Devenez un professionnel Outlook en quelques étapes seulement
Tout le monde connaît des situations dans lesquelles il cherche un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou des coordonnées et ne peut pas le trouver. Surtout dans les moments critiques, la recherche dans un carnet d'adresses avec des notes manuscrites ou un « désordre de papier » peut être éprouvant pour les nerfs. Le stress et l'agitation lors de la recherche de contacts, d'adresses ou de numéros de téléphone appartiennent au passé avec Microsoft Outlook. Outre l'envoi professionnel d'e-mails, Outlook comprend une fonction de contact standard avec laquelle divers carnets d'adresses numériques, listes de contacts et listes de distribution peuvent être gérés.
Vous pouvez ouvrir le carnet d'adresses Outlook en cliquant sur le bouton Carnet d'adresses. On le reconnaît au fait qu'il représente deux personnes. Alternativement, vous pouvez entrer le mot de recherche "carnet d'adresses" dans l'option de recherche dans la zone supérieure d'Outlook. Cela vous amènera également à la zone de stockage de vos contacts.
Microsoft Outlook offre aux utilisateurs diverses fonctions d'importation, de mise à jour et de sauvegarde des contacts. En plus de la possibilité de saisir manuellement les données de contact dans le carnet d'adresses, il existe d'autres options avec lesquelles les contacts peuvent être clairement affichés et archivés.
La fonction de contact dans Outlook en un coup d'œil
Si vous regardez la fonction de contact dans Microsoft Outlook, vous remarquez immédiatement que le logiciel offre plus d'options que de simplement enregistrer ou supprimer des contacts.
Par exemple, vous avez la possibilité de créer vos propres groupes de contacts afin de transmettre des e-mails à un cercle d'amis ou à un groupe de personnes spécifique. L'utilisation de listes de contacts élimine la recherche manuelle et sujette aux erreurs de contacts individuels lorsqu'un message est envoyé à plusieurs personnes. Dans la sous-rubrique « Nouveaux éléments », vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis la fonction de contact, appeler une réunion ou créer une tâche personnelle. Cela fonctionne également sous l'entrée "Communiquer".
Le sous-rubrique « Changer de vue » est également intéressant et pratique. Dans cette zone, vous trouverez plusieurs options pour afficher vos contacts. Par exemple, vous pouvez trouver vos contacts dans :
- Formulaire de liste,
- Comme carte de visite ou
- Personnalisé
affichage pour assurer la clarté. Avec l'option Voir il y a toujours la possibilité :
- Sortir des listes de contacts spécifiques,
- Enregistrer au format PDF ou
- A imprimer.
Surtout dans les affaires et aussi dans le secteur privé, il existe des situations dans lesquelles vous devez transmettre des informations de contact à une autre personne en un clic. Cela fonctionne dans l'entrée « Libérer » via l'élément de menu « Transférer le contact ».
- Comme cartes de visite Outlook ou
- Envoyer en tant que contact Outlook.
Le destinataire peut ensuite transférer les données personnelles reçues vers son carnet d'adresses personnel dans Microsoft Outlook en un seul clic.
Si vous souhaitez partager l'intégralité de votre carnet d'adresses, vous pouvez le faire en cliquant sur l'élément de menu "Partager les contacts".
Microsoft Outlook permet aux utilisateurs d'utiliser conjointement des adresses, des données personnelles et des carnets d'adresses complets dans une équipe, de créer des contacts, de les insérer et de les partager. Ceci est particulièrement intéressant dans les entreprises ou dans les clubs. L'utilisation partagée peut également être avantageuse dans le domaine familial.
Dans l'élément de menu "Catégories", vous pouvez catégoriser vos contacts en couleur avec des boutons clairs ou les marquer comme privés. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche dans les carnets d'adresses pour trouver facilement des contacts individuels par leur nom ou d'autres informations de contact. La fonction de recherche avec différents champs est particulièrement intéressante lorsqu'un grand nombre de contacts sont à gérer.
En résumé, Microsoft Outlook offre de nombreuses options pour organiser et archiver des contacts personnels et partager des contacts avec d'autres.
Dans Microsoft Outlook, vous pouvez gérer différents carnets d'adresses afin d'archiver vos contacts séparément les uns des autres. Ceci est important si, par exemple, vous souhaitez séparer professionnellement les contacts professionnels et personnels. Vous pouvez:
- Un carnet d'adresses standard ou
- Une collection de carnets d'adresses ou de listes d'adresses,
Permet d'enregistrer et d'archiver des noms, des adresses e-mail et d'autres informations. Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange Server, une liste d'adresses globale (GAL) est créée par défaut. Ceci est nécessaire pour que tous les utilisateurs d'Exchange, par exemple dans une entreprise, puissent accéder aux mêmes contacts.
