Personnaliser Outlook - conseils et paramètres

Vous pouvez utiliser ces conseils pour personnaliser votre Outlook

En tant qu'utilisateur de logiciel, il est essentiel d'effectuer des réglages personnels et de personnaliser en permanence un programme. Cela s'applique à Microsoft Outlook ainsi qu'à d'autres applications qui sont utilisées régulièrement dans un cadre professionnel ou privé.

Des paramètres spécifiques dans Outlook sont importants afin de pouvoir voir à tout moment qui a écrit un e-mail et à partir de quel appareil il a été envoyé. De plus, chaque utilisateur d'Outlook souhaite pouvoir utiliser le programme de manière efficace et fonctionnelle.

La personnalisation de base de la version de bureau de Microsoft Outlook commence avec l'installation. Un compte Microsoft est requis pour utiliser Outlook. Microsoft Outlook doit être connecté au compte Microsoft lors de l'installation initiale. Les paramètres peuvent être consultés et modifiés à tout moment en accédant à l'onglet "Fichier", puis en cliquant sur l'élément de menu "Compte Office".

La version mobile de Microsoft Outlook pour tablettes ou smartphones est gratuite et n'a pas besoin d'être personnalisée par rapport à un compte Office.

Personnaliser Outlook - des options pratiques qui font gagner du temps

En plus du compte Office, qui n'est pas disponible dans la version de bureau, il existe d'autres options pour personnaliser Microsoft Outlook. Les options et fonctions suivantes sont à votre disposition pour personnaliser le logiciel en ce qui concerne les initiales, votre nom et d'autres paramètres. En plus de la vue de base de la zone de lecture ou des liens sur le bureau, il existe d'innombrables autres fonctions et options disponibles.

Par exemple, vous pouvez choisir d'afficher simultanément votre boîte de réception et votre calendrier. Si vous travaillez plusieurs heures par jour avec Outlook et utilisez un grand écran haute résolution, il peut être judicieux de garder deux fenêtres Outlook ouvertes l'une à côté de l'autre. De cette façon, le texte est mieux représenté et découplé des autres fonctions. Par exemple, vous pouvez ouvrir le calendrier ou le carnet d'adresses et la boîte de réception dans le champ suivant. Cette personnalisation de la vue vous donne une meilleure vue d'ensemble et vous permet de travailler plus efficacement.

La situation est similaire avec le dossier standard pour les pièces jointes. Le dossier de téléchargement de Windows 10 est généralement suggéré comme dossier par défaut.

Personnaliser les barres d'outils et les liens - voici comment cela fonctionne

Outlook dispose en standard de deux barres d'outils avec des boutons pour les fonctions importantes :

• La barre d'outils standard.
• La barre d'outils étendue.

La composition de la barre d'outils standard dépend du module Outlook respectif. Comme dans tous les autres programmes Office, il peut être personnalisé en ajoutant des boutons supplémentaires pour les commandes de menu aux barres d'outils. Fondamentalement, vous pouvez personnaliser chaque barre d'outils dans Outlook et l'adapter à vos propres besoins. Ceci est utile pour pouvoir travailler plus efficacement et de manière plus ciblée.

La situation est similaire avec les raccourcis que vous pouvez intégrer sur le bureau Windows ou dans le menu Démarrer pour démarrer un module Outlook spécifique. Les utilisateurs qui travaillent avec plusieurs profils dans Outlook peuvent utiliser une commande dans l'invite de commande pour décider avec quel profil Outlook doit être démarré. Si vous souhaitez appeler votre Outlook plus souvent avec les mêmes paramètres de démarrage, il est conseillé de configurer un raccourci correspondant sur le bureau.

Onglet Fichier : Personnalisez les réponses automatiques et partez en vacances en toute tranquillité

L'assistant d'absence du bureau dans Outlook est important pour une communication fluide. Si vous ne pouvez pas envoyer ou recevoir de messages dans un délai défini, la fonction « réponses automatiques » est ciblée et efficace. Si vous recevez un e-mail, l'expéditeur sera automatiquement informé de la durée de votre indisponibilité et de la personne qui vous remplacera. La fonction personnalisée « réponses automatiques » garantit que les clients, les personnes intéressées ou les collègues sont informés à tout moment d'une absence, par exemple pour cause de vacances, à tout moment.

