Créez professionnellement des signatures Outlook

En quelques clics vers la signature Outlook

Une signature dans Outlook peut être appelée un morceau de texte ajouté manuellement ou par défaut à un message électronique. Il est courant d'inclure des signatures dans les messages électroniques professionnels. Une signature de courrier électronique professionnel nomme l'auteur d'un message et fournit les informations de contact les plus importantes. On peut l'appeler une carte de visite électronique.

Les signatures sont requises par la loi dans les e-mails professionnels. En plus de l'expéditeur et des coordonnées générales, doivent également être fournies les informations obligatoires sur la raison sociale et la forme juridique, équivalentes à l'en-tête.

Une signature n'est pas requise par la loi dans un environnement privé. Pour des raisons compréhensibles, il est logique d'inclure également une signature dans les e-mails privés :

• Il vous identifie sans aucun doute comme l'expéditeur du message
• La signature donne à votre e-mail un aspect professionnel
• En signant et en spécifiant les données de contact, le message n'est généralement pas filtré par le filtre anti-spam

En résumé, il est logique et semble authentique d'ajouter une signature à chaque message électronique. Microsoft Outlook offre de nombreuses options pour créer, adapter et individualiser différentes signatures.

Créer une signature dans Outlook : Comment créer une signature en quelques clics de souris

Vous créez une signature dans Outlook selon le modèle suivant :

1. Ouvrez un nouveau message électronique et accédez à l'onglet Signature dans le menu Insertion.

   

2. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez soit modifier vos signatures existantes, soit créer une nouvelle signature avec un formatage individuel. Les éléments suivants conviennent particulièrement comme contenu d'une signature privée :

   • Votre nom.
   • Votre adresse.
   • Coordonnées telles que téléphone, fax et e-mail.
   • Facultatif : adresse de votre site web privé.

   De plus, en option, vous pouvez également incorporer des images ou des fichiers GIF.webp animés en tant que logo dans votre signature afin de concevoir la signature en html de manière individuelle et unique.

   

3. Le champ de texte dans lequel vous concevez votre signature offre un large éventail d'options de personnalisation. Entre autres choses, vous pouvez étape par étape :

   • Sélectionnez la police, la couleur de la police et la taille de la police.
   • Déterminez l'alignement du texte : justifié à gauche, justifié à droite ou centré.
   • Incorporer des photos et des liens.
   • Insérez une carte de visite au format vcf dans le champ Carte de visite.
   • Sélectionnez le compte de messagerie avec lequel la signature doit être remise.
   • Décidez si la signature doit également être utilisée pour les réponses par e-mail et le transfert.

Une fois que vous avez effectué toutes les saisies, terminez la création de votre signature avec OK. La signature est maintenant délivrée en tant que signature standard pour le compte de messagerie utilisé. Il existe également la possibilité de concevoir plusieurs signatures pour un seul compte de messagerie ou pour plusieurs comptes. Alors qu'une signature est livrée en tant que signature standard, vous pouvez insérer les signatures alternatives manuellement si nécessaire.

Comment changer une signature

Si vous souhaitez modifier une signature, il existe deux alternatives conviviales dans Outlook :

1. Entrez le terme de recherche "Signatures" dans la barre de recherche dans la zone supérieure d'Outlook et ouvrez votre signature en cliquant sur "Actions / Signature".

   

2. De la même manière que pour créer une nouvelle signature, ouvrez un nouveau message, puis accédez à l'onglet Signature dans la barre de menu.

   Les modifications apportées à une signature doivent être enregistrées en cliquant sur le bouton de la souris avec "OK". La signature modifiée est alors automatiquement jointe à vos e-mails, en fonction des paramètres spécifiques.

Où vous pouvez trouver des modèles appropriés pour les signatures

Il existe des liens utiles et des suggestions pour créer des signatures sur Internet. Microsoft, en tant que fabricant de Microsoft Outlook, vous propose également des modèles de signatures d'aspect professionnel et adaptés à des fins professionnelles ou privées. Accédez aux modèles de signature de Microsoft en cliquant sur le lien en bas de la boîte de dialogue de création de signature : "Obtenez des modèles de signature"Cliquez sur. En option, vous trouverez également d'autres suggestions et modèles de signature sur Internet.

