Mise en œuvre de la visioconférence, outils et base juridique

Restez connecté au monde depuis chez vous

Au plus tard avec la pandémie de corona et le bureau à domicile associé, la visioconférence est devenue une partie intégrante du travail quotidien de nombreux employés. C'est pourquoi nous examinons de plus près quelles exigences techniques sont requises, quels outils sont adaptés et quelles conditions légales s'appliquent à la vidéoconférence.

Qu'est-ce qu'une visioconférence ?

Une vidéoconférence est une rencontre entre deux personnes ou plus qui se déroule virtuellement sur Internet. Les participants à la vidéoconférence communiquent via webcam et microphone.

Afin d'organiser la vidéoconférence, un serveur vidéo est nécessaire, auquel tous les participants peuvent accéder. Au cours de la visioconférence, toutes les personnes impliquées se voient généralement.

Un modérateur prend souvent en charge l'invitation des participants à la visioconférence et la modération de la conférence lui-même.Cette personne peut, par exemple, permettre à d'autres participants de libérer leur moniteur ou leur microphone pour prendre la parole.

Selon le logiciel de visioconférence, les personnes peuvent participer à l'événement avec leur PC ou avec un smartphone.

Il existe des outils de visioconférence gratuits et payants sur le marché.

12 prestataires pour les réunions en ligne

1. Mikogo

Mikogo est un fournisseur allemand de conférences en ligne et de présentations virtuelles. La particularité de Mikogo est que dans la vidéoconférence, seul l'écran est partagé, mais les participants ne communiquent pas entre eux directement par vidéo, mais uniquement par audio.

L'hôte d'une réunion Mikogo doit créer un compte. D'autres utilisateurs peuvent alors être invités par e-mail à partager ou contrôler l'écran. La participation est possible via la visionneuse HTML via le navigateur avec smartphone ou ordinateur de bureau.

Les connexions via Mikogo sont cryptées avec 256 bits.

Plus d'informations : www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting est conçu pour la visioconférence haute définition. Selon la formule choisie, jusqu'à 250 personnes peuvent participer à une visioconférence, et un maximum de 25 peuvent être connectées par vidéo.

La mise en place d'une réunion est simple et peut être mise en œuvre spontanément. Les modérateurs peuvent activer des fonctions individuelles pour les utilisateurs, telles que le microphone ou le partage de l'écran.

En plus de la participation via un navigateur ou une application, il est également possible de se connecter par téléphone.

Plus d'informations : www.gotomeeting.com

3. Visionneuse d'équipe

TeamViewer est un outil qui a été développé à l'origine pour le contrôle à distance des ordinateurs. TeamViewer propose désormais son propre outil de visioconférence avec "Meetings". Grâce au cryptage de bout en bout, le logiciel offre des normes de sécurité élevées et permet des réunions spontanées ainsi que des appels vocaux. La communication est possible directement via audio ou chat. Jusqu'à 300 personnes peuvent participer à une visioconférence avec TeamViewer.

Plus d'informations : www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Avec Google Hangouts, Google propose aux entreprises un outil payant dans le cadre de la G-Suite. Cela permet de réaliser directement des visioconférences. Alternativement, il est également possible d'organiser des réunions vidéo avec Google Meet. Les utilisateurs ont alors même la possibilité de sous-titrer les conversations ou de les faire traduire en direct. Cependant, la fonction de traduction n'est pas encore complètement développée.

Pour utiliser Google Meet, les utilisateurs ont besoin d'un compte Google. La participation est également possible sans application via le navigateur ou Gmail. L'un des avantages de l'outil de vidéoconférence Google est que tous les autres produits Google tels que les feuilles de calcul ou les documents et calendriers Google peuvent être facilement combinés avec l'outil vidéo.

Plus d'informations : meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex de Cisco est conçu pour un usage professionnel. Théoriquement, jusqu'à 40 000 personnes peuvent participer à une réunion, par exemple lors de grandes conférences ou de salons professionnels. La participation est également possible sans compte correspondant via une invitation de lien. En tant qu'utilisateur enregistré, cependant, il existe des fonctions supplémentaires.

Plus d'informations : www.webex.com

6. Zoomer

Zoom est l'un des outils de visioconférence les plus populaires dans les domaines privés et professionnels. Les réunions peuvent être synchronisées et créées immédiatement avec votre propre calendrier. Avec le consentement de tous les participants, les vidéoconférences peuvent être enregistrées très facilement. Autre avantage, les écrans peuvent être partagés par plusieurs participants. Vous pouvez également créer vos propres salles de réunion, par exemple.

La participation à des conférences est possible avec l'application de bureau et smartphone ainsi que via le navigateur.

Plus d'informations : www.zoom.us

7. Équipes Microsoft

Microsoft Teams fait partie de la suite Office365 de Microsoft. L'outil se spécialise principalement dans le travail d'équipe. Ce n'est donc pas seulement un outil de visioconférence, mais offre également des éléments de gestion de projet en même temps.

Jusqu'à 10 000 personnes peuvent participer par réunion.

