Au lieu d'écrire les mêmes e-mails encore et encore, par exemple en réponse aux demandes des clients, vous pouvez enregistrer des e-mails déjà formulés en tant que modèles et les rappeler à tout moment.
Que vous travailliez au service support, au service client, au service des ressources humaines, en comptabilité ou en tant qu'indépendant : vous devrez certainement envoyer des e-mails avec le même contenu ou un contenu similaire et peut-être avec les mêmes pièces jointes encore et encore . Il peut s'agir de réponses aux demandes de renseignements des clients, de rejets de candidatures, de rapports réguliers (chacun avec de nouvelles pièces jointes) ou d'invitations à des réunions.
Dans de tels cas, Outlook offre la possibilité d'enregistrer les e-mails terminés (ou à moitié terminés) en tant que modèles et de les récupérer à tout moment. Si nécessaire, vous pouvez alors écrire des ajouts aux e-mails, joindre des fichiers ou autres. La fonction de modèle d'Outlook convient également si vous stockez des informations plus détaillées dans des entrées de rendez-vous ou de tâches ou dans des demandes de réunion, qui suivent souvent le même modèle. Des modèles de notes peuvent également être créés et récupérés.
Définir des modèles d'e-mails
Vous définissez un modèle pour les e-mails comme suit :
- Rédigez et formatez l'e-mail. Si cela est utile, joignez les fichiers requis. Avec de nombreux modèles de courrier, il peut également être pratique de saisir immédiatement les destinataires du courrier.
- Dès que vous avez terminé l'e-mail, appelez la commande FICHIER >> ENREGISTRER sous.
- Dans le champ TYPE DE FICHIER, sélectionnez OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Entrez un nom de fichier significatif et cliquez sur ENREGISTRER.
- Vous pouvez maintenant envoyer le courrier ouvert ou le fermer.
La procédure de définition des modèles est la même dans les différents modules Outlook. Nous ne les décrivons donc dans cet article qu'à l'aide de modèles d'e-mails.
Si vous utilisez Word comme éditeur de courrier, vous ne pouvez pas enregistrer les e-mails formatés en tant que modèles dans Outlook jusqu'à et y compris la version 2003. Si vous appelez la commande FICHIER >> ENREGISTRER sous dans la fenêtre de message Outlook, comme décrit ci-dessus, vous pouvez choisir parmi une grande variété de formats de fichiers, mais pas le format OFT (modèle Outlook).
Bien entendu, vous pouvez enregistrer le texte du message formaté dans un fichier Word et le récupérer ultérieurement. Word n'enregistre pas les paramètres tels que l'objet, le destinataire ou les pièces jointes, vous devrez donc saisir ces informations manuellement.
Une petite astuce permet cependant d'enregistrer les e-mails en tant que modèles même si vous utilisez Word comme éditeur de messagerie : désactivez temporairement Word comme éditeur de messagerie. Pour cela, appelez la commande EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT dans Outlook et désactivez l'option correspondante sous MESSAGE FORMAT.
Si vous avez déjà composé et formaté l'e-mail, vous ne pourrez toujours pas l'enregistrer en tant que modèle Outlook - la désactivation de Word ne prendra effet que pour les nouveaux e-mails.
Le travail que vous avez déjà fait n'a cependant pas été vain :
- Enregistrez d'abord le courrier en tant que brouillon en appuyant sur CTRL + S ou en utilisant la commande FICHIER >> ENREGISTRER.
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, désactivez Word comme éditeur de courrier comme indiqué ci-dessus.
- Ouvrez maintenant l'e-mail enregistré dans le dossier "Brouillons", puis appelez la commande FICHIER >> ENREGISTRER sous - "Modèle Outlook (* .oft)" est désormais disponible comme format de sauvegarde.
- Lorsque vous avez défini tous les modèles, réactivez Word en tant qu'éditeur de courrier.
Accès rapide aux modèles
Si vous utilisez des modèles Outlook pour rendre votre communication par e-mail plus efficace, vous vous êtes probablement déjà ennuyé de la lourdeur avec laquelle les modèles sont appelés dans Outlook.
Vous pouvez accéder à vos modèles beaucoup plus facilement si vous configurez un dossier séparé dans votre boîte de réception. Ensuite, ouvrez simplement les modèles en double-cliquant sur l'entrée souhaitée dans le dossier des modèles.
Vous pouvez également créer des dossiers pour les modèles respectifs dans les autres modules Outlook. Vous pouvez obtenir le dossier de modèles comme ceci :
- Utilisez Fichier >> Nouveau >> Dossier ou CTRL + MAJ + E pour créer un nouveau dossier dans la boîte de réception ou dans le dossier personnel. Pour que le dossier se trouve en haut de la liste des dossiers, saisissez un trait de soulignement comme premier caractère, par exemple « MODÈLES ».
- Ouvrez le dossier nouvellement créé dans Outlook.
- Dans l'Explorateur Windows, ouvrez le dossier dans lequel les modèles Outlook sont enregistrés. Il s'agit généralement du dossier "C:\Documents and Settings\Application Data\Microsoft\Modèles".
- Maintenant, organisez les fenêtres Explorer et Outlook de manière à ce que les deux puissent être vues côte à côte à l'écran.
- Sélectionnez vos modèles d'e-mails dans l'explorateur et faites-les glisser avec le bouton gauche de la souris enfoncé dans le nouveau groupe MES MODÈLES.
Dans Outlook 2007, vous devez répondre à la question de sécurité de l'image avec OPEN lorsque vous ouvrez un modèle. Pour que cette requête n'apparaisse pas à chaque appel d'un modèle depuis le dossier, désactivez l'option TOUJOURS CONFIRMER AVANT D'OUVRIR CE TYPE DE FICHIER. Cependant, faites attention à ne pas recevoir de modèles par e-mail et n'ouvrez que des modèles provenant de sources que vous connaissez bien.
