Compléments et modules Outlook : fonctions avec instructions vidéo

Vous devez connaître ces informations sur les compléments Outlook !

Microsoft Outlook possède de nombreuses fonctions et fonctionnalités par défaut. Après avoir installé et saisi la clé de licence, les utilisateurs apprécient, entre autres, les possibilités de la fonction e-mail professionnelle, les possibilités de changer le client et l'adresse e-mail ou d'utiliser la fonction carnet d'adresses et calendrier.

De plus, Outlook et ses programmes frères Word, Excel et PowerPoint et Microsoft Office sont globalement appréciés car ils peuvent être efficacement mis en réseau les uns avec les autres. En plus de la possibilité de modifier les paramètres et les options individuellement, Outlook impressionne par une vaste gamme de fonctions. Dans le même temps, il est évident qu'il existe des défis et des tâches individuels dans l'environnement professionnel ou privé qui ne peuvent pas être résolus avec les outils embarqués de Microsoft Outlook. Dans ce cas, des compléments et des modules sont utilisés pour améliorer spécifiquement Outlook.

Info:

Les compléments sont des macros ou des applications logicielles prêtes à l'emploi et certifiées Microsoft qui fonctionnent comme des extensions dans Office. Ils offrent la valeur ajoutée souhaitée et accompagnent les utilisateurs dans un traitement plus ciblé ou plus efficace des tâches ou dans la professionnalisation de la gestion des e-mails.

Du point de vue de l'utilisateur, il est logique d'intégrer des compléments testés et utiles dans Outlook. Étant donné que les performances d'Outlook sont ralenties à chaque intégration d'un complément, il convient d'examiner attentivement avant le téléchargement si le module est utile et opportun.

Intégration de compléments et de modules dans Outlook - ce sont vos options

Si vous souhaitez intégrer un complément dans votre Outlook personnel, vous avez généralement deux options :

1. Téléchargez le complément à partir d'Internet et intégrez-le dans Outlook après l'installation.
2. Recherchez et installez des compléments via l'élément de menu « Addins » dans l'onglet « Démarrer ».

Recherchez un complément sur Internet et téléchargez-le - vous devez faire attention à cela

Les compléments peuvent être utiles et aider les utilisateurs à travailler plus efficacement avec Outlook ou à rédiger un e-mail plus rapidement et de manière plus professionnelle. Chaque complément est également conçu pour communiquer avec des serveurs ou des programmes externes et pour traiter les données d'Outlook. Pour cette raison, en chargeant un complément, vous acceptez les conditions de protection des données et de licence d'Outlook et du fabricant du complément.

Un outil largement utilisé et recommandé, notamment dans le cadre de la pandémie de coronavirus, est le logiciel de visioconférence Zoom. Zoom propose aux utilisateurs de télécharger un complément pour planifier et démarrer des réunions instantanées à partir d'Outlook. Le complément Outlook de Zoom aide également les utilisateurs à planifier des réunions. Pour intégrer un complément, tel que Zoom, dans Outlook, procédez comme suit :

1. Accédez à la page cible à partir de laquelle vous pouvez charger l'utilitaire.

   

2. Après avoir téléchargé le module, installez-le comme indiqué par le fabricant.

3. Après avoir redémarré Outlook, vous trouverez le nouveau complément Zoom dans l'onglet "Démarrer" et vous pouvez le démarrer et l'utiliser individuellement. Par exemple, vous avez la possibilité de planifier une nouvelle réunion et d'envoyer les données d'accès directement à tous les participants par e-mail. Avec l'élément de menu « Démarrer une réunion instantanée », vous pouvez démarrer une nouvelle réunion Zoom directement à partir de Microsoft Outlook.

   

Le téléchargement et l'intégration de tous les compléments Outlook équivalent à l'installation du plug-in Zoom.

Recherchez et installez des compléments via l'élément de menu du même nom "Addins" dans Outlook

Vous pouvez également sélectionner et ajouter des compléments dans Outlook à partir du menu Démarrer d'Outlook. Dans l'onglet « Démarrer », vous trouverez la fonction correspondante dans le champ de sélection « Add-ins ».

Si le menu de sélection « Obtenir des compléments » ne s'affiche pas dans votre barre de démarrage, vous pouvez également accéder à la barre de recherche et y entrer les paramètres de recherche. Ajouter saisir. Dans ce cas, vous verrez également le menu de sélection « Rechercher des compléments », qui vous mènera à la boîte de dialogue de sélection.

En cliquant sur le bouton "Rechercher des compléments" ou "Récupérer des compléments", une fenêtre de sélection s'ouvre dans laquelle vous pouvez trouver des suggestions de compléments dans une liste ou rechercher des extensions utiles. Un fournisseur bien connu de compléments externes est, par exemple, la société Mapilab.

Microsoft fait la distinction dans la fenêtre des options

1. Compléments et
2. Connecteurs.

La différence entre un complément et un connecteur est compréhensible. Le nom est attribué en fonction du sens de communication entre un module externe et Outlook. Un complément permet à Outlook d'envoyer des informations à une autre application. A l'inverse, un connecteur permet à une autre application d'envoyer des données ou des informations à Outlook.

