Utilisation de Microsoft Outlook : conseils et paramètres

Avec ces guides, vous deviendrez un pro Outlook

L'achat d'Outlook dans le cadre du package Office ou en version unique est la première étape pour communiquer de manière professionnelle par e-mail, créer des tâches ou gérer des rendez-vous. Savoir utiliser Outlook correctement et intuitivement est plus important que l'installation initiale.

Les possibilités d'Outlook sont diverses et permettent aux utilisateurs de communiquer de manière professionnelle. L'intégration de Microsoft PowerPoint, Excel ou Word apporte une valeur ajoutée considérable aux utilisateurs de Microsoft Office. De plus, il existe des fonctions importantes qui permettent aux utilisateurs de communiquer rapidement, efficacement et avec un haut niveau de compétence avec Microsoft Outlook. Afin de pouvoir utiliser Outlook de manière professionnelle, il est logique de vous familiariser avec des instructions écrites et des manuels numérisés qui expliquent les bases d'Outlook et des fonctions d'initiés.

Tutoriel vidéo dans Outlook : comment tirer le meilleur parti d'Outlook

Rechercher et trier des messages, des rendez-vous et des éléments

Microsoft Outlook facilite essentiellement l'utilisation du logiciel par les utilisateurs. En plus de la structure de menu explicite, les utilisateurs trouveront des instructions intégrées dans le programme et une fonction d'aide claire qui peut être sélectionnée via un élément de menu séparé. Celui-ci peut être appelé à tout moment via l'élément de menu « Aide » dans le ruban de menu.

Malgré ces structures conviviales, certaines fonctions sont cachées, inconnues des nouveaux utilisateurs ou non reconnaissables comme essentielles au premier coup d'œil.

Une aide indispensable en plus de la page d'aide, des formations et des tutoriels est la fonction de recherche intégrée à Outlook, que vous pouvez toujours retrouver sous forme de champ fixe au-dessus de la barre de menu :

La recherche dans Outlook est pratique et permet aux utilisateurs de définir des paramètres de recherche individuels. Il est possible, par exemple, de rechercher des termes spécifiques, d'effectuer une recherche dans plusieurs dossiers, d'effectuer une recherche dans des dossiers d'archives ou d'analyser simultanément une signature de courrier électronique à la recherche de termes de recherche ou d'afficher des options de recherche avancées.

Alors que la recherche avancée se trouve en bonne place dans la zone de menu supérieure de la version actuelle d'Outlook, elle était masquée dans les versions précédentes, par exemple. Si vous ne connaissiez pas la combinaison de touches CTRL + MAJ + F, il était difficile de contrôler la recherche avancée. Vous pouvez facilement adapter la recherche instantanée dans Outlook 2010 et toutes les versions ultérieures à vos besoins personnels.

Conseil important pour les utilisateurs d'Outlook 2007 et 2010

Vous ne trouvez pas les e-mails importants malgré l'activation de la fonction de recherche ? Dans ce cas, il est nécessaire de redémarrer l'indexation d'Outlook. Cela est particulièrement vrai pour les versions 2007 et 2010 d'Outlook, car les deux programmes utilisent l'index de recherche Windows pour les recherches. Si cet index de recherche est endommagé, la recherche ne fonctionnera plus correctement. Après la réindexation, votre système retrouvera tous les messages électroniques comme d'habitude.

Les utilisateurs doivent également être extrêmement prudents lors de la suppression d'éléments directement du dossier de recherche dans Outlook. Étant donné que les dossiers de recherche sont exclusivement des dossiers virtuels liés aux dossiers physiques, chaque suppression dans le dossier de recherche déclenche une « vraie » suppression. De cette façon, vous supprimez délibérément des éléments d'Outlook.

Utilisation de la fonction de tri d'Outlook - trucs et astuces

Chaque utilisateur d'Outlook le sait : si vous oubliez de continuer à lire et à trier les messages entrants dans Outlook, vous perdez rapidement la trace des choses. Pour relever ce défi, il faut avant tout connaître et utiliser les options de tri d'Outlook. Par exemple, vous pouvez définir des macros et des règles dans la boîte de réception pour trier et organiser correctement les newsletters entrantes.

