Excel : afficher et masquer les commentaires

Informations utiles et FAQ

Quiconque travaille beaucoup avec Excel a probablement déjà constaté que les tables et les formules inutilisées semblent de plus en plus inaccessibles au bout d'un certain temps. Cela rend difficile la modification du contenu auquel on n'a pas accédé depuis longtemps. En fin de compte, votre propre mémoire des fonctions que vous avez créées vous-même n'est plus assez forte. Pour les étrangers, cela peut devenir très compliqué. Pour cette raison, il peut être intéressant de fournir à vos propres tableaux des commentaires et des notes expliquant à l'avenir de quoi il s'agit exactement.

Insérer des commentaires dans Excel

Cependant, les conseils utiles de l'utilisateur à lui-même n'ont pas besoin d'être écrits dans les cellules réelles du document Excel. Il existe une solution beaucoup plus élégante pour cela : un champ de texte de niveau supérieur peut être créé pour permettre un commentaire qui n'est visible que sur demande.

Copier les commentaires dans d'autres cellules

Si une note déjà écrite doit être utilisée plusieurs fois, il n'est pas nécessaire de la recréer. Au lieu de cela, le contenu d'une cellule existante peut être transféré dans l'espace libre d'une nouvelle cellule. Cette commande Excel peut être insérée rapidement en quelques clics de souris et de clavier.

Si vous copiez régulièrement les mêmes commentaires, vous pouvez faire la même chose à grande échelle.

Mettre en forme et surligner les commentaires dans Excel

Comme toutes les autres valeurs, les commentaires saisis peuvent être modifiés dans leur apparence dans un tableau Excel. Par conséquent, non seulement la police et la taille de la note respective peuvent être ajustées, mais également le choix de la couleur utilisée. Ces possibilités peuvent également être utilisées en même temps. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez que certains commentaires se démarquent plus que d'autres.

Combiner la valeur de date et le commentaire de texte dans une cellule

Grâce à l'opérateur « & », deux entrées distinctes peuvent être liées entre elles. Cependant, cela ne s'applique pas à la fusion de dates et de contenu textuel. Parce que cela a généralement pour conséquence que des séquences de chiffres incompréhensibles sont reproduites. Ce problème peut être facilement résolu à l'aide d'une formule.

Comment afficher tous les commentaires dans Excel pour un aperçu

Voici comment obtenir un aperçu de tous les commentaires dans un tableau :

Dans Excel 2003, cliquez sur l'une des barres d'outils visibles avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui apparaît, appelez la commande REVISION. Dans la barre d'outils qui s'affiche alors, vous trouverez l'icône AFFICHER TOUS LES COMMENTAIRES. Si vous cliquez sur le bouton, tous les commentaires seront affichés dans votre tableau. Cliquez à nouveau sur le bouton pour masquer les commentaires.

Dans Excel 2007 ou version ultérieure, appelez l'onglet RÉVISION du ruban pour utiliser le bouton. Dans le groupe COMMENTAIRES, Excel affiche le bouton AFFICHER TOUS LES COMMENTAIRES.

Toujours afficher les commentaires dans Excel

Par défaut, les notes personnelles ne sont affichées dans le document Excel que si elles sont activées avec le bouton de la souris. Cependant, ce réglage de base n'est pas indispensable. Une commande peut être utilisée pour définir un commentaire à afficher en permanence.

Comment masquer complètement les commentaires dans les listes Excel

Si vous souhaitez conserver les commentaires dans votre classeur sans qu'Excel affiche les notes de commentaires, procédez comme suit :

1. Dans Excel jusqu'à la version 2003 incluse, appelez la commande OUTILS - OPTIONS. Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office en haut à gauche, puis cliquez sur le bouton OPTIONS EXCEL. Dans Excel 2010, accédez au menu FICHIER, puis cliquez sur OPTIONS EXCEL.
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, passez à l'onglet VIEW (Excel 2007/2010 : ADVANCED).
3. Activez l'option PAS DE COMMENTAIRES ET D'INDICATEURS.

Après avoir confirmé avec le bouton OK, les commentaires ne sont plus affichés dans la feuille de calcul. Même si vous cliquez sur une cellule avec un commentaire, le commentaire n'est plus visible.

Les commentaires ne seront à nouveau visibles que si vous désactivez à nouveau l'option Excel PAS DE COMMENTAIRES ET D'INDICATEURS.