Les compléments bien connus pour Outlook sont, par exemple, les modules Evernote dans le domaine de la communication ou Salesforce en tant que logiciel CRM professionnel. Dropbox et PayPal peuvent également être intégrés à Outlook en tant que compléments.

Les connecteurs recommandés et populaires pour Outlook sont, par exemple, l'application Internet reconnue Mailchimp, qui est utilisée pour l'automatisation du marketing et le marketing par e-mail. Le bien connu Google Analytics - un module qui enregistre les visiteurs des pages Internet et évalue leur durée de séjour - peut également être intégré.

Autres compléments, modules et outils orientés vers la pratique pour un travail plus efficace avec Outlook

Avec les paramètres de démarrage intégrés à Windows, Outlook offre des options pratiques pour une communication individuelle. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'Outlook démarre un autre module spécifique au lieu de la zone de messagerie. Les utilisateurs qui travaillent fréquemment avec la liste de contacts peuvent, par défaut, l'utiliser en premier.

Les utilisateurs qui reçoivent de nombreux messages de spam contenant des logiciels malveillants ou qui doivent généralement gérer fréquemment les pièces jointes des e-mails peuvent également utiliser des outils externes. Les programmes qui enregistrent et gèrent automatiquement les pièces jointes des e-mails entrants peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Si une pièce jointe est suspectée d'être infectée par un virus, un logiciel antivirus spécial peut explicitement vérifier le fichier dans la boîte aux lettres avant de l'ouvrir.

Enregistrez les contacts et rendez compatible avec le réseau Outlook

Des milliers de nouvelles adresses sont collectées dans de nombreuses entreprises via le marketing et les promotions. Le traitement manuel de chaque adresse est coûteux et prend du temps. Une alternative est un logiciel qui extrait automatiquement les adresses des e-mails. Le complément en langue allemande offre une valeur ajoutée similaire Contact Maker, qui simplifie la création de nouveaux contacts à partir d'e-mails. D'un simple clic de souris, vous pouvez, par exemple, créer un nouveau contact à partir d'une signature électronique ou à partir des données du presse-papiers de Windows.

Si vous recevez trop d'e-mails par jour et que vous vous sentez dérangé par les messages entrants constants, vous pouvez utiliser l'extension Outlook gratuite "Priorité des e-mails" insérer. Il étend la version 2007 d'Outlook avec un bouton "Ne pas déranger", que vous pouvez utiliser pour bloquer temporairement la réception des e-mails. Vous pouvez obtenir un effet similaire avec la fonction "Réponses automatiques" intégrée dans Outlook.

Les entreprises qui souhaitent se passer de Microsoft Exchange dans le réseau ont toujours la possibilité de travailler ensemble.

Tutoriel vidéo : Comment gérer, activer et désactiver les compléments dans Outlook

Bloquer les compléments ou empêcher temporairement leur exécution

En raison de leur taille individuelle, les compléments peuvent retarder considérablement le démarrage d'Outlook ou entraîner des plantages et des problèmes d'intégrité du système sur des ordinateurs plus anciens. Si tel est le cas, des mesures doivent être prises. Une option essentielle en cas de démarrage retardé ou de messages d'erreur consiste à bloquer temporairement les compléments ou à empêcher leur exécution.

La désactivation ou la suppression peut se faire dans les options d'Outlook en passant dans l'onglet "Fichier" en cliquant sur le ruban du menu.

Activez ou désactivez les add-ins en cliquant sur le bouton « Go » dans la partie inférieure de la fenêtre de sélection « Manage / COM Add-ins ».

Dans la fenêtre suivante, tous les compléments installés peuvent être activés ou désactivés en cliquant sur la case à cocher.

Compléments et modules : extensions utiles à Outlook

Microsoft Outlook dispose d'un grand nombre de fonctions et d'options axées sur la pratique pour effectuer des tâches de manière professionnelle et efficace. Malgré l'immense gamme de fonctions, il existe des tâches et des défis spécifiques qui peuvent être gérés mieux ou plus rapidement par des programmes externes.

Dans ce cas, les compléments et les modules qui ajoutent des fonctions au programme principal avec des extensions utiles sont utiles et recommandables. Les compléments améliorent la communication, intégrez des programmes externes dans Outlook ou reliez CRM à Outlook. Après avoir installé Outlook et entré la clé de licence valide, les utilisateurs peuvent installer des compléments et des modules de différentes manières :

• Via un téléchargement externe du complément et une installation. Le complément ou le module apparaît après un redémarrage dans Outlook.
• En cliquant sur le bouton "Obtenir des compléments" dans le menu Démarrer d'Outlook. Vous pouvez ensuite installer des compléments, des modules ou des connecteurs appropriés.

Les compléments peuvent également être utilisés dans d'autres programmes Microsoft Office pour compléter les fonctions intégrées. Étant donné que chaque complément retarde le processus de démarrage d'Outlook, il est important de ne charger que des compléments judicieux et pratiques, par exemple à partir des suggestions faites par Outlook. Toute personne procédant ainsi en tant qu'utilisateur ajoutera des fonctions spécifiques à Outlook et utilisera le logiciel comme un centre de communication individuel et en réseau.