La fonction de stockage des messages envoyés dans un dossier client spécial au lieu de généralement dans le dossier « Éléments envoyés » est intéressante et particulièrement utile dans un environnement professionnel. La fonction de tri automatique fait gagner du temps et affiche clairement tous les messages envoyés à un client dans un dossier. Dans le carnet d'adresses, vous avez également la possibilité de trier par nom de famille ou d'autres critères qui sont importants pour vous.

Quiconque gère plusieurs comptes de messagerie avec Microsoft Outlook apprécie de pouvoir trier les e-mails reçus dans Outlook en fonction du compte auquel l'e-mail a été envoyé. Cette fonction utile a été introduite avec Outlook 2003 et permet de présenter plus clairement les messages entrants. Il est également possible d'afficher tous les messages d'un expéditeur.

La fonction d'affichage des e-mails associés triés dans un arbre de discussion est extrêmement pratique. Ce type d'arrangement vous donne une vue d'ensemble de tous les messages et de leur contenu, en particulier pour les projets longs avec un grand nombre d'e-mails.

En résumé, la fonction de tri d'Outlook complète les nombreux avantages du logiciel. Grâce au tri et aux fonctions de recherche étendues et structurées de manière logique, vous, en tant qu'utilisateur, gardez une vue d'ensemble. Vos courriers, tâches, objets et rendez-vous ainsi que votre boîte de réception sont triés à tout moment.

Comment utiliser Outlook - envoyer des e-mails de manière professionnelle

L'envoi et la réception d'e-mails font partie de la routine quotidienne de la plupart des utilisateurs d'Outlook. Il est également intéressant que vous puissiez ajuster de manière flexible les vues dans Outlook. Par exemple, il est possible de n'afficher que les messages non lus afin de ne manquer aucun nouvel e-mail à aucun moment. Cela fonctionne avec un ou plusieurs comptes de messagerie. Peu importe que vous utilisiez plusieurs types de comptes et différentes boîtes aux lettres, telles que IMAP et Exchange, dans votre Outlook.

Dans la même étape, vous avez également la possibilité de marquer vos messages de différentes couleurs pour le suivi. Les marquages avec des drapeaux de couleurs différentes peuvent être cochés avec une coche "Terminé" à tout moment. De cette façon, vous pouvez voir visuellement en un coup d'œil quels messages doivent encore être traités pour le suivi.

Gérer les e-mails lus et non lus avec compétence

Il est également pratique de faire des paramétrages spécifiques et, par exemple, de n'afficher que les messages des 7 derniers jours ou principalement les emails avec pièces jointes. Si vous souhaitez également savoir combien de messages se trouvent dans un dossier, vous pouvez l'afficher avec quelques ajustements dans les paramètres Outlook.

Des copies des messages électroniques importants envoyés peuvent également être placées dans n'importe quel dossier. Une fois que vous avez lu vos nouveaux e-mails, vous pouvez marquer plusieurs messages ou des dossiers entiers et les afficher comme lus ou non lus dans leur intégralité. Vous pouvez tout aussi facilement restaurer les e-mails lus individuels à leur état d'origine et les mettre en évidence comme non lus. Si vous souhaitez supprimer les messages non lus, par exemple dans le dossier spam, cela fonctionne avec des combinaisons de touches conviviales.

Problèmes de synchronisation et connexion internet insuffisante

S'il y a des problèmes de synchronisation dans les anciennes versions d'Outlook, des messages individuels peuvent être mis en cache dans le dossier Conflits. Il est logique de consulter ce dossier à intervalles réguliers. Avez-vous une réception WiFi inadéquate ou des problèmes avec votre connexion cellulaire et ne pouvez-vous qu'insuffisamment récupérer les e-mails dans Outlook. Dans ce cas, vous pouvez également lire et écrire vos messages hors ligne. Une fois que vous avez traité tous vos e-mails, allez en ligne et envoyez vos messages. Ce paramètre peut également être intéressant pour les déplacements professionnels hors Europe si l'accès à Internet est coûteux.

