Excel : trucs et astuces utiles pour les utilisateurs

Utilisez ces conseils pour résoudre les problèmes Excel en un rien de temps

Nos astuces Excel vous aident à garder une trace des nombreuses possibilités du programme Excel. De nombreux utilisateurs n'ont besoin que d'un nombre gérable de fonctions au travail et dans la vie privée. Il existe souvent des abréviations pour les plus courantes. Il existe également des astuces pour configurer et éditer les tableaux Excel qui permettent de gagner du temps et des nerfs.

Les 10 meilleurs conseils pour utiliser Excel

1. Vous pouvez facilement ajouter de nouvelles lignes dans un classeur dans Excel en mettant en surbrillance la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez en insérer une autre. Après un clic droit, vous pouvez sélectionner "Ajouter une ligne".
2. Cela fonctionne de la même manière avec les colonnes : Sélectionnez la colonne devant laquelle vous souhaitez en insérer une nouvelle. Après avoir cliqué sur le bouton droit de la souris, sélectionnez "Insérer des cellules".
3. Si vous créez des bons de livraison ou des factures avec Excel, vous pouvez utiliser une formule pour entrer le lieu et la date comme avec une lettre.
4. Si vous souhaitez imprimer votre tableau Excel, vérifiez au préalable dans l'aperçu des ruptures en appuyant sur un bouton pour voir où le programme insère les ruptures.
5. Afin de gagner du temps lors de l'envoi d'e-mails circulaires ou de newsletters, vous pouvez créer les e-mails à l'aide de la fonction Excel.
6. Ajoutez facilement une capture d'écran d'Excel ou de votre navigateur à votre document.
7. Vous pouvez afficher et enregistrer une grande variété de contenus dans le presse-papiers.
8. Créez des raccourcis vers les dossiers : de cette façon, vous disposez rapidement des dossiers sur lesquels vous travaillez.
9. Vous pouvez mettre en surbrillance les valeurs en double dans votre feuille de calcul en la mettant en surbrillance, en allant dans "Règles de surbrillance des cellules" sous "Accueil" et "Mise en forme conditionnelle" et en sélectionnant "Valeurs en double". Entrez la couleur souhaitée et confirmez avec "OK".
10. Vous pouvez créer vos propres diagrammes en marquant les données qui vous intéressent, puis en sélectionnant le diagramme Excel approprié sous "Insérer".

Autres conseils Excel importants

Selon l'utilisation que vous faites de votre programme, il existe de nombreux autres trucs et astuces Excel pour faciliter vos tâches. Par exemple ce qui suit :

• Si vous modifiez des tableaux très volumineux dans un classeur, vous n'avez pas toujours à recalculer toutes les zones. Ensuite, vous pouvez facilement effectuer les calculs uniquement pour certaines sous-zones.
• Si vous souhaitez générer des mots de passe, vous pouvez les faire générer soit sous forme de séquence de lettres, soit à partir de lettres et de chiffres.
• Utilisez Excel pour apprendre le vocabulaire avec quelques commandes et formules simples.
• Vous pouvez supprimer des constantes, mais en même temps conserver des formules dans les cellules.
• En quelques clics, vous pouvez diviser votre liste par une constante.
• Si vous ne voulez pas trop cliquer pendant que vous travaillez, vous pouvez également faire lire le contenu des cellules par Excel.
• Vous pouvez utiliser quelques commandes et formules pour ajouter une prime ou une remise à n'importe quel numéro de votre liste.
• Si vous n'êtes pas clair sur les relations de formule dans un tableau, vous pouvez les afficher.
• Si vous préférez travailler avec des centimètres et des millimètres au lieu de points et de pixels, vous pouvez convertir les unités de mesure dans Excel.

Raccourcis clavier importants pour Excel

Vous pouvez souvent utiliser un raccourci clavier pour les fonctions Excel fréquemment utilisées. Cela peut être utilisé plus rapidement que les fonctions que vous devez saisir en premier. Microsoft a créé un certain nombre de raccourcis clavier pour Excel afin de faciliter votre travail.

