Ce que vous devez savoir sur le XLOOKUP
Avec le XVERWEIS, Microsoft offre à ses utilisateurs Excel une nouvelle possibilité de rechercher des tableaux rapidement et facilement et d'évaluer des données. Cette fonction n'était initialement disponible que pour les participants en phase de test, mais est également disponible pour les versions Microsoft 365 Windows et Mac depuis le début de l'année.
À la base, le XLOOKUP est une version plus confortable du VLOOKUP et du HLOOKUP, qui a été complétée par des applications pratiques supplémentaires. Sa tâche est donc également de rechercher dans les tableaux, mais cela diffère déjà des références précédentes. Le filtrage des contenus n'est plus lié à un cours prescrit, mais peut désormais aussi être initié de droite à gauche, de haut en bas et inversement. Cette innovation offre le grand avantage que les tableaux Excel peuvent désormais être conçus à votre guise et ne sont plus liés à des spécifications techniques. Grâce à de nouveaux paramètres, des options supplémentaires sont devenues disponibles qui n'étaient pas disponibles auparavant. L'utilité s'étend des petits détails aux simplifications notables d'utilisation. L'effet final du XLOOKUP dépend entièrement des paramètres utilisés.
Les paramètres simples du XLOOKUP
L'utilisation simple de XLOOKUP ne nécessite que trois paramètres. Ceux-ci sont:
- Critère de recherche
- Matrice de recherche
- Matrice de retour
La liberté nouvellement acquise est principalement due à la séparation de la matrice de recherche et de retour. Alors que RECHERCHEV et RECHERCHEH exigent toujours que l'utilisateur sélectionne la matrice entière pour le processus de recherche, RECHERCHEX lui permet de séparer la valeur connue et recherchée. Cela signifie qu'une colonne de recherche ou maintenant également une ligne de recherche est définie comme la matrice requise dans laquelle se trouve le critère de recherche sélectionné, tandis qu'une autre devient la zone de retour du résultat souhaité. La nouvelle formule est la suivante :
= XLOOKUP (critère de recherche; matrice de recherche ; matrice de retour)
Si, par exemple, le salaire mensuel de M. Wagner peut être extrait d'un tableau Excel pour les employés, alors deux colonnes sont importantes : La première, qui répertorie tous les employés par nom et une autre, dans laquelle est inscrit le salaire des employés. Le critère de recherche étant un nom, la colonne de recherche associée est sélectionnée sous forme de matrice. Le résultat à retourner, d'autre part, est le salaire, c'est pourquoi la colonne correspondante ici est transformée en matrice de retour.
Cet exemple montre que la nouvelle formule rend superflue la désignation précédente d'un index de colonne spécifique dans une seule grande matrice. Cela permet d'économiser un travail détaillé supplémentaire et d'éviter les erreurs inutiles.
Cependant, si l'on ne sait pas si l'employé que vous recherchez s'appelle "Wagner" ou "Wegner", le nouvel ajout au critère de recherche peut aider. N'importe quel nombre de caractères inconnus peut être omis en insérant un astérisque (*). Dans ce cas, il est judicieux de changer rapidement le critère de recherche en "* gner" afin d'arriver à la destination souhaitée. Cependant, si le tableau est rempli de nombreux noms similaires, de sorte que la collègue Mme Stegner est affichée par inadvertance car son nom contient également la combinaison de lettres que vous recherchez, la recherche peut être encore affinée. C'est ici que le point d'interrogation (?) entre en jeu, car il permet à l'utilisateur de ne remplacer qu'un seul caractère. Le critère de recherche est donc rempli par "W? Gner".
Mais que se passe-t-il lorsque vous devez chercher un astérisque ou un point d'interrogation ? Dans ce cas, le XLOOKUP a un tilde supplémentaire (~), avec lequel il est clair que ce n'est pas la fonction du critère de recherche qui est visée, mais le contenu de la matrice de recherche. Par conséquent, le double tilde comme critère de recherche (~~) permet également la recherche du seul tilde dans la matrice de recherche (~).
Les paramètres complets
De plus, XVERWEIS propose d'autres fonctions qui entrent en jeu dès que ces trois paramètres supplémentaires sont utilisés à volonté :
- Si_pas_ trouvé
- Mode de comparaison
- Mode de recherche
"Si_pas_ trouvé"
En plus des trois paramètres critère de recherche, matrice de recherche et matrice de retour, le nouveau XVERWEIS dispose de trois paramètres supplémentaires qui offrent à l'utilisateur de nombreux avantages. L'un d'eux est "If_not_ found", qui agit comme une fonction if-error intégrée.