Plus d'informations : www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Réunions Adobe Connect

L'outil de visioconférence d'Adobe a été conçu principalement pour les utilisateurs professionnels. Par exemple, les salles de réunion peuvent être conçues dans un design d'entreprise. L'outil offre également de nombreuses fonctionnalités spéciales telles que la participation anonyme à des conférences.

Plus d'informations : www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype de Microsoft a été initialement lancé en tant que service de chat et d'appel vidéo. L'outil existe depuis 2003. Mais maintenant, de nombreuses personnes utilisent également Skype pour la vidéoconférence. Cela signifie que les fichiers peuvent également être facilement partagés ici. La communication est également possible via la messagerie intégrée.

Plus d'informations : www.skype.com

10. Rencontre Jitsi

Jitsi propose toute une collection de logiciels libres de communication. Cela inclut également l'outil de vidéoconférence Jitsi Meet. Les visioconférences peuvent être démarrées spontanément sans application ni inscription. Il est possible de rejoindre la réunion via une application générée individuellement.

Les réunions via Jitsi peuvent être planifiées et organisées à l'aide de calendriers communs. L'outil peut également être connecté à un logiciel de gestion de projet tel que Slack.

Seul inconvénient : selon le fabricant, seuls jusqu'à 35 participants peuvent communiquer de bonne qualité.

Plus d'informations : meet.jit.si

11. Par quoi

Avec Whereby, les vidéoconférences peuvent être démarrées directement dans le navigateur, sans compte ni application. La participation est facilement possible via smartphone ou ordinateur de bureau.

Plus d'informations : where.com

12. Rencontre SocialHub

L'outil SocialHub Meet, développé en Allemagne, impressionne avant tout par sa mise en œuvre conforme au RGPD. Il convient donc aux entreprises qui accordent une grande importance à la protection des données. Par exemple, tous les services sont hébergés sur des serveurs en Allemagne et les chambres individuelles peuvent être protégées par des mots de passe.

Plus d'informations : socialhub.io

Critères de sélection importants pour un outil de visioconférence

Tout d'abord, vous devez déterminer quelles sont vos exigences en matière de logiciel de réunion virtuelle. Souhaitez-vous utiliser l'outil pour maintenir la communication avec les employés absents? Ou souhaitez-vous créer une plate-forme de communication pour des discussions approfondies avec les clients ? Afin de faire le bon choix pour vos besoins, vous devez savoir exactement quels sont vos besoins. Points importants à considérer lorsque Gamme de fonctions doit prêter attention à :

• Qualité vidéo haute définition ou basse résolution,
• Nombre maximum de participants potentiels,
• Fonction pour diviser l'écran,
• Possibilité de travail collaboratif sur documents,
• Cryptage des données et
• Prix et contrat ferme.

Quels sont les avantages des outils de visioconférence payants ?

De nombreuses entreprises proposent leurs outils de visioconférence gratuitement et même sans inscription. Cependant, ces outils sont alors souvent limités dans leurs fonctionnalités. De plus, il peut arriver que les versions gratuites soient « payantes » avec des données que les programmes collectent.

Dans le cas de la version payante, la « soif de données » des outils est généralement plus limitée.

Si les entreprises ont régulièrement besoin d'outils de visioconférence, il est préférable de passer aux versions payantes. Vous bénéficiez d'une sécurité accrue des données et de toutes les fonctions dont vous avez besoin.

De quel équipement ai-je besoin pour une visioconférence ?

Pour qu'une visioconférence se déroule correctement, les conditions techniques suivantes doivent être remplies :

• une connexion internet suffisamment rapide
• une caméra avec une résolution suffisamment grande
• un micro fonctionnel

Une bande passante minimale de 3 mégabits est requise pour mener ou participer à une vidéoconférence. Cela garantit que l'image peut être vue sans à-coups. Dans tous les cas, il est conseillé de désactiver tous les programmes qui nécessitent beaucoup de bande passante lors d'une visioconférence. Même le streaming vidéo ou musical ne doit pas être utilisé pendant la visioconférence si la bande passante est faible.

Nétiquette lors des visioconférences

Pour que les vidéoconférences se déroulent sans heurts, les participants doivent respecter certaines règles. Il est préférable que les modérateurs communiquent à l'avance les règles de la réunion. Les règles possibles sont :

• Il n'est pas prononcé sans notification préalable. Sinon, il peut arriver que tout le monde parle en même temps.
• Lorsqu'une personne se présente, les autres éteignent leur microphone. De cette façon, le conférencier n'est pas dérangé par des bruits tels que des bruissements.
• Si tout le monde avec une caméra participe, tout le monde doit également allumer ses caméras. Tout le reste serait impoli.
• Tout le monde doit s'habiller pour une réunion vidéo comme pour une réunion sur site. Après tout, personne n'entrerait au bureau en jogging.

