Enregistrer les macros dans Word et les utiliser correctement

Comment créer des macros dans Word

Utilisez-vous toujours la même commande dans Word et devez-vous cliquer sur de nombreux champs et boîtes de dialogue ? Cela peut aussi être plus facile ! Avec Microsoft Word, vous pouvez abréger les entrées en devenant vous-même programmeur. Cela semble plus compliqué qu'il ne l'est : Word simplifie la conception individuelle et permet aux utilisateurs d'enregistrer des commandes et des entrées à l'aide de combinaisons définies par l'utilisateur, puis de les appeler en un rien de temps.

Des macros pour faciliter le travail de votre texte : qu'y a-t-il derrière ?

Comme pour tous les programmes, il existe un langage derrière Word qui définit le fonctionnement du logiciel. Vous pouvez voir le résultat de la programmation dans Microsoft Word sous la forme de votre texte, qui peut être complété au besoin par des graphiques et des illustrations, des hyperliens, des citations, des traductions et des numéros de page. La mise en page peut également être définie dans Word : vous pouvez choisir un alignement et la taille de l'en-tête et du pied de page, l'espacement et les lignes peuvent être. Le langage de programmation qui le sous-tend s'appelle Visual Basic pour Applications - en bref : VBA.

Une macro est une sorte de programme en VBA que vous pouvez créer vous-même. Par exemple, les commandes ou les caractères spéciaux fréquemment utilisés peuvent être enregistrés en tant que raccourcis clavier dans Word afin de pouvoir être appelés plus rapidement.

Instructions : Comment créer des macros et les utiliser judicieusement

Pour créer une macro :

1. Ouvrez l'onglet "Affichage" dans le ruban de menu de votre fichier Word.

2. Dans la zone « Macros », cliquez sur le bouton correspondant et sélectionnez « Enregistrer une macro ».

   

3. Soit vous activez l'entrée souhaitée à l'aide d'une combinaison sur le clavier, soit vous utilisez le bouton dans le programme Office.

   

4. Après avoir effectué la saisie requise, cliquez à nouveau sur "Macros" et sélectionnez l'option "Arrêter l'enregistrement". À ce stade, vous avez également la possibilité de simplement suspendre l'enregistrement si nécessaire.

   

5. Enregistrez la macro sous n'importe quel nom afin de pouvoir l'appeler plus tard.

Le fait d'avoir enregistré la macro ne signifie pas que l'entrée ne peut pas être modifiée. Vous avez la possibilité de réviser la fonction selon vos souhaits et de l'adapter si nécessaire.

Voici comment mettre à jour les macros dans Microsoft Word

Si vous souhaitez mettre à jour une macro, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue « Macros ». En plus de la possibilité d'enregistrer une nouvelle macro, il existe également la possibilité d'afficher la liste des macros qui ont été créées. De plus, Word met à votre disposition divers outils, c'est-à-dire des outils au sein du logiciel, que vous pouvez utiliser pour l'édition :

1. Sous l'onglet "Affichage", cliquez sur l'onglet "Macros" sur le nom de la macro que vous souhaitez modifier.

2. Une autre fenêtre de dialogue s'ouvre par un clic de souris sur le bouton "Modifier".

   

3. Une programmation supplémentaire en VBA peut être ajoutée ou modifiée ici.

   

4. Dès qu'un document contient une macro, le fichier reçoit l'abréviation « dotm » comme extension. Si vous découvrez cette abréviation dans l'emplacement de stockage respectif, vous savez qu'au moins une macro est intégrée dans le document correspondant.

Bon à savoir: Pour la plupart des commandes et des tâches, il existe déjà des codes de codage prêts à l'emploi en VBA sur Internet. Selon les macros que vous souhaitez créer, vous pouvez utiliser ces codes et ainsi vous épargner du travail. Si vous connaissez déjà le langage de programmation, des commandes individuelles plus complexes peuvent être créées et activées dans Word.

Fonctionnalités dans Word : télécharger des outils de développement pour Word

Selon votre degré de familiarité avec le langage de programmation VBA et la programmation en général, vous pouvez réaliser différentes idées. La même chose s'applique ici : la pratique rend parfait. La séquence d'un enregistrement de macro ainsi que l'utilisation de la fonction dans Word s'exécute de plus en plus rapidement après quelques exécutions.

