Compatibilité Word : 4 trucs et astuces

Vous le faites si les versions d'Office sont incompatibles

Des programmes informatiques pratiques ont considérablement simplifié le monde numérique du travail ainsi que la vie privée. Surtout le programme de traitement de texte Microsoft Word. Le développement régulier de ce logiciel n'apporte pas seulement de nouvelles fonctions pratiques, mais souvent aussi des problèmes de compatibilité. Mais quels sont-ils et comment pouvez-vous les rencontrer ?

1. Compatibilité des versions Word : qu'est-ce que cela signifie ?

L'éditeur de logiciels Microsoft publie régulièrement de nouveaux packages Office. Il s'agit d'un ensemble de logiciels couramment utilisés au bureau. Vous pouvez obtenir des licences pour utiliser la dernière version en achetant les versions mises à jour. Par défaut, un tel package comprend le programme de traitement de texte Word, le logiciel de présentation PowerPoint et le tableur Excel.

Depuis la version originale de Word 2000, Microsoft a publié Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 et 2022-2023. Les innovations signifient que la manipulation est à chaque fois plus facile, mais avec des détails différents. Un autre changement majeur concerne la conversion du format de fichier de Word 2003 à Word 2007 en un format de fichier basé sur XML. XML signifie "Extensible Markup Language" - en allemand, cela signifie quelque chose comme "langage extensible lisible par machine pour la production de texte". En d'autres termes : c'est un langage que Word et votre PC comprennent.

Ces changements ne signifient pas seulement un changement pour l'utilisateur, mais impliquent également des problèmes de compatibilité avec Word. Mais que se passe-t-il exactement lorsque vous ouvrez un fichier Word obsolète ou plus récent et comment les problèmes peuvent-ils être résolus ?

2. Que se passe-t-il lorsque j'ouvre des versions incompatibles de Word ?

Il y a deux raisons pour lesquelles le fichier Word à ouvrir n'est pas compatible avec la version Office installée sur votre PC : Soit vous utilisez une ancienne version de Word sur votre PC, soit le document reçu a été créé dans une version précédente. Les problèmes qui en résultent sont toujours comparables.

Si vous utilisez une ancienne version, vous aurez probablement des difficultés à ouvrir le fichier et certaines fonctionnalités s'afficheront de manière incorrecte ou pas du tout. D'un autre côté, si vous utilisez une version plus récente de Word que l'auteur du document Word, les modifications que vous avez apportées - avec la version plus récente de Word - risquent de ne pas s'afficher ou de s'afficher de manière incorrecte.

Si vous avez l'intention d'échanger des documents avec des collègues ou des amis, nous vous recommandons de les enregistrer dans un format de fichier compatible ou de travailler en mode compatibilité. Cela signifie que le document Word est enregistré dans un format tel qu'il peut être ouvert par différentes versions de programme sans aucun problème.

Problème avec les formats de fichiers : DOC ou DOCX ?

Les plus problématiques sont les nouveaux documents Word qui doivent être ouverts avec les anciennes versions du programme Word 2000, Word XP ou 2003. Parce que toutes les versions antérieures à 2003 sont enregistrées dans un format de fichier optimisé. Au lieu d'un fichier avec l'extension .doc, Word 2007, 2010, 2016 et 2022-2023 créent des fichiers qui se terminent par .docx.

Derrière cela se trouve un changement dans la façon dont un fichier texte est enregistré. Un fichier .docx enregistre les images et le texte, entre autres, sous forme de données XML, puis les compresse, à la manière d'un dossier ZIP.

Word ne décompresse le contenu que lorsque vous ouvrez de tels documents. Cela signifie que moins d'espace de stockage est requis - et l'envoi par e-mail, par exemple, est plus facile. Cependant, si vous avez une ancienne version de Word installée sur votre ordinateur, vous ne pourrez pas ouvrir ce nouveau format et par conséquent vous ne pourrez pas accéder au contenu texte et image.

Différentes fonctionnalités et mise en forme : qu'est-ce qui est ajouté, qu'est-ce qui est perdu ?

