Utilisation de PowerPoint : conseils d'experts pour les présentations

Avec plein de conseils et d'aide

Microsoft PowerPoint est apprécié en tant que programme de présentation par les utilisateurs privés et professionnels depuis de nombreuses années en raison de son large éventail d'options pour créer des présentations sur écran. PowerPoint possède d'innombrables outils intégrés pour personnaliser les présentations ou insérer des dispositifs de style visuel tels que des graphiques ou des vidéos. De plus, le programme peut être utilisé de manière intuitive et orientée vers la pratique.

Les utilisateurs du package Microsoft Office qui utilisent également Excel ou Word en plus de PowerPoint rencontreront de nombreux parallèles dans la structure du menu. Les nouveaux utilisateurs qui travaillent avec PowerPoint pour la première fois s'y retrouveront également rapidement. En plus du guidage intuitif de l'utilisateur, le programme fournit des conseils et une assistance dans des menus contextuels qui informent les utilisateurs en temps réel sur les possibilités de PowerPoint. La structure de PowerPoint garantit qu'un travail efficace peut être au centre de la création de présentations. Quiconque minimise les étapes de travail superflues grâce à l'utilisation prédictive de PowerPoint dispose de plus de temps pour la conception liée au contenu de la présentation à l'écran.

Vidéo d'instructions pour l'utilisation de PowerPoint : Tout sur la structure et les fonctions les plus importantes

Utilisation de PowerPoint - voici comment créer une nouvelle présentation

La première étape d'un nouveau diaporama n'est pas créée sur l'ordinateur, mais dans la tête. Dans l'environnement professionnel, un sujet spécifique ou un nouveau produit peut être le point de départ de réflexions, dans l'environnement privé, il peut s'agir d'un hobby. À ce stade du projet, il est crucial de collecter le contenu, toutes les informations, graphiques et images essentiels et de développer une stratégie personnelle sur la manière dont la présentation doit informer et motiver le public. Une structure bien pensée aide à structurer le sujet de manière professionnelle et intelligente. L'intégration d'un arc de tension est également importante afin de maintenir le niveau d'attention de l'auditeur élevé.

Vous pouvez créer une nouvelle présentation dans PowerPoint en sélectionnant le champ de sélection "Nouveau" après le démarrage du programme. Dans cette zone, vous avez différentes options en ce qui concerne le format :

• Créez une présentation vierge.
• Concevoir un diaporama à partir d'un modèle.
• Recherchez des modèles et des conceptions en ligne correspondant au sujet.

Après avoir sélectionné le modèle approprié en double-cliquant dessus, vous pouvez commencer à créer la présentation.

Dans l'environnement professionnel, les soi-disant modèles sont utilisés dans de nombreux cas. Il s'agit d'un modèle dans lequel la couleur, la police et le logo sont intégrés aux diapositives conformément aux directives de conception de l'entreprise. Dans l'espace privé, vous pouvez soit sélectionner une présentation vide pour créer une nouvelle présentation, soit utiliser l'un des modèles proposés par PowerPoint.

Utiliser PowerPoint : des conseils pratiques cruciaux pour les orateurs

Afin d'utiliser les possibilités de PowerPoint et de pouvoir utiliser le programme pour concevoir un diaporama, il est important de connaître la structure des menus de PowerPoint. Il suffit d'internaliser les fonctions et options essentielles pour pouvoir utiliser correctement PowerPoint.

Astuce 1 : L'écran principal dans PowerPoint - votre espace de travail le plus important

Après avoir ouvert un modèle de présentation vide ou un modèle, vous êtes dans l'écran principal de PowerPoint.

Sur le côté gauche de l'écran principal, vous trouverez un aperçu de toutes les diapositives que vous avez créées. Cliquez avec le bouton droit pour ajouter une nouvelle diapositive ou section à votre diaporama. Au milieu de l'écran principal se trouve la zone des diapositives, déterminante pour la conception de la présentation. Dans cette partie de PowerPoint, différents dispositifs stylistiques peuvent être insérés dans votre présentation de manière pratique et axée sur les avantages. Par exemple, en quelques clics sur l'onglet « Insertion », il est possible d'intégrer des champs de texte, une image ou une vidéo. De plus, vous pouvez saisir du texte, modifier la police ou la couleur de la diapositive et utiliser de nombreuses autres fonctions pour personnaliser votre présentation ou des diapositives individuelles.

Sur le côté droit, les « idées de conception » sont intégrées au logiciel dans la version actuelle de Microsoft PowerPoint. En un clic sur un design prêt à l'emploi, l'ensemble du diaporama est personnalisé en termes de couleurs, d'arrière-plan, de formes ou de polices.