Créer des carnets d'adresses dans Outlook
Si vous souhaitez créer un autre carnet d'adresses numérique en plus des carnets d'adresses existants, cela fonctionne selon les instructions suivantes :
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Dans le menu Fichier, passez au sous-élément Paramètres du compte.
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Sous "Ajouter ou supprimer des comptes ou modifier les paramètres de connexion existants", vous accéderez à une nouvelle section dans laquelle vous pourrez créer un autre carnet d'adresses dans la fenêtre de dialogue.
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Cliquez sur "Nouveau" puis choisissez si vous souhaitez intégrer un autre carnet d'adresses ou un service d'annuaire LDAP. Un annuaire Internet LDAP est un service qui recherche des annuaires sur d'autres serveurs afin de trouver des noms, des contacts ou d'autres informations. Les utilisateurs de Microsoft Exchange ne peuvent pas ajouter un nouveau carnet d'adresses Outlook.
Pourquoi devriez-vous enregistrer des contacts et conserver un carnet d'adresses dans Outlook
Un carnet d'adresses dans Microsoft Outlook peut être comparé à un bloc-notes analogique ou à un annuaire téléphonique avec lequel de nombreuses personnes travaillent encore. Dans ce cadre, de nouvelles adresses sont continuellement saisies, des données mises à jour ou des contacts supprimés à la main. Un carnet d'adresses numérique dans Outlook remplit les mêmes tâches. Il constitue le cadre des contacts et des coordonnées, qui peuvent être affichés dans différents groupes de contacts et dossiers de contacts. Microsoft Outlook développe tout son potentiel lorsque les domaines de programme contacts, calendrier et messages électroniques sont visualisés et utilisés comme une unité indissociable.
Une autre raison pour laquelle les contacts importants doivent être stockés dans Outlook est le courrier indésirable. Outlook a une fonction de courrier indésirable intégrée et filtre les messages indésirables ou le courrier publicitaire. En raison de mots-clés spécifiques dans un message, il est possible que des messages importants qui ne sont pas du spam soient également filtrés. Vous pouvez éviter cela en enregistrant tous les contacts dans le carnet d'adresses. Outlook reconnaît les contacts et les ajoute à la liste des expéditeurs fiables. De cette façon, vous avez la garantie que les messages importants d'amis ou de partenaires commerciaux ne seront pas considérés à tort comme du spam par le système. Si vous avez accidentellement ajouté un contact important à la liste des expéditeurs bloqués, vous pouvez supprimer le blocage en cliquant sur l'onglet « Expéditeurs bloqués ».
Une autre fonction pertinente pour la pratique dans laquelle la fonction de calendrier et la liste des tâches collaborent est la soi-disant resoumission pour les contacts. Cette option vous permet d'ajouter des contacts importants à vos tâches dans Outlook. Par exemple, si vous devez appeler un contact dans trois jours et que vous ne souhaitez pas fixer de rendez-vous dans le calendrier Outlook, vous pouvez également transférer le contact vers votre liste de tâches.
Combien de contacts sont utiles et possibles dans Outlook
Dans un carnet d'adresses analogique, vous pouvez rapidement perdre la trace de vos contacts. Si le carnet d'adresses est trié par lettres, les caractères à haute fréquence tels que B, S, M ou N se remplissent rapidement. La conséquence est que les nouveaux noms et contacts ne peuvent pas être ajoutés clairement et apparaissent dans la marge. Cela ne peut pas se produire avec un carnet d'adresses numérique, car d'innombrables entrées peuvent être gérées dans Microsoft Outlook. Pour cette raison, Microsoft n'impose pas de limite au nombre de contacts pouvant être enregistrés dans Outlook. Quelques centaines ou plusieurs milliers de contacts différents peuvent être enregistrés dans le carnet d'adresses avec toutes leurs coordonnées. Si vous souhaitez gérer beaucoup de contacts, vous devez vous concentrer sur la prudence lors de la création.
Si vous avez un grand nombre de contacts, vous devez ajouter autant de détails que possible à une personne. Cela augmente les chances de trouver la personne ou l'entreprise que vous recherchez lorsque vous recherchez des contacts. Des coordonnées mal renseignées sont contre-productives et entraînent un surcroît de travail.
