processus tels que la création de sauvegardes.
• Simplifiez les processus.
• Des solutions réseau efficaces et combinant différentes méthodes afin de cartographier la gestion des données la plus complète possible.
• L'intégration des données et la fusion de différentes informations dans une structure uniforme ont également du sens.

Conclusion : la gestion des données nécessite des procédures structurées

La gestion des données est un domaine complexe avec de nombreuses exigences différentes. Il existe différents types de données et chacune doit être traitée différemment. Par exemple, alors que les données personnelles font l'objet d'une protection particulière, d'autres données sont volontairement mises à disposition du public. La gestion des données pose de nombreux défis dans la gestion, la sauvegarde et l'archivage des informations. Les entreprises n'ont que l'embarras du choix parmi diverses solutions logicielles. Les particuliers doivent également traiter le sujet de la gestion des données. De nombreux petits outils aident à cela et facilitent la gestion de la quantité de données sans cesse croissante.