Astuce 2 : Le menu principal "Démarrer" de PowerPoint - la zone de commande

Le menu principal "Démarrer" de Microsoft PowerPoint contient la plupart des outils, fonctions et possibilités les plus importants dont vous avez besoin pour créer un diaporama professionnel dans PowerPoint.

Au début, vous trouverez le presse-papiers dans le premier onglet. Vous pouvez l'utiliser pour insérer des textes ou des captures d'écran que vous avez créés avec d'autres programmes dans votre présentation. Dans l'onglet suivant, "Foils", vous trouverez une autre option de fonctionnement cruciale. Vous pouvez choisir d'ajouter une nouvelle diapositive ou une nouvelle section à votre diaporama.

Une nouvelle section est un signet qui vous donne la meilleure structure possible pour votre diaporama. Il peut être utile d'insérer des sections, surtout dans le cas de présentations confuses et truffées d'informations. Les présentations avec beaucoup de diapositives sont déroutantes et lourdes, surtout lorsque des modifications sont apportées. Dans ce cas, les changements peuvent rapidement devenir un test de résistance. L'insertion de sections garantit que des subdivisions logiques peuvent être effectuées. Par exemple, vous pouvez déplacer une section entière de diapositives dans la zone d'utilisation de PowerPoint au lieu de retravailler laborieusement des diapositives individuelles.

Vous pouvez également insérer une nouvelle diapositive dans la zone de menu « Diapositives ». Vous pouvez choisir parmi différents modèles de diapositives. Entre autres choses, vous pouvez afficher deux éléments de contenu côte à côte, insérer une diapositive avec un en-tête de section ou utiliser une diapositive vierge.

L'onglet "Slides" est indispensable au bon fonctionnement de PowerPoint. Avec de nouvelles diapositives ou sections, vous concevez et structurez la présentation et facilitez son utilisation pendant votre diaporama.

Astuce 3 : Police, paragraphe et dessin - contrôles importants dans PowerPoint

Les utilisateurs qui travaillent avec d'autres programmes Microsoft Office trouveront les onglets "Police, Paragraphe et Dessin" familiers. Pour utiliser PowerPoint et concevoir des diapositives individuellement, vous avez principalement besoin des onglets "Police et Paragraphe". minuscules ou pour utiliser le surligneur pour mettre en évidence des passages de texte individuels.

L'onglet "Paragraphe" est principalement utilisé pour insérer des puces ou une numérotation et pour définir l'alignement du texte. Comme vous le savez d'autres programmes Office, vous pouvez également utiliser le menu Paragraphe pour déterminer comment votre texte doit être aligné. Il est également possible d'insérer des colonnes ou d'incorporer des graphiques SmartArt.

Microsoft PowerPoint et des présentations professionnelles en direct à partir de visualisations. Pour cette raison, l'onglet « Dessiner » est également d'une importance particulière. Dans celui-ci, vous avez les options suivantes :

• Incorporez des formes telles que des formes standard, des flèches de bloc ou des organigrammes.
• Trier ou grouper des objets.
• Utilisez des styles rapides et des styles de conception.
• Intégrez des effets de remplissage ou des contours de forme à votre présentation.
• Intégrez des effets de forme tels que des reflets ou des rotations 3D dans votre diaporama.
• Transférez la taille d'un objet vers un autre objet en quelques clics.

En résumé, les onglets Police, Paragraphe et Dessin sont essentiels pour créer des présentations intéressantes et informatives. Dans ces trois onglets, les utilisateurs trouveront toutes les options et fonctions pour créer des conférences et des diaporamas passionnants avec PowerPoint. Le fonctionnement de l'onglet est explicite et axé sur la pratique. Si une adaptation ne correspond pas à la conception de la diapositive, la modification peut être annulée à tout moment à l'aide des touches fléchées intégrées dans tous les programmes Microsoft Office. Ceux-ci sont situés en haut à gauche dans la barre de fonctions supérieure.

De plus, il existe d'autres techniques et raccourcis clavier dans PowerPoint pour annuler des entrées.

Astuce 4: Utilisez des fonctions importantes dans PowerPoint - commodément dans les barres

PowerPoint permet aux utilisateurs de trouver facilement les fonctions essentielles en un coup d'œil. Au-dessus de la barre de menu et en dessous de la zone des diapositives, vous trouverez de petits pictogrammes avec lesquels vous pouvez exécuter les fonctions les plus importantes de PowerPoint.

Les fonctions suivantes pour l'utilisation de PowerPoint sont intégrées dans la barre de fonctions supérieure :

1. L'enregistrement automatique offre la possibilité que chaque modification de votre présentation soit enregistrée automatiquement.

2. Utilisez l'icône de la disquette pour enregistrer votre diaporama manuellement.

3. Vous pouvez annuler les modifications avec les boutons fléchés "Avant et Retour".

4. Un clic sur l'icône "Diaporama" démarre la présentation à partir de la première diapositive en mode présentation. Seules les diapositives et non les barres de menus sont affichées ici.

