Vous pouvez saisir vos heures de travail principales dans Outlook, mais uniquement de manière uniforme pour tous les jours de la semaine. Mais si vous avez des horaires de travail différents le lundi et le vendredi par rapport aux autres jours, par exemple, une solution astucieuse que j'ai récemment introduite vous aidera
Si vous n'êtes pas au bureau à l'heure habituelle certains jours, par exemple parce que vous arrivez en retard le lundi matin en tant que navetteur ou parce que vous allez faire du sport plus tôt un soir et que vous souhaitez l'indiquer dans le calendrier, il est préférable de bloquer ces horaires avec des rendez-vous en série à horaires fixes. Lors de la saisie d'un rendez-vous, vous serez averti qu'il y a des chevauchements. Mais surtout, vos collègues ne peuvent alors plus vous fixer de rendez-vous via des demandes de rendez-vous pendant la période bloquée.
Définir les heures de travail de base
Dans les options du calendrier, vous pouvez définir quelles heures sont affichées pour la vue du jour et de la semaine pour tous les jours de la semaine. L'option se trouve dans Outlook jusqu'à la version 2007 sous Outils → Options → Paramètres → Options du calendrier, dans Outlook à partir de 2010 sous Fichier → Options → Calendrier. Ici, vous entrez les heures dans les champs Commence à et Fini à une.
Par exemple, supposons que vous commenciez à travailler le lundi à 10 h 00 et non à 9 h 00 le lundi. Réglez ensuite l'heure de travail principale à l'aide des options du calendrier, par exemple de 9h00 à 18h00.
Mettre en place des rendez-vous récurrents
Fixez ensuite un rendez-vous en série comme suit, avec lequel vous pouvez gagner du temps le lundi matin :
- Créez un rendez-vous qui dure le lundi de 7h à 10h et que vous pouvez nommer, par exemple, "Absent du bureau". Faire commencer le rendez-vous si tôt (et ne pas prendre 9h-10h) est tout simplement une mesure de précaution. Cela empêche quelqu'un d'ajouter un rendez-vous à votre calendrier avant 9 heures.
- cliquer sur Type de série.
- Choisir Modèle de récurrence : hebdomadaire et Tout le monde : 1 semaine(s) le lundi.
- Sous Durée de la série choisir Pas de date de fin à moins qu'il n'y ait une telle date, alors écrivez que sous Fini à une.
- Fermer la boîte de dialogue Rendez-vous récurrents.
- Sélectionnez dans le champ Voir comme l'option Absent.
- Enregistrez et fermez le rendez-vous récurrent.
