Les fonctions de champ simplifient votre travail quotidien dans Microsoft Word

Utilisation professionnelle et efficace des fonctions manuelles dans Word

Plus Microsoft Word est utilisé de manière professionnelle et intensive, plus les exigences du programme de traitement de texte sont élevées. Avec l'augmentation du temps d'utilisation, la plupart des utilisateurs de Word utilisent de plus en plus de fonctions du logiciel et savent, par exemple :

• Comment créer des listes avec plusieurs éléments
• L'affichage des majuscules dans Word en début de ligne supprime ou
• Insère une table des matières et des références dans un document.

Alors que de nombreuses étapes de travail quotidiennes sont conçues de manière efficace et sous-jacentes à des formules ou des fonctions, il existe d'autres tâches qui sont toujours effectuées manuellement pour de nombreux utilisateurs professionnels de Microsoft Word. Un exemple consiste à insérer la date actuelle dans une lettre, ce qui, dans de nombreux cas, est effectué manuellement. Il est logique de s'engager à utiliser au mieux les fonctions de Word afin de travailler efficacement et de manière orientée solutions.

Comment insérer la date plus efficacement ?

Par exemple, utilisez la combinaison de touches bien connue "ALT + Shift + D" pour intégrer automatiquement la date. Une alternative est de naviguer vers l'onglet "INSERT"" dans la zone de menu "TEXTE" (Word 365, 2010 et 2007) ou dans le menu "INSERER" (Word 2003, 2002 / XP et 2000). Dans ce cas, la fonction "Insérer la date et l'heure" fait le travail à votre place.

Utilisez les fonctions de champ dans Microsoft Word - voici comment cela fonctionne

De nombreuses commandes stockées dans l'onglet INSÉRER ou dans le menu INSÉRER des versions Word 2003, 2002 / XP et 2000 permettent d'insérer des informations et des données mises à jour automatiquement dans un texte. Les « fonctions de champ » sont désignées sous leur forme abrégée et dans Word sous le nom de « champs ». Les champs ont pour tâche d'insérer les propriétés du système ou du document dans un texte, qui peut être mis à jour en permanence.

Avec cette procédure, vous travaillez non seulement plus efficacement avec Microsoft Word et évitez les erreurs typiques avec les entrées manuelles. Vous avez également la possibilité de rendre les champs plus flexibles et dynamiques. De cette façon, vous pouvez, par exemple, réagir aux modifications des rubriques qui composent la table des matières.

Comment insérer et modifier des fonctions de champ

Dans Word 365, 2010 et 2007, vous pouvez insérer des fonctions de champ sur l'onglet "INSERER" dans la zone de menu "TEXTE", le bouton "BLOCS RAPIDES" et la commande "CHAMP".

Dans Word 2003, 2002 / XP et 2000 vous accédez à la destination via le menu "INSERT" et la commande "FIELD". Dans toutes les versions de Word, une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner la fonction de champ souhaitée et l'appliquer à votre texte.

De plus, les fonctions de champ intégrées dans Microsoft Word ont une autre valeur ajoutée : Word insère également automatiquement une fonction de champ lorsque des fonctions spécifiques sont appelées. Cela se produit sans avoir à être spécialement sélectionné.

Exemple

Par exemple, si vous appuyez sur la combinaison de touches "Alt + Maj + D", la date actuelle apparaît à la position actuelle du curseur sous la forme d'une fonction de champ.

Fonctions de champ et tables des matières

Vous avez également la possibilité d'ajouter une table des matières à votre document en fonction des styles »Titre 1« à »Titre 9«. Cela fonctionne dans Microsoft Word 365 via l'onglet "REFERENCES".

Dans Word 2010 et 2007, utilisez l'onglet « RÉFÉRENCES » et le groupe de menus « TABLE DES MATIÈRES » ainsi que le bouton « TABLE DES MATIÈRES ». Dans Word 2003, 2002 / XP et 2000 vous accédez à la zone appropriée via le menu "INSERER" et la commande "(REFERENCE) -INDEX ET REPERTOIRES".

Souhaitez-vous également que les numéros de page automatiques apparaissent dans le pied de page ? Dans ce cas également, Word utilise une fonction de champ.

Utilisation manuelle des fonctions de champ - pas de problème avec une combinaison de touches

En plus de l'insertion par menu de fonctions de champ, vous pouvez également les saisir manuellement. Pour ce faire, utilisez la combinaison de touches "CTRL + F9". Avec cette combinaison de touches, vous pouvez insérer une nouvelle fonction de champ vide. La paire d'accolades qui apparaissent de cette manière (à ne pas confondre avec les accolades disponibles avec AltGr + 7 ou AltGr + 0, qui semblent presque équivalentes) peut alors être remplie avec la commande dont vous avez besoin. Vous pouvez voir quelles commandes sont possibles dans les crochets de la boîte de dialogue.

Exemples pratiques pour l'utilisation sans panne des fonctions de terrain

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des fonctions de terrain importantes qui facilitent particulièrement le travail dans la pratique :

Date, Date de création

Avec »{Date}«, Word insère la date système de votre PC à la position actuelle du curseur. Vous pouvez utiliser le paramètre »\ @« pour définir le format. La fonction de champ »{CreatDate}« insère la date à laquelle le document a été créé et, contrairement à »{Date}«, ne change pas par la suite. Vous devez donc utiliser »{CreatDate}« dans les modèles de documents sur la base desquels vous créez de nouveaux documents. Ensuite, la date de création est automatiquement fixée définitivement dans chaque nouveau document.

