Créez votre propre modèle de journal de caisse en quelques étapes seulement
Dans le cadre de la comptabilité, le livre de caisse documente tous les revenus et dépenses qui ont lieu sous forme de paiements en espèces. De cette façon, les entreprises comme les particuliers ont d'abord un aperçu précis de leur propre trésorerie. Les modèles Excel gratuits pour un livre de caisse facilitent la gestion et le calcul des rapports de caisse.
Livre de caisse : les faits importants en un coup d'œil
Ce type de comptabilité est obligatoire pour certains opérateurs économiques, puisqu'ils doivent ensuite transmettre leurs informations à l'administration fiscale. Cela concerne les entrepreneurs qui sont déjà obligés d'établir un bilan. Des exceptions, cependant, sont les indépendants et les petites entreprises qui préparent à la place un EÜR (calcul de l'excédent de revenu), ainsi que tous les hommes et femmes d'affaires qui ne sont pas inscrits au registre du commerce.
Chaque livre de caisse contient les mêmes champs obligatoires. Ceux-ci inclus:
- la date de réservation
- un numéro de document unique (par exemple le numéro de facture)
- un texte de réservation explicatif (qu'est-ce qui a été payé ?)
- le montant net de la comptabilisation en produits ou en charges dans la devise concernée
- le taux de la taxe de vente en pourcentage
- la taxe de vente en tant que montant
- ainsi que le solde, c'est-à-dire le montant final de la caisse enregistreuse
Tenue des comptes par écrit : modèles Excel pour le livre de caisse
L'enregistrement consciencieux du solde de caisse peut parfois prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi il est intéressant de numériser la comptabilité de caisse. Les particuliers non indépendants peuvent le faire sans hésiter. Cependant, les entreprises doivent noter que la comptabilité de caisse ne peut se faire que par écrit ou avec un logiciel approuvé à cet effet, comme par exemple par orgaMax ou Datev est possible.
Les modèles Excel offrent un moyen de garder un aperçu de votre solde de trésorerie. Le livre de caisse peut calculer automatiquement les valeurs documentées à l'aide de fonctions Excel intégrées et les afficher également graphiquement. Les résultats peuvent ensuite être transférés dans le livre de caisse écrit. En cas d'erreur, il est important qu'elle ne soit pas simplement barrée. Au lieu de cela, la correction doit être notée dans une ligne suivante.
En 4 étapes : créez votre propre modèle Excel pour le livre de caisse
Si Microsoft ne fournit pas de modèle Excel approprié pour votre livre de caisse, les utilisateurs peuvent soit adapter un modèle, soit simplement le créer eux-mêmes. En principe, cela ne nécessite pas plus que les champs obligatoires énumérés ci-dessus. En outre, des particularités et des préférences individuelles peuvent également être introduites.
Dans un premier temps, si nécessaire, saisissez le nom de l'entreprise, le mois et l'année correspondante dans les cellules vides. Gardez également une trace du solde d'ouverture.
Saisissez ensuite les en-têtes de colonne suivants dans des cellules vides supplémentaires : Date, numéro de reçu, texte de comptabilisation, revenus ou dépenses, TVA en pourcentage ainsi que le montant et le solde.
Enfin, ajoutez des formules qui calculent automatiquement votre encaisse à chaque nouvelle entrée. Utilisez les formules suivantes pour le calcul
- Solde : = SOMME (revenus + dépenses)
- calculer en continu avec les nouveaux soldes : = SUM (ancien solde + revenus + dépenses)
Via "Démarrer> Formatage conditionnel", vous avez la possibilité de mettre en évidence les valeurs positives et négatives ainsi que les sommes faibles et élevées en couleur. Pour ce faire, utilisez des règles pour mettre en évidence des valeurs numériques ou des ensembles de symboles.
La deuxième formule met automatiquement à jour le solde actuel lorsque vous entrez de nouveaux revenus et dépenses. À la fin d'une période de paie, vous pouvez alors lire le solde résultant et utiliser les résultats à d'autres fins.
Conseil: Par souci de clarté, il est conseillé de saisir les dépenses qui se sont produites sous forme de valeurs négatives dès le départ.
Graphique du solde de trésorerie mensuel
Un autre avantage de l'utilisation de modèles Excel pour un journal de trésorerie est que vous pouvez toujours utiliser des outils Excel pratiques tels que des graphiques. Le programme Excel propose une sélection de diagrammes avec lesquels vous pouvez afficher graphiquement vos finances.
Marquez les valeurs numériques de votre livre de caisse.
Naviguez soit via l'onglet "Insérer > Graphiques" et sélectionnez une colonne, une ligne, un camembert ou un nuage de points pour visualiser vos revenus et dépenses. Ou vous pouvez utiliser la sélection rapide dans Excel et cliquer sur "Insérer> Graphiques" sur "Graphiques recommandés". Excel vous montre alors vos revenus et dépenses ainsi que votre solde final clairement dans un graphique.
Conseils de comptabilité de caisse
Un bon livre de caisse doit non seulement fonctionner automatiquement, mais aussi de manière flexible. Par conséquent, vous pouvez également développer la table qui contient votre journal de caisse. Par exemple, une numérotation chronologique des réservations et les coordonnées du partenaire de transaction (qui a payé ou à qui a été payé ?) crée une transparence supplémentaire dans les finances.
Si vous enregistrez régulièrement votre trésorerie sur des mois et des années, vous pouvez également bénéficier de l'indication d'un solde d'ouverture mensuel. Tout ce que vous avez à faire est de saisir votre solde de trésorerie au début d'une période de facturation. A la fin de cela, vous n'avez qu'à ajouter le solde final afin de déterminer le solde d'ouverture pour la période suivante ou le mois suivant. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble de vos fonds.
Utilisez des modèles de journal de caisse gratuits pour gérer vos finances
Excel n'offre pas une pure alternative à un livre de caisse écrit, mais le logiciel peut être utilisé pour simplifier la comptabilité proprement dite. La création d'une telle table est simple et peut se faire entièrement selon des idées personnelles. Parallèlement, les formules et fonctions contenues dans Excel permettent aux utilisateurs de faire calculer automatiquement leur trésorerie. Ce fait utile peut éviter les erreurs. De plus, les utilisateurs peuvent également utiliser des outils graphiques afin de pouvoir présenter leurs finances visuellement. Avec ce composant, les valeurs saisies peuvent non seulement être visualisées plus clairement, mais également dans leurs relations respectives.
FAQ
Comment tenir un journal de trésorerie dans Excel ?
Les livres de caisse doivent être répertoriés par ordre chronologique et toutes les écritures doivent être saisies individuellement. Utilisez les lignes appropriées de la feuille de calcul pour répertorier les montants dans le bon ordre.
Quelle est la différence entre le livre budgétaire et le livre de caisse ?
Dans le cas du livre budgétaire, seuls les revenus et les dépenses sont notés, tandis que dans le cas du livre de caisse, des informations fiscales et comptables supplémentaires sont saisies.
À quoi ressemble la comptabilité avec plusieurs caisses enregistreuses ?
S'il y a plusieurs caisses enregistreuses, l'une d'entre elles fait office de caisse enregistreuse principale, tandis que toutes les autres sont considérées comme des caisses enregistreuses secondaires. La caisse enregistreuse principale doit être tenue comme un livre de caisse précis. A la fin de la journée ouvrable, les transactions des caisses secondaires sont dûment inscrites dans le livre de caisse de la caisse principale.