Avantages et inconvénients de la visioconférence

De nombreuses entreprises proposent la visioconférence avantages:

• Communication intersites sans long trajet
• Économies de frais de déplacement
• des temps de réponse plus courts
• communication optimisée et prise de décision plus rapide
• une meilleure gestion de crise et de projet

Cependant, il y a aussi désavantage comment:

• effort technique plus élevé
• La communication n'est possible qu'avec des aides
• durée d'attention réduite sur l'écran
• caractère non contraignant que lors du rendez-vous en direct sur place

Mentions légales pour la visioconférence

En termes de loi sur la protection des données, les visioconférences sont couvertes par le règlement général sur la protection des données. En conséquence, les employeurs peuvent collecter et utiliser les données des employés si elles servent le « objectif de la relation de travail » (article 26, paragraphe 1 BDSG) ou si l'employeur y a un « intérêt légitime » (article 6, paragraphe 1 f RGPD).

Les intérêts de l'employeur s'opposent aux intérêts des salariés qui méritent d'être protégés. Ceux-ci seraient en danger, par exemple, si l'outil de vidéoconférence est utilisé non seulement pour les réunions, mais aussi pour surveiller le travail au bureau à domicile.

Éviter la fatigue des visioconférences

En théorie, les visioconférences peuvent être démarrées n'importe quand et n'importe où, mais en pratique, une accumulation de visioconférences peut entraîner de la fatigue.

L'une des raisons en est la forte densité de stimuli, par exemple lors de réunions avec un grand nombre de participants. Dans le même temps, lors d'une visioconférence avec la caméra allumée, vous ne savez jamais qui vous regarde. Ce sentiment d'être surveillé tout le temps peut aggraver les symptômes de fatigue. Au final, c'est aussi le regard constant sur l'écran qui augmente la fatigue sans trop de distraction.

Cela peut être résolu en prenant des pauses dans les vidéoconférences plus longues. Il peut également être logique que les participants n'aient pas à assister à la conférence avec leur vidéo tout le temps.

Enregistrer des vidéoconférences - qu'est-ce qui est autorisé ?

Bien que l'enregistrement de vidéoconférence semble être une pratique courante pour de nombreux outils et que de nombreux outils offrent cette option, il existe de graves problèmes juridiques.

Selon le STGB, il peut s'agir d'une infraction pénale si des conversations non publiques ou des vidéoconférences sont enregistrées sans autorisation. Les lois actuelles sur la protection des données interdisent également l'enregistrement de réunions vidéo sans le consentement des participants.

En principe, la loi considère la visioconférence comme un substitut à une réunion en direct. Toute personne sans enregistrement vidéo pourrait également y participer.

L'argument de mettre en œuvre la documentation de la visioconférence avec l'enregistrement ne s'applique pas non plus, car la connexion par SMS est également possible dans la visioconférence.

Pour qu'une visioconférence soit enregistrée, les éléments suivants doivent être fournis :

• Un consentement volontaire de toutes les parties concernées, qui est obtenu avant le début de l'enregistrement.
• La forme écrite du consentement ou la documentation du consentement.
• Une explication des participants sur la signification et le but de l'enregistrement.
• Une référence au droit de rétractation du consentement.

Fondamentalement, ni les modérateurs ni les participants ne doivent enregistrer des vidéoconférences sans le consentement des autres vidéoconférences. Ceci ne s'applique pas non plus si l'enregistrement doit être effectué à des fins de simple documentation.

Quel outil est adapté à ma visioconférence ?

Aujourd'hui, cela fait partie de la vie de tous les jours que les visioconférences se tiennent dans les entreprises. Le marché des outils correspondants est vaste, vous pouvez donc rapidement perdre de vue les choses. Les questions suivantes peuvent vous aider à choisir le bon logiciel :

• Combien de personnes en moyenne participent à mes visioconférences ?
• Ai-je "seulement" besoin d'un outil pour les appels vidéo ou l'outil doit-il contenir d'autres fonctions telles que la messagerie, des fonctionnalités de gestion de projet, etc. ?
• Doit-il être possible d'intégrer les rendez-vous pour les visioconférences directement dans le calendrier ?
• Souhaitez-vous que les serveurs de l'outil soient en Allemagne ?
• Existe-t-il un moyen d'enregistrer la réunion ?
• Puis-je créer plusieurs salles de réunion ?
• Est-il possible de participer aux réunions via le navigateur ?
• De combien d'argent ai-je par mois pour l'outil de visioconférence ?
• Est-ce que j'utilise déjà des outils comme G-Suite, Adobe ou Microsoft ?

En pratique, il vaut la peine d'essayer différents outils avant, par exemple, de souscrire un abonnement payant. La plupart des fournisseurs proposent une période d'essai gratuite de 14 jours ou plus. Pendant ce temps, vous pouvez tester les outils de manière approfondie avec différentes visioconférences et vous laisser convaincre des avantages respectifs.

Comme avec les autres logiciels, vous et vos équipes finirez par travailler avec. Les entreprises doivent donc impliquer leurs salariés dans le processus décisionnel afin de trouver ensemble un consensus sur l'outil qui sera finalement utilisé.