5. Dans le champ de recherche, vous pouvez rechercher des termes ou des expressions dans votre présentation. Vous pouvez également utiliser la recherche avancée pour trouver des fichiers sur votre ordinateur.

6. À la fin de la barre de fonctions, vous trouverez les symboles habituels de Microsoft PowerPoint. Les icônes représentent les fonctions :

   • Réduire la fenêtre,
   • Personnalisez la taille de la fenêtre ou
   • Fermez complètement Microsoft PowerPoint.

La barre de fonction inférieure - votre cockpit de présentation

Des fonctions supplémentaires pour l'utilisation de PowerPoint sont intégrées dans la barre de fonctions inférieure :

• Affiche la diapositive en cours de traitement.
• La fonction de correction de PowerPoint indique si des fautes d'orthographe ont été trouvées dans le fichier. De plus, la langue de la fonction de correction est sortie.
• Un champ essentiel à l'utilisation de PowerPoint est le champ "Notes". Sous "Notes", vous pouvez intégrer des commentaires et des notes pour chaque diapositive, qui serviront de fil conducteur lors de la présentation. Un clic dans le champ de note suffit pour saisir et enregistrer des explications individuelles.
• Sous "Paramètres d'affichage", vous pouvez définir comment PowerPoint doit afficher vos diapositives sur des écrans haute résolution, par exemple sur des moniteurs 4K ou un projecteur.

• Dans les paramètres d'affichage intégrés à PowerPoint dans la barre d'outils inférieure, vous pouvez définir si votre présentation :
• En mode normal,
• Dans le tri des feuilles ou
• En mode lecture

doit être affiché. De plus, vous trouverez l'icône "Slide Show" avec laquelle vous pouvez afficher votre présentation en mode présentation sur un projecteur ou un téléviseur.

• Dans la dernière partie de la barre de fonctions inférieure, PowerPoint vous offre la possibilité de modifier le facteur de zoom et d'adapter la diapositive à la fenêtre en cours.

Les barres de fonctions supérieure et inférieure assument collectivement un grand nombre de fonctions de contrôle importantes. Les deux barres facilitent grandement l'utilisation de PowerPoint. En quelques clics, vous pouvez ajuster le facteur de zoom, modifier les paramètres d'affichage et enregistrer votre présentation. A l'aide des différentes barres de PowerPoint, le fonctionnement de l'application logicielle est simplifié et professionnalisé.

Astuce 5 : Utilisation de PowerPoint - ce que les utilisateurs doivent également savoir

Le fonctionnement de PowerPoint peut être appris rapidement grâce à la navigation conviviale dans les menus. Les symboles et pictogrammes explicites sont d'une grande aide pour les nouveaux utilisateurs de PowerPoint, il en va de même pour les textes explicatifs qui apparaissent dans la zone des champs et des fonctions en raison de l'effet Hoover.

Exemple: Si vous souhaitez savoir comment intégrer la justification dans vos textes dans PowerPoint, déplacez la souris sur le pictogramme. Vous recevrez immédiatement une explication du symbole et de son fonctionnement.

Conseil: Depuis Office 2010, vous pouvez non seulement trouver les commandes fréquemment utilisées dans la barre d'outils pour un accès rapide, mais également les intégrer directement dans le ruban. Cette procédure permet de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité.

Vous devez également connaître et être capable d'utiliser les fonctions suivantes pour faire fonctionner PowerPoint :

• Insérer un élément de menu

D'innombrables options d'utilisation de PowerPoint s'offrent à vous dans cet onglet. Entre autres choses, vous pouvez choisir des images, des vidéos ou des diagrammes, intégrer des champs de texte dans votre présentation ou intégrer des effets artistiques avec WordArt. De plus, dans le menu « Insertion », vous avez la possibilité de contrôler de manière flexible le contenu multimédia lors des présentations et d'intégrer des animations définies par l'utilisateur à la place des boutons standard.

• Élément de menu brouillon

Dans le menu « Brouillon », vous trouverez des idées de conception et des variantes avec lesquelles vous pouvez adapter et modifier votre diapositive en un seul clic. L'effet Hoover vous permet de prévisualiser les modifications et de comparer différentes variantes.

• Élément de menu Transitions

Les transitions entre les diapositives sont l'un des dispositifs stylistiques de PowerPoint qui attirent l'attention du public. Vous pouvez incorporer des transitions en quelques clics. De nombreuses présentations gagnent en clarté et en attention lorsque vous choisissez des transitions de diapositives appropriées qui correspondent à l'arrière-plan.

• Élément de menu "Animations"

L'onglet "Animations" a des fonctions spéciales pour animer des graphiques ou des images. Avec des effets spéciaux, une image ou une vidéo peut, par exemple, s'envoler dans la présentation ou s'estomper lentement après une période de temps définie.