Astuce pratique :

Si vous souhaitez zoomer sur vos e-mails pour les lire, vous pouvez le faire avec un raccourci clavier. Alternativement, vous trouverez un curseur en bas à droite de la fenêtre principale d'Outlook que vous pouvez utiliser pour ajuster le facteur de zoom avec la souris.

Fonctions générales d'Outlook et options d'optimisation essentielles

Une fonction essentielle dans Outlook pour trouver facilement des e-mails, des rendez-vous ou des tâches est la fonction de recherche intégrée mentionnée dans la partie ci-dessus. Dans la version actuelle d'Outlook, vous pouvez facilement utiliser le champ de recherche au-dessus de la barre de menus pour les recherches en texte intégral. Les raccourcis clavier et les limites de recherche rendent la recherche encore plus pratique. La création de dossiers de favoris est également pratique et efficace. Les dossiers favoris garantissent que les dossiers qui sont utilisés régulièrement peuvent être trouvés à tout moment. Faites glisser les dossiers favoris en une seule étape avec la souris dans la zone au-dessus de la structure générale des dossiers. En conséquence, vous verrez généralement vos dossiers préférés dans la zone supérieure de la vue.

En plus des dossiers favoris et d'une organisation professionnelle des e-mails, il est logique d'archiver les messages reçus en continu. La fonction d'archivage automatique intégrée au logiciel sauvegarde automatiquement vos données à intervalles réguliers. Il déplace les messages d'Outlook vers un fichier d'archive externe.

De cette façon, vous, l'utilisateur, pouvez être sûr que les messages importants ne peuvent pas être perdus en raison de virus ou d'erreurs de l'utilisateur à tout moment. L'archivage automatique peut être arrêté et désactivé pour des dossiers ou modules individuels sans aucun problème. Si vous souhaitez rechercher spécifiquement dans les fichiers d'archive, vous devez ouvrir ces fichiers d'archive dans Outlook. Vous pouvez le faire en cliquant d'abord sur Fichier. Sélectionnez ensuite Ouvrir et l'entrée Fichiers de données Outlook. À l'étape suivante, vous pouvez utiliser la recherche avancée.

Fermez toutes les fenêtres en une seule étape

Sais-tu cela? Vous avez ouvert différentes fenêtres dans Windows et Outlook et devez les fermer l'une après l'autre. C'est plus facile dans Outlook en utilisant la commande "Fermer toutes les fenêtres". Dans la dernière version d'Outlook 365 vous trouverez la simplification dans le menu : "Affichage > Fenêtre > Fermer tous les éléments".

Personnaliser les tâches, les notes et le calendrier

Surtout dans les moments où de nombreux rendez-vous et tâches doivent être effectués en même temps, il est important de garder une vue d'ensemble à tout moment. Outlook le garantit via différents paramètres dans le calendrier et dans les listes de tâches. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les tâches importantes clairement classées par date d'échéance.

Dans un environnement professionnel, il est essentiel de recevoir une réponse aux demandes de rendez-vous dans des délais courts. Outlook présente clairement les demandes de rendez-vous et offre aux utilisateurs une valeur ajoutée supplémentaire : à partir d'Outlook 2010, vous pouvez clairement voir quelles personnes invitées ont accepté et lesquelles n'ont pas encore confirmé le rendez-vous. Cette fonction facilite le suivi des collègues ou partenaires défaillants et la mise en place de rendez-vous communs.

La fonction note dans Outlook est également utile et pratique. Au lieu de post-it papier qui :

• Faire un bureau et un bureau encombrés,
• Ne pas respecter les règles de protection des données et
• Dont le contenu peut être négligé,

vous avez la possibilité d'utiliser la fonction note lorsque vous utilisez Outlook. Les notes s'affichent à l'écran de la même manière que les post-it papier et peuvent être affichées en différentes couleurs si nécessaire et pour une meilleure différenciation.

La fonction de note peut aider les utilisateurs à enregistrer des mots-clés ou des tâches importants en dehors du calendrier ou de la liste des tâches dans Outlook.