Une petite sélection des meilleurs raccourcis clavier

• Si vous souhaitez pouvoir ajouter de nouvelles lignes et colonnes à votre liste Excel, il existe également des raccourcis clavier pour cela : Avec la ligne ou la colonne sélectionnée, appuyez sur CTRL et +.
• Pour insérer un saut de ligne, double-cliquez à l'endroit où vous souhaitez qu'il apparaisse et appuyez sur Alt et Entrée. Vous pouvez également insérer le saut de ligne à l'aide d'une formule.
• Si vous souhaitez insérer un schéma, il existe un raccourci clavier : à savoir Alt et F1.
• Pour formater rapidement une cellule, cliquez dessus et appuyez sur Ctrl et 1.
• Utilisez les touches Ctrl et flèches pour atteindre le bord ciblé de la feuille de calcul (flèche vers le haut, en-tête, etc.).
• Utilisez Ctrl et S pour enregistrer rapidement votre table une fois entre les deux.

Modèles Excel d'aide

Dans Excel, vous disposez de toutes les options pour configurer vos documents comme vous le souhaitez. Cependant, cela prend du temps et de nombreux processus sont de toute façon standardisés dans le monde des affaires. Par conséquent, il existe des modèles Excel que vous pouvez utiliser pour gagner du temps lors du formatage.

Quels sont les modèles ?

Dans Excel lui-même, vous trouverez toute une gamme de modèles utiles - que ce soit pour les factures, la budgétisation, les calculs de crédit, les rapports de vente, les notes de frais ou les relevés de tension artérielle. Vous pouvez obtenir des modèles pour l'enregistrement du temps et pour toute forme de calendrier. Le package Office365 vous propose également un grand nombre de modèles à télécharger - des livres de recettes et des invitations aux listes de contrôle. Vous trouverez également des documents préformatés pour des présentations de toutes sortes. Si l'offre ne vous suffit pas, vous trouverez des modèles à télécharger sur de nombreux sites Internet.

Astuces Excel : Différentes factures

Dès que vous effectuez plusieurs calculs dans un tableau, la formule matricielle peut être utilisée pour cela. Par exemple, si vous souhaitez déterminer le montant total de la vente de différents articles en différents nombres et à différents prix, il existe plusieurs méthodes de calcul : vous multipliez le nombre d'articles par le prix respectif et vous obtenez les prix individuels, que vous puis additionnez. Ou vous pouvez utiliser la formule matricielle et sauter une étape de calcul. Elle est particulièrement adaptée lorsque les factures sont confuses et diverses.

Résoudre des problèmes dans Excel : conseils utiles

Malgré les applications conviviales, des problèmes et dysfonctionnements fréquents peuvent également survenir dans Excel. Ceux-ci empêchent un travail en douceur et vous souhaitez vous en débarrasser le plus rapidement possible.

Ces problèmes peuvent survenir plus fréquemment

• Un espace détruit les formules et fausse ainsi les résultats - ou provoque des messages d'erreur. Vous pouvez supprimer les espaces en quelques commandes : Sélectionnez le tableau Excel et appuyez sur Ctrl + H. Dans la ligne "Rechercher", insérez un espace en laissant la ligne "Remplacer par" vide. En cliquant sur "Remplacer tout", tous les espaces sont supprimés du tableau.
• Si les liens et les macros d'un tableau ne fonctionnent pas lorsque vous les ouvrez, vous devez cliquer sur « Activer le contenu » dans l'avertissement de sécurité sous la barre de menu. Ne le faites que si le fichier provient de sources fiables !
• Si vous voyez un coin vert dans une cellule avec lequel vous ne trouvez rien qui cloche, la mise en forme peut être incorrecte. Reformatez la cellule ou sélectionnez le point d'exclamation jaune et cliquez sur « Ignorer les erreurs » si la mise en forme n'est pas importante pour le tableau.

Erreurs typiques dans Excel

Les erreurs qu'Excel affiche relativement souvent sont par exemple

• ##### - la colonne est trop étroite
• #NOM DE FAMILLE? - si le texte n'est pas reconnu dans la fonction

• #RELATION! - si la référence de la cellule est invalide
• #VALEUR! - la formule veut effectuer un calcul avec deux cellules avec une mise en forme différente
• #DIV/0 ! - il a été divisé par zéro ou une cellule vide
• Référence circulaire - la cellule actuelle se réfère à elle-même selon votre formule

Il existe des astuces Excel pour toutes les tâches

Les astuces adaptées à votre travail avec le programme Excel peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, que ce soit au travail ou dans la vie privée. Mais surtout, vous pouvez être sûr de toujours trouver la solution à vos problèmes grâce au support de Microsoft et aux nombreux services d'aide sur Internet.

Voici d'autres articles sur les astuces et problèmes dans Excel :

• Appliquer des fonctions mathématiques uniquement aux résultats de la liste Excel filtrée

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