De plus, les différentes versions de Word diffèrent en termes de fonctionnalités et de styles. Par exemple, il existe des formats de numérotation étendus depuis Word 2010 et depuis 2016, les utilisateurs peuvent marquer les commentaires dans le document comme terminés.

Si vous utilisez une ancienne version, les incompatibilités ne peuvent être évitées. Votre programme Word interprète mal certains éléments tels que les polices et peut ne pas les afficher du tout. Voici un aperçu du développement ultérieur des fonctionnalités de Word depuis 1997 :

caractéristique	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formules
Polices majeures et mineures
Formats de numérotation étendus
Les commentaires peuvent être marqués comme terminés
Voir les modifications apportées par les co-auteurs en temps réel

Ce n'est qu'une partie des fonctions qui ont été ajoutées de génération en génération Office. Office2022-2023 dispose de nombreux autres paramètres qui permettent une plus grande accessibilité, par exemple.

Cependant, non seulement des options ont été ajoutées, mais des éléments des versions précédentes ont également été perdus. Si vous souhaitez continuer à accéder aux anciennes fonctionnalités et vous habituer progressivement aux nouvelles versions d'Office, il vaut la peine de recourir à des astuces spéciales avec lesquelles vous pouvez éviter les boîtes de dialogue de configuration ennuyeuses.

3. Comment connaître la compatibilité de mon document avec d'autres ?

Afin de s'assurer de la compatibilité d'un document avec d'autres versions de Microsoft Office lors de la rédaction d'un texte, une vérification de compatibilité est recommandée. Surtout, vous obtenez des informations pour savoir si les fonctionnalités utilisées sont prises en charge dans les anciennes versions :

Vous vérifiez la compatibilité en suivant les quatre étapes suivantes :

Cliquez sur l'onglet "Fichier" et sélectionnez le bouton "Informations".

Sélectionnez « Vérifier les problèmes ».

Sélectionnez « Vérifier la compatibilité » dans le menu déroulant et, si nécessaire, recherchez la version Office correspondante sous « Sélectionnez la version à afficher ».

Les problèmes de compatibilité existants sont répertoriés dans la fenêtre "Résumé".

Si des incompatibilités s'affichent ici, vous avez la possibilité de remplacer les fonctionnalités correspondantes par celles qui sont également affichées dans les anciennes versions. Pour être sûr, relancez le test jusqu'à ce que vous obteniez le résultat souhaité.

4. Quelle est la solution si les versions Office sont incompatibles ?

Outre la possibilité de corriger les incompatibilités individuelles, il existe également des solutions plus élégantes pour les fichiers Word compatibles. Même lors de la création de documents, vous pouvez faire attention à la compatibilité avec les versions précédentes. Cependant, il est parfois nécessaire de télécharger un programme supplémentaire.

Pack de compatibilité pour Microsoft Office 2000, XP et 2003

Pour les utilisateurs de Microsoft Office 2000, XP ou 2003, le "Pack de compatibilité" est requis. Comme déjà mentionné, il existe différents formats de fichiers depuis Word 2007. Pour ouvrir les fichiers .docx avec les anciennes versions d'Office, un package supplémentaire est requis.

Il existe des convertisseurs similaires qui vous permettent d'ouvrir d'anciens fichiers Works dans Word. En termes de fonctionnalité, ces applications de conversion sont très similaires. Vous importez un fichier texte et l'obtenez au format cible. Alors que l'ouverture de fichiers texte .docx avec le "Pack de compatibilité" fonctionne de manière fiable, les graphiques et le texte des fichiers .docx s'affichent parfois de manière incorrecte. Cela se produit également lorsque vous enregistrez et modifiez un fichier texte .doc dans Word 2007 ou version ultérieure.

Stockage ciblé au bon format : voici comment ça marche

Avec le « Pack de compatibilité », vous disposez d'un convertisseur qui vous permet d'accéder aux documents .docx. Inversement, si vous utilisez une version plus récente de Word, vous pouvez rencontrer des problèmes pour accéder aux fichiers .doc. Un fichier .doc peut être enregistré au format .docx en quelques clics :

Cliquez sur l'onglet Fichier.

Sélectionnez "Enregistrer sous".

Sélectionnez .docx au lieu du fichier .doc dans le menu déroulant.

Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Créer des documents Word pour les anciennes versions

Si, en revanche, vous n'êtes pas co-auteur, mais créez un document Word et le partagez ensuite avec des utilisateurs de versions logicielles antérieures à 2007, vous avez la possibilité d'établir la compatibilité avant de l'envoyer. Vous pouvez le faire en sélectionnant "Word 97-2003" lors de l'enregistrement. Procédez comme suit étape par étape :

1. Allez dans "Fichier" dans la barre d'état système.

2. Cliquez sur Enregistrer sous".

   

3. Choisissez "Word 97-2003" au lieu de .docx.

   

4. Confirmez votre saisie en cliquant sur "Enregistrer".

Vous avez non seulement le choix parmi les deux formats de fichiers décrits, mais vous pouvez également choisir parmi :

• Document Word (.docx)
• Document XML Word (.xml)
• Document XPS (.xps)
• Document Word 97-2003 (.doc)
• Extension de fichier dans Microsoft Word (.docm)

Cela vous permet de déterminer manuellement dans quel format de fichier vous enregistrez et partagez un document texte dans Word.

Le mode compatibilité : Word se charge pour vous du réglage des fonctionnalités

Cependant, Word a également le mode de compatibilité. Ce mode garantit automatiquement la compatibilité lors de l'ouverture de documents créés dans des versions antérieures de Word. Parce qu'en mode de compatibilité, aucune des fonctionnalités étendues et optimisées n'est disponible lors de l'édition sous la nouvelle version d'Office.

Les personnes qui travaillent ensemble sur un document mais utilisent des versions différentes d'Office n'ont donc accès qu'aux fonctions disponibles même sous la version la plus ancienne concernée. Le format reste également inchangé lors de l'édition d'un document Word avec une autre génération d'Office.

Le mode de compatibilité est généralement affiché dans la barre de titre à droite du titre du document. Une fois activé, vous n'avez plus à vous soucier de savoir si votre fichier Word sera toujours compatible avec les versions des co-auteurs après édition. Word coordonnera les différentes versions de Word pour vous.

Conclusion : Traiter les problèmes de compatibilité avec les bonnes connaissances de base

Avec Microsoft Word, il n'est pas seulement utile de savoir comment personnaliser Word, protéger ses propres documents ou activer des compléments Word. La compatibilité des versions de Word peut également être un obstacle que vous pouvez surmonter avec la connaissance appropriée des étapes pratiques.

Cela facilite l'échange de données avec des collègues ainsi qu'avec des amis qui utilisent différentes versions d'Office. En plus du mode de compatibilité, vous pouvez également utiliser des options de paramétrage manuel dans Word pour gérer indépendamment les fonctionnalités et les formats de fichiers utilisés.

Questions et réponses

Qu'est-ce qu'un problème de compatibilité dans Word ?

Lorsque des personnes - qu'elles soient professionnelles ou privées - travaillent ensemble sur un document texte mais n'utilisent pas la même version de Microsoft Word, des problèmes surviennent avec l'ouverture des fichiers et avec l'affichage approprié des fichiers. Les versions de Word sont :

• Mot 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 et 2022-2023

Quelle est la différence entre les fichiers .doc et .docx dans Word ?

Depuis Word 2007, les fichiers texte ne sont plus enregistrés avec l'abréviation .doc, mais avec l'extension .docx. Derrière cela se trouve un moyen de stockage des informations plus compressé et donc plus compact. Le terme technique est format de fichier.

Comment gérez-vous les problèmes de compatibilité ?

Si les fichiers Word sont incompatibles, cela peut être résolu manuellement à l'aide de diverses options d'enregistrement des formats. Ou vous pouvez laisser la gestion des problèmes d'affichage et d'accès aux fichiers au mode de compatibilité automatique de Word.

Comment fonctionne le mode de compatibilité ?

Le mode de compatibilité de Word désactive toutes les fonctions qui n'étaient pas disponibles dans les anciennes versions. Cela signifie que les utilisateurs ont accès à un fichier Word, y compris toutes les révisions, quelle que soit la génération Office utilisée. Les modèles de style sont également conservés et affichés correctement.