Élément de menu "Diaporama"

L'onglet « Diaporama » contient les commandes de la présentation proprement dite. Entre autres, vous avez la possibilité :

• Démarrer le diaporama
• Définissez la durée d'affichage des diapositives et définissez sur quel écran votre présentation est affichée.
• Dans la vue du présentateur, vous trouverez également toutes les options de contrôle importantes pour le fonctionnement de votre présentation.

• Élément de menu « Vérifier »

Dans l'onglet "Vérifier", vous utilisez principalement le correcteur orthographique intégré. La révision dans PowerPoint implique également que d'autres, comme votre responsable, ont fait des commentaires et des remarques dans la présentation que vous pouvez accepter ou refuser.

• Élément de menu "Affichage"

Le menu "Affichage" est pertinent lors de la préparation du diaporama. Il donne aux orateurs la possibilité de visualiser la présentation PowerPoint dans différentes vues de présentation, d'insérer des macros ou de sélectionner le masque des diapositives qui modifie la mise en page et la diapositive de mise en page pour l'ensemble de la présentation.

• Élément de menu « Aide »

Dans l'onglet "Aide", vous trouverez une zone d'aide complète avec des instructions, des conseils et un dépannage sur tous les sujets importants dans PowerPoint. Avec un didacticiel spécifique, vous apprendrez à connaître l'arrière-plan et les subtilités de PowerPoint et, au fil du temps, vous créerez des fichiers de présentation et des modèles de présentation avec un haut degré de professionnalisme.

Tous les onglets et menus peuvent être utilisés selon le même principe. La fonction sélectionnée s'ouvre par un clic sur l'onglet ou le champ de sélection. De plus, des fenêtres de sélection avec des menus déroulants sont incorporées dans de nombreuses zones de menu. Vous pouvez y faire des réglages spécifiques. L'opération n'est pas compliquée, mais axée sur la pratique. Les nouveaux utilisateurs bénéficient du fait que toute entrée incorrecte peut être annulée.

Utilisation de l'onglet "Fichier" - options de configuration importantes dans PowerPoint

Dans Microsoft PowerPoint, les utilisateurs trouveront une grande variété de possibilités et d'options dans les onglets décrits pour configurer un diaporama de manière professionnelle et informative. Chaque utilisateur de PowerPoint doit également savoir comment utiliser l'onglet "Fichier". C'est le premier onglet du menu principal et il est indispensable pour pouvoir exécuter les fonctions standards telles que "Imprimer", "Enregistrer" ou "Fermer". Si vous cliquez sur "Fichier", une fenêtre de sélection s'ouvre avec laquelle les fonctions suivantes peuvent être contrôlées :

Le nom de l'auteur peut être modifié dans les "Informations". Dans cette zone, vous trouverez également des informations sur le document, le nombre de mots et la date de la dernière édition.

Avec « Enregistrer » et « Enregistrer sous », vous pouvez enregistrer la présentation ou, alternativement, l'enregistrer temporairement dans un emplacement différent, par exemple dans un cloud ou dans un format différent.

Cliquez sur le bouton "Imprimer" pour ouvrir le vaste menu d'impression PowerPoint.

De plus, vous avez la possibilité de partager votre fichier de présentation, de l'exporter par e-mail ou d'un lecteur cloud, ou de le fermer.

Dans la zone inférieure de l'onglet "Fichier", vous trouverez les zones de sélection habituelles de Microsoft Office pour modifier les paramètres de votre compte. Si vous souhaitez modifier des fonctions essentielles dans PowerPoint, vous trouverez différentes options de réglage dans la zone de sélection "Options". Les modifications des options ont une influence directe sur le fonctionnement de PowerPoint.

Résumé : Voici comment fonctionne correctement PowerPoint

Le fonctionnement de PowerPoint en tant que programme de présentation et la création de diaporamas n'est pas particulièrement compliqué. La structure du menu de l'application logicielle est explicite et est devenue plus conviviale avec chaque version au fil des ans. Malgré la structure du menu compréhensible, il est important que les intervenants élaborent les présentations pour traiter en détail le fonctionnement des différents onglets.

Entre autres choses, vous devez savoir comment les nouvelles diapositives sont créées, quelles options l'onglet "Insertion" offre ou quelles fonctions sont cachées dans la zone de menu "Fichier". Il n'est pas nécessaire d'utiliser PowerPoint comme un pro. Avec un peu de pratique, un intérêt pour les fonctions et les possibilités et en appliquant des astuces, chaque orateur peut créer des présentations d'écran informatives, pratiques et professionnelles qui inspirent.

Vous pouvez trouver un autre téléchargement gratuit ici :

• Insérez le nom et le chemin du fichier sur les diapositives en un clic de souris