Conseils d'experts pour travailler avec Outlook
Microsoft Outlook est l'un des programmes de communication les plus populaires utilisés par des millions de personnes dans le monde chaque jour. Outlook devrait aider, entre autres, à rendre la communication écrite par e-mail plus efficace et professionnelle. Pour ce faire, Outlook dispose de nombreuses fonctions. La fonction de tri est une option indispensable pour le travail quotidien.
Le tri et le classement ciblé des e-mails, des pièces jointes et des informations sont importants à la fois dans Outlook et en général dans la communication bureautique analogique. Les registres et dossiers sont essentiels dans les bureaux, par exemple, pour stocker des documents hors ligne selon des critères compréhensibles. Une structure de dossiers bien pensée et la fonction de tri dans Outlook garantissent également que les informations essentielles et les messages électroniques sont disponibles en quelques clics.
Comment utiliser la fonction de tri dans Outlook
Certains utilisateurs d'Outlook reçoivent des centaines d'e-mails par jour. Avec autant d'informations, il est difficile de garder une trace des choses et de choisir la bonne vue. Il est essentiel de pouvoir afficher les messages automatiquement selon des critères définis. La fonction de tri intégrée de Microsoft Outlook peut vous aider à trier les messages de manière efficace et orientée utilisateur. Vous pouvez utiliser la fonction de tri comme suit :
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Accédez à n'importe quel dossier. Au-dessus des e-mails contenus dans le répertoire, vous trouverez la fonction de tri et de filtrage de Microsoft Outlook.
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Entre autres, vous pouvez filtrer les messages selon les critères suivants :
- Messages lus ou non lus.
- Par priorité.
- Par date de début ou d'échéance.
- Par taille.
- Par sujet.
- Par expéditeur.
- Par type.
- Selon les plantes.
- Par compte.
De plus, vous pouvez déterminer dans la boîte de dialogue "Trier" si l'élément le plus récent ou le plus ancien doit toujours apparaître en haut.
La multitude d'options de sélection, que vous pouvez reconnaître lorsqu'elles sont activées par des coches, vous permet d'organiser spécifiquement le contenu du dossier. De cette façon, vous pouvez voir en un coup d'œil quelles tâches, informations et messages sont importants et doivent être traités. Les paramètres de la fonction de filtrage sont explicites et peuvent être adaptés en quelques secondes.
Comment trier et structurer Outlook - 2 conseils d'experts importants
Outre l'importante fonction de tri de Microsoft Outlook, vous pouvez structurer le programme de communication de manière professionnelle en quelques modifications seulement. Les deux conseils d'experts essentiels peuvent vous aider ici :
Conseil d'expert 1 : créez des dossiers pour stocker les e-mails par sujet
Avec une boîte de réception contenant plusieurs centaines de messages, il est facile de perdre la trace des choses. L'utilisation des fonctions "Trier" et "Rechercher" dans Outlook peut permettre d'afficher plus rapidement les e-mails que vous recherchez. Dans le même temps, les deux fonctions ne sont pas la panacée pour un travail structuré avec Outlook. Afin de construire une structure dans Outlook, il est important de travailler avec un système de dossiers personnels. Les dossiers personnels sont utiles car ils peuvent être utilisés pour trier et stocker les messages électroniques par sujet.
Vous pouvez facilement créer un dossier personnel dans la structure de dossiers de votre boîte aux lettres. Cela fonctionne en cliquant avec le bouton droit dans la zone où le dossier personnel doit être généré. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, sélectionnez "Nouveau dossier" et attribuez un nom. En conséquence, le dossier appartient à votre système de dossiers personnels et apparaît dans votre vue.
Une structure de dossiers bien pensée et un système de dossiers professionnalisent le travail avec Outlook et font partie d'une organisation de bureau tournée vers l'avenir.
Conseil d'expert 2 : catégoriser les e-mails dans Outlook
Vous ne triez pas les messages électroniques dans Microsoft Outlook exclusivement à l'aide de la fonction de tri intégrée. De plus, les catégories peuvent vous aider à classer vos e-mails et à organiser la boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez nommer des catégories en fonction des départements ou des noms de clients ou clarifier le statut de traitement avec une catégorie. Des mots clés comme « fait » ou « paiement dû » sont des paramètres de tri qui vous aident à mieux vous organiser.
Pour créer une nouvelle catégorie, accédez à la zone de menu « Catégories » dans l'onglet « Accueil » et sélectionnez « Toutes les catégories » dans le menu déroulant. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton "Nouveau". Après avoir entré un nom pour votre nouvelle catégorie, confirmez le processus avec OK. Ainsi, vous pouvez diviser vos e-mails en catégories spécifiques et les visualiser plus précisément grâce au code couleur.
La fonction de tri dans Outlook peut aider à organiser les e-mails de manière professionnelle
La fonction de tri dans Microsoft Outlook est un outil important à votre disposition. Il permet de trier et d'afficher individuellement les e-mails dans la boîte de réception ou dans d'autres dossiers. Une sélection de catégories garantit que le tri peut être effectué selon le plan.
De plus, il est judicieux de mettre en place des structures de dossiers compréhensibles afin d'organiser la communication entrante dans Outlook. La fonction catégories dans Outlook est essentielle si vous souhaitez segmenter les e-mails en fonction du domaine. Toutes les options prises ensemble sont efficaces afin de pouvoir trier, stocker et retrouver les e-mails dans Outlook à tout moment.