Personnaliser les polices dans Outlook n'est pas difficile

L'une des options de personnalisation les plus populaires dans Outlook est la personnalisation des polices par défaut. Chacun a des souhaits différents concernant l'apparence de leurs messages. Pour cette raison, il est logique de personnaliser les polices ou d'autres dispositifs stylistiques. La mise en œuvre des changements n'est pas difficile. Si vous travaillez sans modèle, la police peut être facilement ajustée dans l'onglet "Message" du menu "Texte".

Si des modèles de format sont utilisés, le modèle doit être modifié une fois. De plus, selon la version d'Outlook utilisée, il existe différentes options de menu pour changer la police dans les modèles.

Conseil:

Selon le paramétrage, vous recevrez des e-mails soit en texte brut, soit au format html. Si vous souhaitez passer rapidement au format HTML pour afficher les détails d'un e-mail, vous pouvez le faire avec le raccourci clavier ALT + MAJ + H.

Personnalisez les paramètres d'affichage dans Outlook - définissez Outlook comme vous le souhaitez

En plus de la vue standard dans Outlook, vous disposez d'autres options pratiques pour diviser l'écran et afficher les e-mails. Par exemple, la fenêtre d'aperçu dans Outlook offre une option unique. Le contenu des e-mails sélectionnés dans la boîte de réception apparaît ici sous forme compacte, sans que vous ayez à ouvrir l'e-mail par un double-clic.

Les vues personnalisées peuvent être réinitialisées à tout moment dans Outlook. Cela peut être fait manuellement ou alternativement avec une commande Windows. En même temps, vous pouvez positionner individuellement la fenêtre d'aperçu et l'afficher à droite ou en dessous de la liste des messages, par exemple.

Malgré la vue conviviale via une fenêtre d'aperçu, certains utilisateurs ont décidé de désactiver l'aperçu dans Outlook par principe. L'arrière-plan est le risque qu'un virus ou un logiciel malveillant s'installe automatiquement sur votre système avant qu'un courrier malveillant ne soit ouvert. Si vous voulez être du bon côté, vous pouvez désactiver la fenêtre d'aperçu, empêcher le chargement d'images et de contenu externes ou autoriser l'affichage des e-mails HTML au format texte brut uniquement.

Utilisez des options d'affichage prêtes à l'emploi et ajustez la zone de navigation - c'est ainsi que cela fonctionne

Les utilisateurs des premières versions d'Outlook ont apprécié les nombreuses options d'affichage prêtes à l'emploi qui ne sont plus disponibles dans Outlook 2010 ou la version actuelle d'Outlook 365. Par exemple, vous pouvez uniquement afficher les messages non lus dans le dossier actuel. L'option de limiter la période d'affichage et, par exemple, d'afficher principalement les e-mails des sept derniers jours, a également été utile. Malgré le manque de préréglages dans les versions les plus récentes, les vues préférées peuvent être définies et enregistrées dans Outlook 2010 et les versions ultérieures.

Fondamentalement, il est également conseillé d'adapter la zone de navigation d'Outlook à votre façon personnelle de travailler. Entre autres choses, vous pouvez afficher et masquer la barre de navigation, utiliser des raccourcis clavier pour basculer rapidement vers un autre menu ou spécifier un dossier de démarrage différent. Comme dans la boîte de réception, vous pouvez également activer une zone de lecture pour vos notes. Dans ce cas, Outlook affiche le contenu de la note actuellement sélectionnée dans la moitié inférieure de la fenêtre.

Paramétrez les fonctions de calendrier, de tâches et de rendez-vous selon vos besoins

Vous pouvez également personnaliser le calendrier dans Outlook et, entre autres, définir l'ordre des catégories de couleurs pour marquer les rendez-vous. Pour créer un rendez-vous, cliquez dans le champ « Libellé » dans la boîte de dialogue de rendez-vous et sélectionnez la couleur appropriée. Vous pouvez faire supprimer automatiquement les demandes de réunion de votre boîte de réception dès que vous y avez répondu. Cette option est activée par défaut dans Outlook et peut être désactivée ou activée.