Videz le dossier "Éléments supprimés"

Si vous recevez beaucoup de messages et de spams, le dossier « Éléments supprimés » intégré à Outlook se remplit rapidement. Il est possible de supprimer le dossier sans aucun effort. Un clic avec le bouton droit de la souris suffit pour lancer le processus de suppression avec la commande "Vider le dossier". Il est important que le dossier ne contienne que des objets à supprimer. Pour cette raison, il est logique de parcourir le dossier avant le processus de suppression finale et de rechercher les e-mails supprimés de manière incorrecte.

Vous pouvez également configurer Outlook pour supprimer automatiquement tous les e-mails supprimés lorsque vous quittez le logiciel.

Concevoir des macros et les afficher dans Outlook

Dans Microsoft Outlook ainsi que dans d'autres applications logicielles, il existe toujours des séquences de travail équivalentes. Dans ce cas, Outlook offre la possibilité de mettre en place des macros afin de pouvoir travailler plus efficacement. Les macros sont un ensemble de commandes qui sont exécutées automatiquement. En plus des macros, vous pouvez également utiliser Outlook pour les insérer dans le ruban. De cette façon, vous avez vos macros personnelles à portée de main en un seul clic. Vous pouvez également signer numériquement vos macros.

Formatez les messages comme vous le feriez dans Microsoft Word

Les utilisateurs d'Outlook 365 aiment utiliser les options de mise en forme qui apparaissent dans l'élément de menu « Format du texte » dès qu'un nouveau message électronique est écrit. Les utilisateurs peuvent décider s'ils souhaitent envoyer un message au format HTML ou texte et dans quelle police ou taille de police le courrier doit être composé.

Dans les anciennes versions d'Outlook, telles que Outlook 2007 et 2010, le logiciel disposait de son propre éditeur de courrier. Cela a été structuré d'une manière similaire à Microsoft Word. Avec l'éditeur, les utilisateurs pouvaient accéder à diverses fonctions de conception sans avoir à utiliser Word. Une fonction de commentaire pourrait également être ajoutée avec les paramètres ultérieurs.

Trouvez facilement des modèles

Au cours du développement ultérieur d'Outlook, l'emplacement de stockage des modèles d'e-mails ou des modèles de Word et Excel a changé. Dans la plupart des cas, vous pouvez trouver vos modèles personnels sous le chemin de recherche suivant :

C:\Utilisateurs\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles.

Une autre source dans laquelle les paramètres Outlook sont stockés est le registre. Vous trouverez de plus amples informations sur la façon de trouver le registre et les données enregistrées sous le lien suivant.

Afficher le texte source

Une fonction intéressante pour les programmeurs expérimentés est l'affichage du texte source des messages. Dans les versions antérieures d'Outlook, un clic droit sur le message suffisait pour afficher le texte source. La fonction est cachée dans la version actuelle d'Outlook 365 - mais elle peut être trouvée en quelques clics :

1. Double-cliquez sur un message dont vous souhaitez afficher la source.

2. En haut du champ de recherche, saisissez "texte source".

3. L'option "Autres actions de déplacement".

4. Cliquez sur le lien et dans la fenêtre suivante, sélectionnez : "Autres actions"> "Code source".

5. Vous pouvez afficher le texte source du message et le copier ou le modifier si nécessaire.

Sommaire et conclusion

L'utilisation de Microsoft Outlook n'est pas difficile. L'application logicielle a été configurée et développée de manière à pouvoir être facilement utilisée pour toutes les applications de communication quotidiennes. La plupart des fonctions peuvent être contrôlées de manière intuitive et sont organisées dans des menus conviviaux. Outlook impressionne également par :

• Une fonction de recherche sophistiquée également
• La possibilité de regrouper des fonctions avec d'autres programmes de la famille Office comme Excel ou PowerPoint.

Des contacts, des notes, des paramètres individuels, des rendez-vous et de nombreuses autres fonctions complètent les fonctionnalités d'Outlook. Les utilisateurs agissent de manière opportune lorsqu'ils essaient de nouvelles fonctions, consultent des instructions et des manuels et des astuces d'utilisation afin de pouvoir utiliser en permanence Outlook de manière meilleure et plus efficace.