Comment créer des listes de diffusion
Chaque jour, dans un environnement professionnel ou privé, il est nécessaire d'envoyer des e-mails à différents types de personnes ou groupes de personnes. Dans de nombreux cas, le contenu d'un même message doit atteindre différents destinataires. Les utilisateurs inexpérimentés d'Outlook peuvent utiliser le "copier-coller" pour une telle tâche et envoyer le contenu d'un message à différents contacts de cette manière.
L'envoi de messages à plusieurs destinataires par "copier-coller" est tout au plus la deuxième meilleure solution. Outre le fait que copier et coller des textes est sujet à des erreurs, le facteur temps doit également être pris en compte. La meilleure alternative consiste à créer un groupe de contacts ou des listes de distribution dans Outlook. Les termes liste de diffusion et groupe de contact ont une signification équivalente. Jusqu'à la version d'Outlook 2007, le terme "liste de distribution" était utilisé. À partir de Microsoft Outlook 2010, la liste de distribution a été remplacée par le terme « groupe de contacts », qui est également utilisé dans la version actuelle d'Office Outlook 365. À l'aide d'une liste de distribution dans Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter un groupe de destinataires à un message en un seul clic. La création d'un groupe de contacts et de listes de distribution dans Outlook n'est pas difficile et permet de gagner beaucoup de temps dans la communication par e-mail professionnelle.
Création d'un groupe de contacts Outlook - conseils pratiques pour retravailler
Pour créer un nouveau groupe de contacts dans Microsoft Outlook, passez d'abord à l'onglet "Démarrer", puis une nouvelle liste de diffusion peut être créée à l'aide du bouton "Nouveaux éléments". Dans la version actuelle d'Outlook, l'élément de menu « Groupe de contacts » est intégré plus profondément dans la barre de menus que dans les anciennes versions d'Outlook. Vous pouvez trouver le bouton sous : "Éléments supplémentaires > Groupe de contacts".
Après avoir cliqué sur le bouton « Groupe de contacts », une fenêtre de sélection s'ouvre dans laquelle vous pouvez effectuer vos réglages individuels pour la nouvelle liste de diffusion. Utilisez le clavier pour sélectionner le raccourci clavier Ctrl + Shift + L.
Vous disposez des options et options suivantes :
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bouton |
Expression |
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Sauvegarder et fermer |
L'élément de menu "Enregistrer et fermer" est indispensable à la fin de la création d'un nouveau groupe de contacts. Vous pouvez utiliser le bouton pour enregistrer toutes les informations sur les nouveaux membres et destinataires. Ainsi, le groupe de contact est à votre disposition à tout moment lors de l'envoi d'e-mails classiques. Important: Avant de pouvoir envoyer un message à une liste de distribution dans Outlook, le groupe de contacts doit être enregistré. Cela se fait en attribuant un nom unique et en le confirmant en cliquant sur le bouton "Enregistrer et fermer". |
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Supprimer le groupe |
Supprime la liste de diffusion. |
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Groupe de transfert |
Une liste de distribution que vous avez créée dans Microsoft Outlook peut être transmise à d'autres personnes. Il est possible d'envoyer la liste de diffusion au format Internet sous forme de vCard dans des fichiers ou bien sous forme de contact Outlook. |
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Membres et notes |
Vous pouvez sélectionner la vue de la fenêtre dans l'onglet "Affichage". Avec le bouton "Membres", vous pouvez voir les informations sur tous les membres du groupe. Vous pouvez saisir des commentaires sur la liste de distribution sous Notes. |
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Ajouter des membres |
Le bouton « Ajouter des membres » peut être compris comme le cœur du groupe de contacts dans Microsoft Outlook. Vous pouvez regrouper des membres de :
ajouter à la liste de diffusion. |
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Supprimer un membre |
Pour supprimer un membre du groupe de la liste de distribution, sélectionnez l'entrée et cliquez sur le bouton "Supprimer le membre". L'entrée est supprimée. |
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Mettez à jour maintenant |
Cliquez sur le bouton « Mettre à jour maintenant » pour mettre à jour la vue dans la fenêtre. Toutes les entrées sont mises à jour. |
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Languette "Communiquer" |
Dans l'onglet « Communiquer », vous avez la possibilité de sélectionner un contact dans la liste de diffusion et d'écrire un e-mail individuel à cette personne. Il est également possible de créer une demande de rendez-vous pour un contact spécifique. |
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Languette "Catégories" |
Comme pour le calendrier Outlook, vous avez également la possibilité d'affecter l'élément à une catégorie pour les listes de diffusion. De plus, vous pouvez définir le suivi pour être rappelé du groupe de contacts à une date ultérieure. Vous pouvez également marquer la liste de distribution comme « privée ». |
En résumé, vous disposez de différentes options et options de paramétrage pour créer un groupe de contacts individuellement et l'adapter à vos propres besoins. Si vous souhaitez adapter ultérieurement le groupe de contacts créé et, par exemple, ajouter de nouveaux membres à partir du carnet d'adresses, cela peut être fait à tout moment en utilisant le bouton "Démarrer> Carnet d'adresses".