Conseil: Assurez-vous notamment d'inscrire le prénom et le nom de votre contact dans la bonne colonne. Sinon, il peut être difficile de retrouver le contact lors d'une recherche ultérieure.
Exporter ou importer des contacts ou le carnet d'adresses
L'importation ou l'exportation de contacts individuels ou de carnets d'adresses complets, de listes de distribution et de groupes de contacts est facilement possible dans Outlook. Par exemple, si vous achetez un nouvel ordinateur portable, vous pouvez transférer vos contacts et carnets d'adresses vers un deuxième PC en quelques clics. Il est également possible de partager un carnet d'adresses avec d'autres personnes ou collègues. Ici, il est important de respecter les autorisations et les niveaux d'autorisation.
En plus d'exporter ou d'importer des carnets d'adresses Outlook, que vous pouvez reconnaître par l'extension de fichier .pst, vous pouvez également configurer des carnets d'adresses à partir d'autres applications dans Outlook. Par exemple, vous pouvez facilement ouvrir et lire un ancien compte de messagerie Windows géré sous Windows Vista. Pour ce faire, vous avez besoin du fichier de données de Windows Mail. Ceci est lu avec l'assistant d'importation et d'exportation de Microsoft Outlook. L'assistant d'importation et d'exportation se trouve sous Fichier> Ouvrir et exporter.
Vous avez alors plusieurs options. Ouvrez les anciens fichiers de données Windows Mail avec le troisième champ de sélection « Importer / Exporter.
Supprimer les contacts en double - c'est comme ça que ça marche
Après avoir utilisé Outlook, il est normal que l'un ou l'autre contact soit dupliqué dans Outlook. Cela peut arriver surtout si plusieurs personnes modifient la liste de contacts dans Microsoft Exchange. Il n'est pas difficile de supprimer les doublons du carnet d'adresses, car Outlook dispose d'une fonction de tri étendue dans la liste de contacts. Si vous voulez savoir quels contacts en double sont présents dans votre Outlook, procédez comme suit :
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Dans la zone Contacts Outlook, accédez à l'onglet Affichage.
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Cliquez sur la première entrée de la liste « Changer de vue ».
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Changez la vue de "Personnes" à "Liste" ou "Téléphone".
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Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez alors trier vos contacts selon différents critères et filtrer et supprimer tous les contacts en double.
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Si nécessaire, vous pouvez éventuellement marquer les contacts importants avec lesquels vous communiquez régulièrement comme favoris dans le carnet d'adresses.
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Si vous souhaitez imprimer une liste d'adresses personnalisée, vous devez utiliser une vue personnalisée avec un ordre différent au lieu de la vue standard. De cette façon, vous pouvez trier individuellement tous les champs de contact pertinents et recevoir une impression avec les informations qui sont importantes pour vous. Fondamentalement, il est logique d'imprimer plusieurs contacts et d'utiliser des listes de contacts imprimées en plus des listes d'adresses numériques.
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Vous pouvez supprimer un contact en ouvrant le menu de sélection avec le bouton droit. Dans la zone inférieure de la boîte de dialogue, vous trouverez l'élément de menu "Supprimer".
Tutoriel vidéo : Comment créer et enregistrer un nouveau contact dans Outlook
Créer de nouveaux contacts professionnellement
Si vous souhaitez créer un nouveau contact, cela peut se faire en un clic dans la zone de contact d'Outlook. Cela fonctionne presque de la même manière dans Outlook que dans le carnet d'adresses de Windows Vista ou Windows XP. Pour ce faire, accédez d'abord à Nouveau contact dans le menu Démarrer sous « Nouveau ».
Après avoir cliqué sur "Nouveau contact", une fenêtre s'ouvre avec différentes options de saisie :
Il est logique de remplir le masque de saisie et toutes les options avec les données et informations les plus importantes sur le contact. Par exemple, en plus du nom et de l'adresse, vous pouvez également saisir un site Web ou une adresse de discussion ou créer des notes supplémentaires sur le contact dans le champ de notes. Cela donne une image complète d'une personne. Surtout si le contact est nouveau et inconnu, il est logique d'incorporer autant de détails que possible. Après la saisie, la fenêtre se ferme en haut à droite à l'aide du bouton "Enregistrer et fermer". L'entrée du contact apparaît alors dans le carnet d'adresses standard. Avant de saisir un nouveau contact, vous pouvez définir le carnet d'adresses dans lequel il doit être enregistré. Il est également possible de déplacer un nouveau contact du carnet d'adresses standard vers un sous-dossier ou de l'affecter à un groupe de contacts.
