Conseils et instructions pour l'utilisation de la fonction de recherche d'Outlook
Si vous utilisez Microsoft Outlook de manière intensive, d'innombrables e-mails se rassemblent au fil des semaines, des mois ou des années et sont stockés dans divers dossiers et sous-dossiers du programme. Avec ce flot de données, il peut arriver que vous perdiez la trace des choses. Dans un tel cas, des documents et informations importants s'enfoncent dans les profondeurs du disque dur et ne peuvent plus être retrouvés.
Microsoft Outlook dispose d'une fonction de recherche étendue pour que cela ne se produise pas et, malgré la masse de données, toutes les informations peuvent être consultées et visualisées en quelques clics. Cela permet aux utilisateurs de rechercher plus facilement et spécifiquement des e-mails et leur contenu.
Utiliser la recherche instantanée d'Outlook
Une fonction essentielle pour rechercher des mots-clés individuels ou des messages électroniques est la recherche instantanée dans Outlook. Dans la version actuelle d'Outlook2022-2023 ou Outlook 365, elle est toujours affichée dans la barre de fonctions supérieure.
Le constructeur Microsoft a amélioré sa fonction de recherche dans Outlook au printemps 2022-2023 avec une mise à jour fonctionnelle et a intégré de nombreuses nouvelles options.
En plus de la nouvelle position globale dans la barre d'outils supérieure, Outlook vous propose :
- Termes de recherche avant,
- Affiche les meilleurs résultats et
- Offre diverses options de filtrage.
Les nouveautés les plus importantes de la fonction de recherche Outlook :
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Recherches suggérées |
Pendant que vous saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche, Outlook fait des suggestions de mots-clés appropriés |
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Meilleurs résultats |
Les résultats de recherche les plus importants sont triés et affichés en haut. Cette fonction rend la recherche plus efficace et plus rapide |
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Termes de recherche récemment utilisés |
Avec cette fonction, vous pouvez afficher et utiliser vos paramètres de recherche précédents en un seul clic |
Vous pouvez appeler la recherche instantanée avec la combinaison de touches CTRL + E ou utiliser le champ de recherche globale pour saisir les paramètres de recherche souhaités :
Dans les anciennes versions d'Outlook, il était nécessaire d'étendre la zone de dossier avec le paramètre "Navigation compacte". Cela fonctionne très bien avec le bouton "Réduire / Développer".
Après avoir appelé la recherche avec CTRL + E ou via le champ de recherche, vous disposez de différentes options pour rechercher des fichiers, des dossiers ou des mots de recherche spécifiques.
Sélectionnez différentes sources à rechercher - voici comment cela fonctionne
La recherche est prédéfinie dans la boîte aux lettres actuelle, par exemple votre compte Exchange. Vous pouvez également spécifier qu'Outlook ne stocke pas seulement votre terme de recherche dans la boîte aux lettres actuelle, mais plutôt :
- Dans le dossier courant,
- Dans une boîte aux lettres subordonnée,
- Dans toutes les boîtes aux lettres ou
- Dans tous les éléments Outlook, par exemple aussi dans le calendrier
cherche.
Après avoir activé la recherche instantanée, un nouvel onglet s'ouvrira dans Microsoft Outlook. Dans l'onglet "Rechercher", vous disposez d'autres options conviviales pour restreindre la recherche d'un document ou d'un terme spécifique.
Exemple: Si vous recherchez un message électronique que vous avez marqué comme IMPORTANT et qui contient une ou plusieurs pièces jointes et se trouve dans la boîte aux lettres actuelle, vous n'êtes pas obligé de laisser Outlook effectuer une recherche globale dans tous les messages, entrées de calendrier et tâches. En saisissant les critères de recherche, Outlook recherche l'e-mail souhaité plus efficacement et plus rapidement.
Il suffit de marquer les paramètres pertinents. Ceux-ci sont ensuite affichés sur un fond sombre et affichés sous forme de texte dans le champ de recherche. Sous l'onglet, vous pouvez voir tous les messages pertinents pour les paramètres sélectionnés et vous trouverez rapidement ce que vous recherchez.
Utilisez les outils de recherche pour des recherches approfondies
Vous recherchez un message précis et ne le trouvez pas tout de suite, malgré la fonction de recherche professionnelle d'Outlook ? Dans ce cas, il peut être utile d'inclure les outils de recherche dans l'onglet "Rechercher".
Vous y trouverez diverses autres options pour rechercher des mots-clés ou des actualités et pour affiner votre recherche.
Avec la recherche avancée, vous pouvez, par exemple, spécifier les champs dans lesquels un terme de recherche doit être interrogé. Vous pouvez également saisir qui était le destinataire ou l'expéditeur du message. Vous avez également accès aux options d'Outlook et pouvez apporter des modifications fondamentales à la façon dont vous recherchez dans cette zone de menu.
Conseil: À l'aide de l'onglet « Démarrer » et de la zone de menu « Rechercher », vous pouvez facilement rechercher des contacts dans votre carnet d'adresses sans quitter la zone de concept pour les e-mails. Pour ce faire, saisissez le terme de recherche pertinent dans le champ de recherche « Rechercher des personnes ».
Résumé : La fonction de recherche dans Outlook est efficace et orientée vers les objectifs
La fonction de recherche de Microsoft Outlook vous offre un large éventail d'options pour rechercher des dossiers, des e-mails ou des termes de recherche individuels dans votre boîte aux lettres. Le moyen le plus simple d'ouvrir la recherche est d'utiliser la combinaison de touches CTRL + E. Selon vos besoins, la fonction de recherche vous offre la possibilité de rechercher en détail des mots-clés et des e-mails et de spécifier des destinataires ou des périodes spécifiques.