Après avoir sélectionné le bon carnet d'adresses, vous pouvez reconnaître la liste de distribution par l'icône qui montre deux têtes stylisées. Vous pouvez modifier les spécifications de la liste de diffusion en cliquant sur le bouton "Propriétés". Toutes les adaptations doivent être confirmées par "OK". Alternativement, vous pouvez trouver toutes les listes de distribution personnelles dans la barre de menu de l'onglet "Contacts" de Microsoft Outlook.
Envoyer un e-mail à un groupe de contacts en quatre étapes
Après avoir créé un nouveau groupe de contacts, vous pouvez utiliser le groupe de distribution créé pour écrire à plusieurs destinataires en une seule étape avec Outlook. En 4 étapes simples, vous pouvez envoyer un nouveau courrier au groupe de distribution :
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Ouvrez un nouvel e-mail en cliquant sur "Démarrer> Nouvel e-mail".
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La fenêtre de saisie d'e-mail familière s'ouvre, avec laquelle vous pouvez concevoir et envoyer un nouvel e-mail.
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Au lieu de saisir manuellement l'adresse e-mail d'un destinataire, cliquez sur le bouton "À" et recherchez le groupe de contacts souhaité dans le carnet d'adresses. Si vous avez envoyé une fois un nouveau message à un groupe de diffusion, il suffit de saisir les premières lettres du nom de la liste de diffusion dans le champ de saisie du bouton "À". Après quelques frappes, le groupe de contacts s'affiche sous forme de suggestion et peut être sélectionné.
Comme pour les e-mails classiques, lors de l'envoi d'un message à un groupe de contacts, vous pouvez également décider s'ils :
- Dans le champ "À", il est envoyé en clair à tous les destinataires du groupe de contacts. Dans ce cas, les adresses e-mail de tous les membres du groupe de distribution sont visibles par tous.
- Une copie doit être envoyée à tous les destinataires du groupe de contact dans le champ "Cc".
- Doit être transmis de manière invisible dans le champ "Cci". Si le message est envoyé à la liste de diffusion via "Cci", aucune adresse e-mail ne sera transférée.
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Envoyez le message en cliquant sur le bouton "OK". Il sera envoyé à tous les membres du groupe selon vos spécifications.
L'envoi d'un message via une liste de distribution dans Outlook est similaire à l'envoi éprouvé d'e-mails à différents destinataires. En combinant les destinataires dans un groupe de distribution, un message peut atteindre plusieurs destinataires en une seule étape. Cette procédure est particulièrement efficace lorsque des messages doivent être envoyés au même groupe de personnes à intervalles continus. Par exemple, tous les employés d'un service ou tous les travailleurs sur le terrain d'une unité commerciale peuvent être regroupés dans un groupe de contacts. Les messages avec le même contenu peuvent alors être envoyés à la liste de distribution.
Résumé et conclusion : travailler avec des listes de distribution dans Outlook est efficace et simple
Il est logique de créer des groupes de contacts dans Microsoft Outlook si un groupe fixe de personnes reçoit en permanence des e-mails avec le même contenu. Dans le milieu professionnel, il convient de mettre en place une liste de diffusion pour chaque service ou un groupe de diffusion pour tous les salariés de l'entreprise. Il en va de même pour les clubs ou dans le secteur privé. La liste de distribution est créée dans Outlook sur l'onglet "Démarrer" à l'aide du bouton "Nouveaux éléments".
Dans les anciennes versions d'Outlook, les noms des boutons et la structure des menus diffèrent. Les deux connus et enregistrés dans le carnet d'adresses ainsi que de nouvelles adresses e-mail peuvent être ajoutés au groupe de distribution.
Un groupe de contacts existant peut être adapté, transmis à d'autres destinataires ou supprimé en quelques clics. Les utilisateurs de Microsoft Outlook qui professionnalisent leur communication avec des groupes de contacts ou, dans les anciennes versions, avec des listes de distribution gagnent un temps précieux et minimisent les risques d'erreurs lors de la copie et du collage des e-mails.