A l'aide de cette fonction, XLOOKUP permet d'éviter un problème courant avec les références précédentes : si un résultat recherché n'a pas pu être trouvé, seule une valeur d'erreur cryptique ("#NV") était affichée jusqu'à présent. Grâce au nouveau paramètre, il est désormais possible de nommer cette erreur et ainsi de la classer plus facilement en remplaçant le paramètre place-holding par un mot de votre choix et placé entre guillemets. Au lieu de la valeur d'erreur automatique, Excel peut indiquer qu'un résultat n'a pas été trouvé ou qu'il y a eu une « erreur de saisie ». En tenant compte de toutes les informations, la formule pour XVERWEIS ressemble à ceci :
= XLOOKUP (critère de recherche; matrice de recherche ; matrice de retour ; if_not_ found)
Mode de comparaison
Un autre paramètre est le mode de comparaison, qui est là pour augmenter la possibilité de trouver des valeurs si nécessaire. À l'origine, RECHERCHEV et RECHERCHEH ne connaissaient que les hits ou les erreurs. Le XLOOKUP peut cependant réagir avec souplesse et, en cas de résultat inexistant, utiliser alternativement une valeur la plus proche possible afin de ne pas simplement lister une erreur à l'utilisateur, mais de recommander une alternative à la place. Par exemple, si vous recherchez une facture de 1 500 € qui n'a pas pu être trouvée, la valeur -1 peut être utilisée pour le paramètre de mode de comparaison pour afficher à la place le résultat immédiatement inférieur. Il se peut que la facture n'ait été que de 1 450 € dès le départ. Cette information n'a pu être trouvée qu'avec les références précédentes via des étapes intermédiaires. Inversement, la valeur 1 peut être utilisée pour obtenir le prochain résultat plus grand.
Cette fonction est particulièrement utile lorsqu'une valeur n'est que grossièrement connue. De cette façon, un cadre peut être rétréci pour permettre de trouver plus facilement le résultat souhaité malgré tout. De plus, le contenu de la table n'a plus besoin d'être trié par ordre croissant comme avec RECHERCHEV, car RECHERCHEX est capable de trouver la prochaine valeur significative même sans l'aide de l'utilisateur. Cela donne également une liberté supplémentaire dans l'individualisation des tables.
Cependant, si ces innovations ne sont pas nécessaires, la valeur 0 peut simplement être utilisée afin de continuer à ne recevoir que des résultats exacts comme d'habitude. Avec l'espace réservé général, la formule est développée comme suit :
= XLOOKUP (critère de recherche; matrice de recherche ; matrice de retour ; if_not_ found ; mode de comparaison)
Mode de recherche
Le dernier paramètre montre à nouveau l'amélioration la plus simple et peut-être la plus frappante par rapport à RECHERCHEV, car il rend la direction de l'historique de recherche ajustable pour la première fois. Avec la valeur 1 insérée, vous pouvez rechercher des résultats de haut en bas, tandis qu'avec la valeur -1 tout va à l'envers. De plus, une recherche binaire ascendante peut être initiée avec la valeur 2 et une recherche binaire descendante avec la valeur -2.
Bien que ce paramètre ne semble pas particulièrement impressionnant au premier abord, il peut régulièrement avoir un effet positif en combinaison avec le critère de recherche étendu. Car si une matrice de recherche contient deux fois le critère recherché (par exemple deux employés avec le même nom de famille), alors la valeur de retour qui est chronologiquement dans la position précédente est émise par défaut. Cependant, si le sens de l'historique de recherche est inversé, l'effet inverse se produit et la valeur précédemment masquée devient visible. Cependant, ce paramètre est également utile s'il est utilisé pour le contrôle intermédiaire. Car si la recherche de haut en bas donne un résultat différent de la recherche de bas en haut, cela peut signifier qu'une erreur d'application peut s'être produite et qu'elle peut désormais être corrigée à un stade précoce. En tenant compte de cette note, la formule finale du XLOOKUP ressemble à ceci :
= XLOOKUP (critère de recherche; matrice de recherche ; matrice de retour ; if_not_ found ; mode de comparaison ; mode de recherche)
Vaut-il la peine de passer de RECHERCHEV à RECHERCHEX ?
En conclusion, il reste à dire qu'avec l'introduction de XLOOKUP, Microsoft a mis à la disposition de ses utilisateurs d'Excel une nouvelle façon de rechercher et d'analyser, qui peut à la fois servir à diverses fins et est facile à utiliser. De cette façon, tout, des recherches rapides aux exigences de sortie spécifiques, est satisfait. Le XLOOKUP est ainsi nettement en avance sur les autres références, car il offre des avantages évidents même dans les fonctions qu'il en a repris. Cela peut être vu du fait qu'ici deux fonctions de référence sont fusionnées et, entre autres, sont complétées par une erreur if intégrée.
Quiconque a été jusqu'à présent entièrement satisfait du VLOOKUP ou du HLOOKUP et n'est pas non plus intéressé à s'habituer à une nouvelle formule peut s'en tenir à ce qui a fait ses preuves en toute conscience. Pour tous ceux qui souhaitent dynamiser et simplifier leur approche, le XVERWEIS est une innovation bienvenue. Les nouvelles options peuvent certainement être modifiées et combinées de manière à ce que la prochaine utilisation d'Excel soit visiblement plus pratique.