Vous connaîtrez rapidement les noms des macros des raccourcis clavier fréquemment utilisés et pourrez facilement insérer vos commandes. Si vous souhaitez vous immerger encore plus dans le langage et la manipulation du programme, il peut être intéressant de télécharger les outils de développement dans Word. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'onglet "Fichier" dans le ruban de menu de votre document.

2. Dans la zone inférieure de la barre sur le côté gauche, vous trouverez le bouton "Plus" et en dessous de la zone "Options". Cliquez sur le champ pour ouvrir l'onglet approprié.

3. Ici aussi, vous avez le choix entre plusieurs options. Cliquez sur "Personnaliser le ruban" dans le bouton de gauche.

   

4. Vous verrez maintenant deux champs. Regardez la case à droite et recherchez « outils de développement » pour cocher la case vide devant elle.

   

De cette façon, vous activez les outils de développement dans vos paramètres, puis vous les retrouvez dans votre ruban. Mais à quoi servent ces outils dans Word ? Les macros peuvent être conçues de différentes manières et effectuer des tâches définies par l'utilisateur.

À l'aide des macros que vous pouvez créer à l'aide des outils de développement, des modèles entiers peuvent être créés pour votre document. Par exemple, les éditeurs ou les entreprises utilisent certains formats pour leurs impressions qui peuvent être enregistrés dans Word. Par exemple, vous pouvez spécifier à quoi doivent ressembler la table des matières et la liste des sources. L'espacement, les tailles de police et l'affichage des graphiques peuvent également être enregistrés à l'aide des outils et appelés en quelques étapes seulement. De plus, vous pouvez, par exemple, modifier facilement les calculs de date dans Word.

Conclusion : utilisez les macros dans Word avec compétence

Microsoft Word propose diverses fonctions qui assistent les utilisateurs dans leurs domaines de responsabilité respectifs. Par exemple, si vous devez utiliser certaines commandes à plusieurs reprises, vous pouvez les appeler plus rapidement à l'aide de macros. Le programme Office permet de réduire le nombre d'étapes de travail et ainsi de faciliter le travail sur les textes.

Si un document contient une macro, celle-ci peut être reconnue par l'abréviation "dotm" comme la fin du nom du document dans l'emplacement de stockage respectif. Vous pouvez utiliser des macros non seulement dans Word, mais aussi dans Excel, par exemple. Grâce aux outils de développement, vous pouvez développer des programmes très complexes et créer des solutions applicatives individuelles. Avec ces outils, Word et Excel vous offrent un large éventail d'options de personnalisation.

En plus de ces fonctions utiles, le programme Office met à disposition de ses utilisateurs des fonctionnalités supplémentaires :

• Mise en page
• Fonctions de champ pour les dates, les cotations, etc.
• Rechercher et remplacer
• Enregistrer le fichier Word au format PDF
• Lettres en série

Si vous gardez cette gamme de fonctions à l'esprit, de nombreuses tâches du travail de texte peuvent être simplifiées et accélérées.

FAQ

Que sont les macros dans Microsoft Word ?

Les macros sont des programmes dans Word que les utilisateurs définissent et enregistrent eux-mêmes. Cela signifie que certaines commandes et entrées peuvent être organisées sous forme de combinaisons de touches qui peuvent être appelées en cas de besoin. En plus des macros simples, vous pouvez également créer des macros plus complexes et plus volumineuses, derrière lesquelles sont complètement masqués les modèles de fichiers.

Comment créer une macro ?

Vous trouverez le bouton "Macros" sous l'onglet "Affichage" dans le ruban de menu de votre fichier Word. Ici, vous avez la possibilité d'afficher toutes les macros existantes ou d'enregistrer une nouvelle macro. Créez une nouvelle macro, donnez-lui un nom de macro et cliquez sur la combinaison de champs souhaitée ou saisissez le modèle de clé. Vous pouvez ensuite activer votre commande en quelques étapes comme vous le souhaitez.