L'archivage automatique - paramètres standard par rapport aux paramètres individuels

L'archivage automatique peut être configuré individuellement. Tout d'abord, définissez les paramètres standard : la fréquence d'archivage, l'"ancienneté" des données pour qu'elles puissent être archivées, dans quel fichier les données doivent être stockées

Vous définissez les paramètres standard de la fonction d'archivage comme suit :

1. Dans Outlook jusqu'à la version 2007, appelez la commande EXTRAS >> OPTIONS et ouvrez le registre PLUS. Dans Outlook 2010, appelez la commande FICHIER >> OPTIONS et ouvrez l'onglet AVANCÉ.
2. Dans Outlook jusqu'en 2007, cliquez sur le bouton AUTOARCHIVE, dans Outlook 2010 sur AUTOARCHIVE SETTINGS. Les paramètres d'archivage s'appliquent à tous les modules Outlook, sauf si vous les modifiez pour des modules ou des dossiers individuels.
   
3. Activez l'option ARCHIVAGE AUTOMATIQUE TOUS LES X JOURS et précisez la périodicité de l'archivage.
4. Si vous trouvez ennuyeux de devoir confirmer une boîte de dialogue pour chaque processus d'archivage, désactivez l'option START AUTOARCHIVING APRES CONFIRMATION.
5. Si vous marquez des e-mails dont vous n'avez plus besoin comme expirés dans votre Outlook et que vous ne souhaitez pas les archiver, activez l'option SUPPRIMER LES ÉLÉMENTS EXPIRÉS (dossier e-mail uniquement).
6. Dans tous les cas, activez l'option ARCHIVER OU SUPPRIMER LES ANCIENS ÉLÉMENTS.
7. Si vous activez l'option AFFICHER LE DOSSIER D'ARCHIVAGE DANS LA LISTE DES DOSSIERS, Outlook ouvre automatiquement le fichier d'archive après l'archivage et l'affiche dans la liste des dossiers. Cela signifie que vous pouvez continuer à accéder aux données archivées immédiatement, mais que vous devez alors renoncer à l'avantage de la vitesse de l'externalisation.
8. Dans le champ SUPPRIMER LES ÉLÉMENTS SI ANCIENS QUE, spécifiez l'âge des données pour qu'elles soient déplacées vers l'archive (ou supprimées complètement).
9. Si les données doivent être transférées vers l'archive, activez l'option DÉPLACER LES ANCIENS ÉLÉMENTS VERS et sélectionnez le dossier souhaité via RECHERCHE ou entrez le nom d'un nouveau fichier d'archive qu'Outlook doit créer dans le champ à côté du bouton.
10. Si vous souhaitez plutôt supprimer définitivement les anciennes données, activez l'option SUPPRIMER ENFIN LES ANCIENS ÉLÉMENTS. Pour que tous les anciens éléments soient supprimés immédiatement, cliquez sur APPLIQUER LES PARAMÈTRES À TOUS LES DOSSIERS - mais n'oubliez pas que cela ne peut pas être annulé.
11. Fermez les boîtes de dialogue.

Réglages individuels pour les modules individuels

En supposant que vous ayez spécifié comme paramètre standard que les éléments doivent être déplacés vers les archives après un an, mais que vous souhaitiez toujours avoir les rendez-vous des années précédentes dans votre calendrier de rendez-vous. Ajustez ensuite les paramètres du calendrier :

1. Ouvrez le calendrier.
2. Sous MON CALENDRIER, faites un clic droit sur CALENDRIER et appelez la commande PROPRIÉTÉS. Dans l'exemple, le calendrier n'est pas archivé.
   
3. Ouvrez l'onglet ARCHIVAGE AUTOMATIQUE.
4. Si vous ne souhaitez pas archiver le calendrier, activez l'option NE PAS ARCHIVER LES ÉLÉMENTS DANS CE DOSSIER et passez à l'étape 6. Si vous souhaitez utiliser d'autres paramètres que les paramètres par défaut, activez l'option UTILISER LES PARAMÈTRES SUIVANTS POUR CE DOSSIER.
5. Ajustez les paramètres, par exemple l'âge des éléments à archiver, ou spécifiez un fichier d'archive différent.
6. Fermez la boîte de dialogue.

Paramètres individuels pour les dossiers individuels, les entrées de rendez-vous ou les e-mails

Outlook vous offre la possibilité d'exclure ces éléments de l'archivage automatique. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'élément souhaité, par exemple un e-mail important ou une entrée de rendez-vous.
2. Dans la fenêtre du courrier, du rendez-vous ou de la tâche, appelez la commande "Fichier, Propriétés".
3. Activez l'option « Pas d'archivage automatique de cet élément » et fermez la boîte de dialogue.