Dans tous les cas, vous devez étendre le lien vers le système de fichiers dans la barre de navigation. Avec des liens utiles, vous pouvez intégrer des dossiers sur le disque dur ou des fichiers qui sont nécessaires régulièrement. Avec ces raccourcis, vous personnalisez Outlook de manière durable.

Définir des règles pour automatiser Outlook

Outlook offre la possibilité d'utiliser des règles et des macros pour automatiser Outlook. Les règles doivent être personnalisées dans Outlook. Vous définissez toutes les règles dans Outlook dans l'onglet "Fichier" dans l'élément de menu "Règles et notifications".

Activer les notifications de bureau dans Outlook

Si vous souhaitez être informé des e-mails entrants d'Outlook, vous pouvez simplement activer la notification sur le bureau. Comment faire:

1. Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez la commande "Outils, règles et notifications". Dans Outlook 2010, allez dans « Gérer les fichiers, les règles et les notifications ».

2. Sélectionnez la règle et cliquez sur « Modifier la règle » puis sur « Modifier les paramètres de la règle ».

3. Cliquez sur « Suivant » pour accéder à la boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner les actions.

4. Ici, vous activez l'option « Afficher la notification sur le bureau » (ainsi que « Ne plus appliquer de règles supplémentaires » si cette option n'est pas déjà activée).

5. Cliquez ensuite sur « Terminer ».

Les règles sont personnalisées en ce sens qu'elles ne sont exécutées que sur vos instructions au lieu d'une application automatisée. Pour exécuter des règles manuellement, supprimez la coche devant le nom de la règle dans les « Règles de message ».

Vous pouvez également utiliser des règles pour trier automatiquement votre boîte de réception. Dans ce cas, les courriers répondant à certains critères sont affectés à des catégories prédéfinies. L'archivage automatique est l'une des fonctions basées sur des règles les plus importantes dans Outlook. En principe, il peut être spécifiquement adapté. Les noms des archives peuvent être modifiés si nécessaire afin d'éviter les redondances et de conserver une vue d'ensemble. Des macros peuvent également être exécutées pour déplacer automatiquement un e-mail contenant un mot-clé prédéfini.

Maintenir la clarté dans Outlook - à quel point c'est facile

En outre, vous pouvez sélectionner des paramètres pour des modules Outlook individuels, par exemple pour les e-mails ou pour des dossiers individuels dans la boîte de réception, qui diffèrent des paramètres standard. La fonction "Journal", par exemple, est intéressante.Avec la fonction journal, vous pouvez suivre des éléments tels que des messages électroniques ou des réunions dans Microsoft Outlook. Vous pouvez également suivre d'autres fichiers Microsoft Office, tels que des documents Word. Malgré sa valeur ajoutée, la fonction journal est gourmande en mémoire. Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction journal ou ne souhaitez plus l'utiliser, il est conseillé de la désactiver. En conséquence, le fichier PST reste gérable en termes de taille.

En résumé, la clarté est cruciale pour réussir dans Outlook. La boîte de réception, le calendrier, le carnet d'adresses et d'autres fonctions ne prennent en charge le travail quotidien que s'ils sont présentés de manière efficace et compréhensible. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la souris pour ajuster manuellement la largeur des colonnes dans les vues tabulaires, par exemple dans le calendrier des rendez-vous.

Personnalisez la boîte aux lettres et le courrier entrant et sortant - quels paramètres ont du sens

En plus de personnaliser la vue, l'une des étapes les plus importantes consiste à personnaliser la boîte de réception dans Outlook et à adapter le design. Dans Outlook, vous avez la possibilité dans la boîte de réception de définir la fréquence à laquelle les e-mails doivent être récupérés. Au lieu d'appeler des messages toutes les 15 minutes, il est logique d'augmenter la durée afin de pouvoir travailler plus longtemps sans être dérangé.

