Demandes de réunion dans Outlook : voici comment procéder !

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Demandes de réunion Outlook

Dans le milieu professionnel, il est courant d'envoyer des demandes de rendez-vous via Outlook. Pendant la pandémie de corona et l'augmentation associée des vidéoconférences, les demandes de réunion ont considérablement augmenté. Chaque demande de rendez-vous des clients, des collègues ou dans l'environnement personnel doit être répondue. En plus du travail quotidien, cela peut prendre beaucoup de temps et provoquer des erreurs. Si vous recevez fréquemment des demandes de réunion, il est efficace d'automatiser la réponse.

Vous pouvez utiliser cette procédure pour rejeter automatiquement les demandes si elles chevauchent d'autres rendez-vous de votre calendrier. Inversement, vous pouvez accepter automatiquement les demandes de renseignements, à condition que la date respective soit encore libre. Si des rendez-vous plus importants entrent en conflit avec le rendez-vous convenu, vous pouvez reporter ou annuler le rendez-vous automatiquement convenu à tout moment.

Les utilisateurs d'Outlook 2010 sans boîte aux lettres Exchange ont moins d'options en matière d'acceptation et de rejet automatiques des demandes de réunion que les utilisateurs des versions antérieures. Si vous n'utilisez pas Exchange, vous pouvez uniquement spécifier que toutes les demandes recevront une réponse automatique (rejet en cas de chevauchement, sinon acceptation générale). Avec Microsoft Exchange, vous avez plus d'options.

Répondre aux demandes de réunion automatiques à partir d'Outlook 2010

Accédez aux options de courrier électronique. Cela fonctionne en allant dans Fichier> Options> E-mail. Dans la section « Historique », activez l'option « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages ».
Si vous n'utilisez pas Microsoft Exchange, fermez la boîte de dialogue des options. Si vous utilisez Microsoft Exchange, ouvrez l'onglet "Calendrier" à l'étape suivante.
Accédez à « Planification des ressources » dans Microsoft Outlook 2010 ou à « Acceptation/rejet automatique » dans Outlook 2013/2016 et Outlook 365. »
Activez l'option "Rejeter automatiquement les demandes de réunion qui chevauchent des rendez-vous ou des réunions existants". Si vous êtes autorisé à participer à des réunions à des dates libres, activez l'option « Accepter automatiquement les demandes de réunion et supprimer les réunions annulées ».
Fermez les boîtes de dialogue. Désormais, les demandes de rendez-vous seront automatiquement acceptées ou rejetées par Outlook.

Info: Les utilisateurs d'Outlook 2003 et Outlook 2007 peuvent accéder aux paramètres d'acceptation ou de rejet automatique des demandes de réunion via le chemin de fichier suivant : Extras > Options > Options du calendrier > Planification des ressources.