Vous souhaitez faire référence dynamiquement au contenu de la "Titre 1" dans l'en-tête. La référence doit être générée automatiquement, sans avoir à commencer par un saut de section et une nouvelle ligne d'en-tête dans chaque chapitre ?

La fonction de champ »{StyleRef}« apporte un remède : Avec »{StyleRef» Titre 1 «\ * MERGEFORMAT}« vous faites référence au contenu du texte formaté avec la feuille de style »Titre 1«. Si cela change, le contenu de l'en-tête change sur la page en cours. Si le modèle de format »En-tête 1« est utilisé plusieurs fois sur une page, la première occurrence est toujours affichée dans l'en-tête. L'ajout »\ * MERGEFORMAT« garantit que seul le texte et non la mise en forme du »Titre 1« est utilisé. Le texte saisi est formaté en fonction du style d'en-tête.

Page, NumPages

Utilisez la fonction de champ »{Page}« pour insérer le numéro de page actuel. La fonction de champ »{NumPages}« indique le nombre de pages du document. Par exemple, vous pouvez utiliser »Seite {Page} de {NumPages}« pour faire référence au nombre de pages actuel et total. Si vous placez la fonction de champ (imbriqué) »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« dans le pied de page de la première page de votre document, l'information de numéro de page n'apparaît que si le document est plus long qu'un côté.

Réf

Avez-vous besoin d'une certaine note ou référence à un paragraphe plusieurs fois dans votre document et ne souhaitez-vous l'entrer qu'une seule fois ? Dans ce cas, il suffit de se référer une seule fois au texte saisi. Dans ce cas, attribuez un signet au texte. Cela fonctionne dans les différentes versions de Word comme suit :

• Word 365 : onglet INSÉRER - Zone de menu LA GAUCHE - bouton TEXTE MARQUE

• Word 2010 et 2007 : onglet INSÉRER - Zone de menu HYPERLIENS - bouton TEXTE MARQUE;
• Word 2003, 2002 / XP et 2000 : Menu INSÉRER - commande TEXTE MARQUE.

Avec la fonction de champ »{Ref NameDerTextmarke}«, vous pouvez vous référer au texte marqué avec le signet aussi souvent que vous le souhaitez.

Séq

Avez-vous besoin d'un numéro de séquence dans votre document pour identifier les étapes de travail, qui sont gérées le plus automatiquement possible ? Les chiffres étant placés au milieu du texte, la numérotation automatique ne peut-elle pas être utilisée ? La fonction de champ »{Nom de numérotation Seq}« fournit un remède. Chaque fois que cette fonction de champ se produit, le numéro interne est augmenté d'une unité. Le texte »nom de numérotation« peut être librement choisi et doit seulement rester uniforme dans la numérotation. Et si vous ne voulez pas commencer par un mais par cinq, entrez la valeur de départ à la première occurrence de la fonction de champ en utilisant le paramètre »\ r« : »{Nom de numérotation Seq \ r 5}«.

Sommaire et conclusion:

Microsoft Word peut vous aider avec diverses fonctions de champ pour rendre votre travail quotidien avec le programme de traitement de texte plus efficace. Un exemple bien connu est la saisie de la date actuelle à l'aide d'une combinaison de touches ou d'un bouton sur l'onglet INSERER. D'autres fonctions de champ vous aident à intégrer et à mettre à jour la numérotation dans les textes ou à générer des tables des matières de manière professionnelle.

Toutes les fonctions de terrain ont en commun de simplifier les activités répétitives. Ils aident également à éliminer les erreurs d'inattention qui se produisent dans les étapes de travail redondantes. Il est judicieux et opportun de se familiariser avec les fonctions de terrain embarquées de Microsoft Word et de les utiliser. Cette procédure vous fait gagner du temps dans la conception des textes et de la correspondance, augmente la fiabilité et permet d'éviter efficacement les erreurs.

FAQ

À quoi sert une fonction de champ dans Microsoft Word ?

Les champs dans Word ont une fonction d'espace réservé. Ils peuvent être utilisés automatiquement pour insérer la date du jour ou un numéro de page dans un texte. Il existe également des fonctions qui peuvent être utilisées pour des calculs complexes.

Comment insérer un code de champ dans mon texte ?

Il est possible d'insérer un code de champ dans un texte dans Microsoft Word en quelques étapes seulement. La première étape consiste à ouvrir un document Word et à naviguer jusqu'au point du document où la fonction doit être intégrée. Dans l'onglet INSERT de la zone de menu TEXTE, vous trouverez la possibilité d'insérer un champ dans l'élément de menu RECHERCHE BLOC RAPIDE. Déterminez la fonction et insérez-la.

Comment insérer efficacement la date du jour dans mon document Word ?

Le moyen le plus rapide et le plus simple d'insérer la date actuelle dans Word consiste à utiliser le raccourci clavier "Alt + Maj + D". Après avoir appuyé sur les boutons, la date actuelle apparaît dans le texte.