Fondamentalement, on peut affirmer qu'il est important d'utiliser Outlook comme outil de travail et de ne pas laisser Outlook interrompre votre travail. Quiconque travaille concentré sur une tâche doit éliminer toutes sortes de perturbations ou les minimiser autant que possible afin de favoriser un travail efficace. Les facteurs perturbateurs peuvent inclure des e-mails entrants ou des notifications de bureau lors de la réception d'e-mails. La personnalisation des plages horaires, des tonalités et des notifications dans la boîte de réception est essentielle pour chaque utilisateur d'Outlook.

Les utilisateurs d'Outlook qui souhaitent modifier le délai d'expiration du serveur dans les comptes POP3 doivent effectuer ce type de personnalisation dans le registre, car le système fournit un délai d'expiration du serveur pouvant aller jusqu'à 10 minutes.

Adaptez et automatisez les accusés de lecture - cela vous fait gagner du temps

Si les messages entrants contiennent des confirmations de lecture, cela augmente la sensibilisation. Si vous recevez trop souvent des confirmations de lecture en même temps, par exemple dans le cas d'un courrier en série, vous pouvez désactiver l'affichage dans Outlook ou envoyer automatiquement des confirmations de lecture. Les deux options peuvent être utiles afin d'être moins fréquemment dérangé dans le flux de travail pendant la journée. Dans les anciennes versions d'Outlook 2000, 2003 et 2007, la confirmation de lecture doit être désactivée d'une autre manière, dans les options de l'historique.

Personnalisez les cartes de visite et enregistrez automatiquement les pièces jointes - pourquoi c'est important

Les utilisateurs d'Outlook apprécient la possibilité de joindre des cartes de visite avec leurs informations d'expéditeur spécifiques aux e-mails. Les cartes de visite personnalisées individuellement avec des informations de contact correctes sont importantes pour que les destinataires puissent communiquer avec vous de manière professionnelle et sans interférence. Il est également intéressant d'utiliser l'option "Suivi" pour personnaliser l'objet d'un message en rouge. Les messages importants sont lus plus rapidement par le destinataire car ils sont affichés dans une couleur spécifique.

Si vous recevez un grand nombre de messages avec pièces jointes, par exemple des factures ou des dessins, quotidiennement ou hebdomadairement, vous pouvez utiliser l'outil gratuit AutoSave jusqu'à Outlook 2007. Pour la version actuelle d'Outlook 365, Outlook Attachment Extractor est un outil externe alternatif avec lequel les pièces jointes sont automatiquement mises en cache en fonction de règles.

Supprimez ou minimisez les dossiers favoris et personnalisez la barre d'accès rapide

Microsoft Outlook affiche un dossier de favoris dans la barre de navigation au-dessus du dossier de messagerie. Si ce dossier n'est pas utilisé, il peut être supprimé ou réduit de la version d'Outlook 2007. Dans Outlook 2007 et dans toutes les versions ultérieures, il existe deux méthodes éprouvées pour réduire le dossier. De cette façon, vous économisez de l'espace et assurez la clarté de votre structure de dossiers.

La barre d'accès rapide dans Outlook et dans d'autres applications logicielles Microsoft Office est appréciée des utilisateurs car elle permet un travail efficace. Il est possible de personnaliser cette barre d'accès rapide en quelques clics. Pour cela, cliquez sur le symbole dans la barre d'accès rapide : "Ligne / flèche vers le bas".

En conséquence, une fenêtre de sélection s'ouvre dans laquelle vous pouvez intégrer d'autres fonctions dans la barre d'accès rapide. Cochez l'une des commandes pour ajouter le bouton correspondant à la barre. A l'inverse, décochez la case devant les commandes dont la barre ne doit contenir aucun bouton.

QuickSteps - utilisez au mieux les aides efficaces d'Outlook

Les QuickSteps fournis sous forme de Smarttools depuis la version d'Outlook 2010 doivent être adaptés avant de pouvoir être utilisés pour la première fois afin qu'ils puissent être utilisés efficacement. Vous pouvez trouver QuickSteps dans l'onglet "Démarrer".