Au lieu de masquer tous les commentaires, vous pouvez simplement les masquer dans les formules. Seules les personnes autorisées ont accès à vos commentaires.

Masquer les commentaires dans une formule

Si vous masquez vos commentaires dans des formules Excel et protégez le tableau, seules les personnes autorisées y auront accès. Pour ce faire, procédez comme suit :

Pour ajouter un commentaire à une formule, utilisez la fonction N. Ceci n'est en fait nécessaire que pour des raisons de compatibilité avec d'autres programmes, mais a l'avantage de retourner toujours la valeur 0 pour le texte.

Donc, si vous ajoutez votre commentaire comme argument de la fonction N à votre formule actuelle, rien ne change dans le résultat. Le commentaire est alors visible dans la ligne d'édition.

La formule suivante ajoute les cellules A1 à A15 et contient le texte « Commentaire » :

= SOMME (A1 : A15) + N ("Commentaire")

La figure suivante montre l'utilisation de cette formule dans un exemple de tableau :

Si le résultat d'une formule est du texte et non un nombre, un commentaire avec la fonction N ne fonctionnera pas. Ensuite, vous pouvez utiliser l'une des fonctions de texte - par exemple DROITE.

Le résultat de la formule suivante est le texte « OK » ou une cellule vide et est fourni avec le texte « Commentaire » :

= SI (D1> 500; "OK"; "") & DROIT ("Commentaire"; 0)

La figure suivante montre l'utilisation de cette formule dans un exemple de tableau :

Vous devez maintenant masquer la formule dans toutes les cellules qui contiennent un commentaire dans la formule. Pour cela, sélectionnez la commande "Cellules" dans le menu "Format". Activez l'onglet "Protection" dans la boîte de dialogue qui apparaît. Cliquez ensuite sur les options "Verrouillé" et "Caché". Confirmez-le avec "OK".

Si vous protégez maintenant la feuille, les formules ne sont plus visibles. Pour cela, appelez la commande "Protection" du menu "Outils" et la commande "Protéger la feuille" du sous-menu. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez les options souhaitées et validez par "OK".

Le mérite des commentaires

Les commentaires offrent aux utilisateurs d'Excel une option pratique pour écrire des notes et des remarques dans leur travail, qui peuvent ensuite expliquer à eux-mêmes et aux autres utilisateurs comment un tableau est réellement structuré et ce qui reste à faire. L'application est extrêmement conviviale, c'est pourquoi toute préférence peut être prise en compte lors de la rédaction d'un commentaire. Grâce à ces trucs & astuces, cela ne sera plus un problème pour vous.

Foire aux questions sur les commentaires Excel

Comment la mise en forme est-elle supprimée des commentaires ?

Les modifications apportées à un commentaire Excel peuvent être réinitialisées à tout moment. L'option dont vous avez besoin pour cela se trouve dans le ruban de l'onglet "Accueil". Sous « Styles », vous trouverez le bouton « Formatage conditionnel ». En cliquant dessus, une autre fenêtre s'ouvre pour « Supprimer les règles ». Ci-dessous, vous pouvez spécifier si vous souhaitez réinitialiser la mise en forme d'un commentaire sélectionné ou de tous les commentaires. Confirmez votre sélection en cliquant sur le bouton de la souris.

Comment les commentaires sont-ils à nouveau supprimés ?

Les commentaires peuvent tout aussi bien être créés et supprimés dans une feuille de calcul dans Excel. Pour cela, cliquez sur la cellule commentée avec le bouton droit de la souris. La nouvelle option « Supprimer un commentaire » apparaît alors sous l'option déjà connue pour « Insérer un commentaire ». Cliquer sur ce bouton supprime le commentaire.

Comment supprimer tous les commentaires en même temps ?

Sélectionnez d'abord la zone à supprimer. L'ensemble du contenu de la feuille de calcul peut être sélectionné avec la combinaison de touches Ctrl + A. D'autres feuilles peuvent être sélectionnées à ce stade, ce qui supprime finalement tous les commentaires de l'ensemble du classeur.

Ensuite, ouvrez l'onglet « Accueil », où vous trouverez un autre bouton pour « Modifier ». Il y a la possibilité de "supprimer". En cliquant sur la zone, l'option « supprimer les commentaires » apparaît. Comme vous avez déjà défini la zone à supprimer, chaque commentaire concerné est supprimé après validation avec le bouton de la souris.