Adopter automatiquement les adresses e-mail comme contacts
Dans les e-mails privés ou professionnels, il est courant de créer en permanence de nouveaux contacts que vous souhaitez transférer dans le carnet d'adresses. Au lieu de transférer laborieusement les coordonnées, par exemple l'adresse e-mail et d'autres données personnelles, vous pouvez automatiquement adopter les adresses e-mail en tant que nouveau contact dans Outlook. Cela se produit automatiquement dès que vous envoyez un message au nouveau contact ou répondez à un e-mail.
Il est également possible de saisir automatiquement tous les destinataires d'un e-mail dans le carnet d'adresses. Cela peut être utile et efficace lorsque vous faites partie d'un message à plusieurs destinataires avec lesquels vous aimeriez communiquer par la suite. Les enregistrer marque les nouveaux contacts comme des destinataires sûrs. De plus, vous pouvez catégoriser les contacts dans un groupe afin de pouvoir écrire au groupe de contacts plus tard en un seul clic.
Contacts en double sur simple pression d'un bouton
La duplication des contacts est également intéressante et pratique. Vous pouvez vous épargner beaucoup de travail en une seule étape. La copie d'enregistrements de données est efficace, entre autres, si vous devez créer de nombreux employés d'une entreprise dans Outlook, où seuls l'extension et le nom diffèrent. Avec les raccourcis clavier Ctrl + C et Ctrl + V, familiers sous Windows, vous pouvez facilement dupliquer les contacts.
Séparez les numéros de fax et les adresses e-mail
Certains utilisateurs décrivent un problème sous Outlook dans lequel lorsqu'ils cliquent sur le champ "À" dans les e-mails, les numéros de fax sont également utilisés en plus des adresses e-mail. Il s'agit d'un tri incorrect dans le logiciel qui peut être nettoyé en quelques clics. Pour ce faire, vous devez empêcher l'affichage des numéros de fax dans la boîte de dialogue "Sélectionner un nom : Contacts".
Connectez Skype et Outlook via un complément
Diverses méthodes de travail modernes sont résumées sous le terme générique de « nouveau travail ». Horaires de travail flexibles, numérisation et communication efficace font partie du New Work. Les appels vidéo sont une option bien connue qui a été fortement fréquentée, surtout depuis la pandémie de corona. Ils offrent la possibilité d'entrer en contact avec des personnes partout dans le monde à faible coût ou gratuitement et immédiatement via Skype, Whatsapp ou Zoom.
Skype, en tant que membre de la famille Microsoft, peut être facilement intégré à Outlook. Avec Skype, il est possible de planifier des appels ou des conférences Skype dans Outlook et d'attribuer le nom Skype individuel à chaque contact. Vous pouvez également utiliser un complément pour connecter le carnet d'adresses dans Outlook et le répertoire téléphonique dans Skype. Cela garantit qu'il n'y a pas de redondance dans les adresses et qu'il existe une base de données uniforme.
Résumé et conclusion sur les contacts Outlook
Il n'est pas difficile d'organiser les contacts dans Microsoft Outlook. Outlook déploie tout son potentiel lorsque les contacts, les e-mails, les tâches et le calendrier sont utilisés comme une unité. Outlook propose, entre autres, un assistant d'importation et d'exportation sophistiqué qui peut être utilisé pour importer des contacts à partir d'anciennes versions ou d'autres programmes. Il est également possible d'exporter ou de partager des contacts, un carnet d'adresses ou des listes de contacts avec d'autres utilisateurs internes ou externes. Les contacts qui sont d'une grande importance peuvent être marqués comme favoris.
La création d'un nouveau contact dans Outlook est possible sans aucun problème grâce à la structure de menu conviviale. Il est important de procéder avec prudence lors de la création de nouvelles adresses et de ne pas confondre les champs pour le prénom et le nom, par exemple. La sauvegarde automatisée des contacts à partir des e-mails entrants et le simple filtrage des contacts en double à l'aide d'une fonction de recherche étendue sont également essentiels et pertinents pour la pratique. Microsoft Outlook avec ses :
- Zone de contact mature,
- De nombreuses options pratiques et
- Sa surface structurée
est une garantie pour les utilisateurs inexpérimentés ainsi que pour les utilisateurs expérimentés de gérer les contacts de manière significative, durable et professionnelle.