En plus des étapes rapides prêtes à l'emploi, telles que "E-mail d'équipe" ou "Terminé", d'autres étapes rapides individuelles peuvent être ajoutées pour personnaliser et simplifier le travail avec Outlook.

L'adaptation des formats d'impression à vos propres spécifications permet d'économiser du temps et de l'argent

Outlook propose un large éventail d'options et de fonctions pour personnaliser le format d'impression d'un document. Surtout lorsque plusieurs employés travaillent avec un seul ordinateur, cela peut entraîner des problèmes et des erreurs d'impression. Afin de minimiser les impressions incorrectes, il est utile de réinitialiser le format d'impression aux valeurs par défaut avant d'imprimer à nouveau. Cela peut être fait en quelques clics dans les paramètres Outlook.

Personnalisez la barre des tâches et la zone de navigation pour vous concentrer sur ce qui est important

La barre des tâches de Microsoft Outlook affiche généralement un navigateur de dates ainsi que les rendez-vous et les tâches en cours.

Dans ce cas, personnaliser signifie prioriser les choses importantes afin que les rendez-vous et les tâches essentiels ne soient jamais oubliés.

Si vous n'avez pas beaucoup d'espace sur votre écran ou si vous souhaitez mettre vos e-mails au premier plan, vous pouvez réduire la barre de navigation dans Outlook. Dans ce cas, les boutons que vous utilisez pour sélectionner les différents modules Outlook se présentent sous la forme d'icônes.Cela garantit qu'il y a plus d'espace pour lire les e-mails. Les réglages peuvent être inversés à volonté.

Cela s'applique également aux notifications de bureau populaires et pratiques. Celles-ci sont fixées à une durée maximale de 30 secondes. Si vous souhaitez augmenter l'affichage au-delà de cette plage maximale, vous devez intervenir dans le registre pour ce type de personnalisation.

Afficher les tableaux individuellement dans Outlook - de cette façon, vous gardez la clarté

Microsoft Outlook est :

• Dans la boîte de réception,
• Dans le calendrier,
• Dans le carnet d'adresses et
• Pour d'autres fonctions

structuré comme une table. Les tableaux garantissent une présentation claire. Les vues tabulaires, par exemple dans la boîte de réception, peuvent être ajustées manuellement avec la souris en fonction de la largeur des colonnes.

Personnalisez les programmes de navigation intégrés

Microsoft Outlook vous offre la possibilité d'ouvrir un plan des rues dans Bing Maps de Microsoft pour un contact à l'aide du bouton « Attribuer ». Cela affichera l'adresse du contact. L'affichage du plan des rues peut être sélectionné dès que vous avez saisi une adresse postale pour le contact dans Outlook.

Créer ou modifier des formulaires - c'est ainsi que vous personnalisez correctement

Travailler avec des formulaires dans les outils de développement de Microsoft Outlook n'est pas un événement quotidien.

Par exemple, si vous souhaitez créer un formulaire pour une tâche, Outlook vous offre la possibilité de personnaliser le formulaire dans les outils de développement. Lorsque vous ajoutez des champs à votre formulaire, Outlook place automatiquement le champ de saisie et l'étiquette ensemble. Dès que vous cliquez ultérieurement sur l'un des deux éléments, seul cet élément est sélectionné. Afin de déplacer les deux éléments en même temps, il est logique que vous connectiez les deux éléments l'un à l'autre. Cela se fait avec le "Groupe".

Résumé et conclusion : si vous personnalisez Outlook, vous gagnez du temps et travaillez de manière plus productive

Tout comme chacun a un goût personnel lors du choix de son mobilier, Microsoft Outlook doit également être spécifiquement conçu et personnalisé par chaque utilisateur. Les fonctions de l'application logicielle doivent être adaptées à l'utilisateur respectif et à ses besoins. Des barres de menus personnalisées, une boîte de réception adaptée individuellement et d'autres paramètres logiciels sont importants pour pouvoir travailler aussi efficacement que possible.