Cela vous amène à une page de support Microsoft, qui décrit de manière conviviale comment créer une signature à l'aide d'un modèle dans Microsoft Word et comment l'enregistrer dans Outlook.

Conseils importants pour la conception de votre signature

Une signature dans l'environnement privé peut être conçue individuellement. Ce qui est autorisé, c'est ce qui plaît et fait bonne impression au destinataire du message électronique.

Les e-mails professionnels et les signatures doivent toujours être formatés conformément à la norme DIN 5008. Les e-mails et les signatures étant destinés à faciliter les correspondances, le législateur les a mis sur un pied d'égalité avec les lettres commerciales et les fax au 01/01/2007. Pour cette raison, les réglementations de la législature doivent être respectées lors de la conception des signatures. La signature commerciale doit généralement comprendre trois parties :

1. Des noms et éventuellement une salutation générale.
2. Coordonnées de l'entreprise.
3. Information légale.

Dans le cas d'une signature utilisée à des fins commerciales, vous devez également vous assurer que les numéros de téléphone et de télécopieur sont incorporés conformément aux règles DIN. De plus, il est essentiel que les expéditeurs écrivent leurs noms et prénoms complets et évitent les abréviations.

Interligne, taille de la police et sujet

Pour chaque signature, il est logique d'utiliser la police utilisée dans le corps du texte. Dans de nombreux cas, les entreprises utilisent une police d'entreprise pour les en-têtes et tous les types de correspondance. Les polices standard telles que Calibri, Arial ou Times New Roman conviennent aux particuliers. Ces polices garantissent que la signature apparaît en lettres lisibles pour le destinataire.

Si vous utilisez une police cursive ornée ou des polices ludiques en standard, cela peut entraîner des irritations. Une lettre entre 10 et 12 points doit être sélectionnée comme taille de police. L'interligne doit correspondre aux valeurs standard et, comme l'e-mail lui-même, il s'agit généralement d'une seule ligne. Le sujet ne doit jamais être oublié dans le message électronique.

Comment ajouter des logos et des images à la signature

Vous pouvez ajouter un logo ou des images individuelles, par exemple une photo d'entreprise, à votre signature à l'aide du symbole graphique. Avant de l'insérer, assurez-vous que l'image n'est pas trop grande et qu'elle s'intègre bien dans l'image globale de votre signature. Dans les anciennes versions d'Outlook, la procédure d'insertion de logos et d'images diffère - en particulier dans Outlook 2000 et Outlook 2003, les possibilités diffèrent de celles des versions actuelles d'Outlook.

Il est également possible d'utiliser votre signature comme support d'information et de publicité. Un lien vers votre site Internet, une offre spéciale ou des informations complémentaires sur vous ou votre entreprise peuvent être utiles pour éveiller la curiosité des destinataires.

Rechercher des signatures dans le dossier Windows

Noter: Si vous souhaitez enregistrer une signature personnelle, vous avez besoin du chemin de stockage pour cela. Les signatures sont stockées de manière centralisée dans Windows dans un dossier caché auquel vous pouvez accéder avec la commande Windows suivante :

Appuyez simultanément sur les touches [Windows] et [R] - la boîte de dialogue "Exécuter" s'ouvre.

Entrez la commande suivante dans la boîte de dialogue :% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Vous accédez au dossier de vos signatures et pouvez ensuite les copier et les enregistrer.

Conclusion sur l'utilisation professionnelle des signatures dans Outlook

Une signature dans Outlook est un moyen professionnel et éprouvé de vous présenter comme l'expéditeur d'un message. Le nom et le prénom, les coordonnées individuelles et, dans un environnement commercial, l'inclusion d'informations juridiques sont essentielles et opportunes.

Vous pouvez créer une nouvelle signature dans Outlook en quelques clics de souris ou à l'aide de Microsoft Word et de modèles externes. Il peut être utile d'inclure des photos ou un logo dans la signature. Il est également essentiel que vous respectiez les règles de la norme DIN 5008 pour les signatures commerciales. Une signature doit toujours informer le destinataire, permettre un aperçu rapide de l'expéditeur et correspondre à l'image globale de l'e-mail.