Vous n'avez pas forcément besoin d'un logiciel de synchronisation si vous souhaitez tenir à jour vos e-mails sur deux ou plusieurs PC. Il vous suffit de faire attention aux paramètres du compte et de configurer une ou deux règles avec l'assistant de règle.
Comme vous le savez, vous pouvez utiliser plusieurs PC pour accéder à votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie, par exemple chez GMX ou Web.de, et pour consulter vos e-mails. Il est même possible d'utiliser différents programmes de messagerie sur les ordinateurs - en plus d'Outlook au bureau, par exemple, Windows Mail sur le PC privé ou même le programme de messagerie sur un Mac. mail - Protocole que vous utilisez pour vérifier votre messagerie : POP3 ou IMAP.
Avec les comptes de messagerie gratuits avec GMX, Web.de, Google, etc., vous êtes réglé sur le protocole POP3, avec les fournisseurs de services de messagerie payants, vous avez souvent le choix entre POP3 et IMAP. POP3 remonte à l'époque où l'espace de stockage sur les serveurs était limité et donc précieux. C'est pourquoi les programmes de messagerie tels que Outlook sont prédéfinis de manière à supprimer les e-mails du serveur dès que vous les avez récupérés via POP3 et les avez enregistrés sur le PC.
De cette façon, vous ne pouvez récupérer chaque e-mail qu'une seule fois. Cependant, cela peut être évité si vous modifiez les paramètres de vos comptes de messagerie et demandez à Outlook sur chacun de vos PC de ne pas supprimer les e-mails du serveur de messagerie une fois qu'ils ont été récupérés.
Vous pouvez lire comment procéder dans la section suivante. Le protocole IMAP présente l'avantage que les e-mails restent dans tous les cas sur le serveur de messagerie - quelle que soit la fréquence à laquelle vous y accédez et quels que soient les paramètres de compte dans votre Outlook. Ce n'est que lorsque vous supprimez explicitement les e-mails du serveur de messagerie avec Outlook qu'ils n'y existent plus.
Empêcher la suppression des e-mails de POP3
Si vous (devez) utiliser POP3 comme protocole de transmission, mais que vous souhaitez consulter les e-mails avec deux ou plusieurs PC, procédez comme suit :
- Appelez la commande EXTRAS >> COMPTES EMAIL ou EXTRAS >> PARAMÈTRES DU COMPTE dans Outlook sur votre PC (par exemple au bureau).
- Dans Outlook 2003 ou une version antérieure, spécifiez que vous souhaitez AFFICHER OU MODIFIER LES COMPTES DE COURRIEL EXISTANTS et cliquez sur SUIVANT. Dans Outlook 2007, passez à l'étape 3.
- Sélectionnez votre compte de messagerie et cliquez sur MODIFIER.
- Cliquez sur PLUS DE PARAMÈTRES.
- Dans l'onglet AVANCÉ, activez l'option LAISSER TOUS LES MESSAGES SUR LE SERVEUR.
- Pour que la boîte aux lettres sur le serveur de messagerie ne déborde pas, activez l'option SUPPRIMER DU SERVEUR APRÈS … JOURS et entrez une période de temps adaptée.
- Fermez la boîte de dialogue et cliquez sur SUIVANT pour revenir à la boîte de dialogue de l'étape 3.
- Si vous avez configuré d'autres comptes de messagerie dans Outlook et que vous souhaitez les interroger avec un autre PC, répétez les étapes 3 à 7 pour ces comptes.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur FINIR.
- Répétez les étapes 1 à 9 sur le deuxième PC (par exemple à la maison).
Si vous utilisez Windows Mail ou Outlook Express au lieu d'Outlook sur votre PC à la maison, modifiez les paramètres du compte dans votre programme de messagerie privé comme suit :
Appelez la commande EXTRAS >> COMPTES. Sélectionnez votre compte et cliquez sur PROPRIÉTÉS. Dans l'onglet AVANCÉ, activez l'option LAISSER TOUS LES MESSAGES SUR LE SERVEUR. Saisissez le nombre de jours après lequel les copies doivent être supprimées du serveur.
Copies des courriels envoyés
De la manière décrite, vous vous assurez de recevoir les e-mails reçus sur les deux PC. Si vous souhaitez également des copies de tous les e-mails sur les deux PC que vous avez envoyés sur l'un des deux PC, alors envoyez une copie de cet e-mail à votre propre adresse. Vous pouvez automatiser cela avec une règle :
- Ouvrez le module de messagerie.
- Appelez la commande EXTRAS >> RÈGLES ET NOTIFICATIONS (Outlook à partir de 2003) ou EXTRAS >> ASSISTANT RÈGLE (versions antérieures d'Outlook).
- Dans l'onglet RÈGLES D'E-MAIL, cliquez sur NOUVELLE RÈGLE (ou NOUVELLE dans Outlook avant la version 2003) et sélectionnez CRÉER UNE RÈGLE SANS MODÈLE.
- Sélectionnez VÉRIFIER LES MESSAGES APRÈS L'ENVOI, puis cliquez sur SUIVANT.
- Activez l'option UNIQUEMENT SUR CET ORDINATEUR dans la fenêtre supérieure et cliquez sur SUIVANT.
- Activez maintenant dans la fenêtre supérieure COPIER CECI VERS UNE PERSONNE / LISTE DE DISTRIBUTION (Cc).
- Dans la fenêtre inférieure, cliquez sur la LISTE DE DISTRIBUTION / UNE PERSONNE soulignée en bleu. Sélectionnez votre adresse e-mail.
- Allumez également NE PAS APPLIQUER D'AUTRES RÈGLES. Cliquez sur Terminer.
- Fermez la boîte de dialogue avec OK. Outlook continue de créer automatiquement des copies de tous les e-mails envoyés dans le dossier « Éléments envoyés ». Si vous souhaitez éviter que cela ne se reproduise à l'avenir, appelez la commande EXTRAS >> OPTIONS >> OPTIONS E-MAIL et désactivez l'option ENREGISTRER LES COPIES DES MESSAGES DANS LE DOSSIER « OBJETS ENVOYÉS ».