Comment travailler au mieux avec Quick Parts dans Outlook
La conception des e-mails dans Outlook ne doit pas nécessairement être individuelle dans chaque cas. Dans l'environnement professionnel et privé, des e-mails similaires ou comparables sont constamment conçus. Par exemple, un e-mail accompagnant une offre contient généralement des éléments de texte analogues. Une réponse à une demande est également non spécifique et doit être modifiée en termes de nombre ou de produit au maximum. Une similitude dans la conception des mails est fondamentalement sensible et contient un bénéfice qu'il ne faut pas sous-estimer. Ceci peut être réalisé si vous travaillez davantage avec des modules de texte préfabriqués. Dans la version actuelle d'Outlook 365, les modules de texte et leurs fonctions sont disponibles sous forme de modules rapides, qui diffèrent des autres programmes et versions d'Outlook.
Tutoriel vidéo : Comment créer et utiliser des modules de texte dans Outlook
Créer une partie rapide dans Outlook - 5 étapes essentielles pour l'automatisation
Vous pouvez concevoir un composant rapide dans le programme Microsoft Outlook en un rien de temps :
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Ouvrez un nouveau courrier via l'onglet "Fichier". À l'étape suivante, écrivez un texte spécifique que vous souhaitez enregistrer en tant que partie rapide.
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Sélectionnez le texte dans Microsoft Outlook et copiez-le. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl + C comme raccourci ou raccourci.
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À l'étape suivante, avec le texte toujours marqué, accédez à l'onglet « Insertion » et passez au menu « Texte ».
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Cliquer sur "Quick Parts" ouvre une nouvelle fenêtre de sélection dans laquelle vous pouvez "Enregistrer votre sélection dans le Quick Parts Catalog".
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Après avoir cliqué sur "Enregistrer la sélection dans le catalogue de pièces rapide", une autre fenêtre d'options s'ouvre. Ici, vous avez la possibilité de fournir de plus amples informations sur le module de texte.
Entre autres, vous pouvez :
- Attribuez un nom significatif au module de texte.
- Sélectionnez une catégorie ou créez une nouvelle catégorie, par exemple « Offres » ou « Contrat ».
- Insérez une description pour informer vos collègues du contenu du module de texte.
- Dans les options, sélectionnez la manière dont le texte doit être inséré en tant que partie rapide.
En cliquant sur "OK", vous enregistrez la partie rapide et pouvez l'insérer à tout moment dans un nouveau courrier.
Insérer une partie rapide dans un e-mail - c'est comme ça que ça marche
Un bloc de construction ajouté à un nouvel e-mail présente de nombreux avantages. Il est rapide et efficace d'incorporer des modules de texte dans un e-mail. De plus, les messages sortants sont similaires en termes de contenu et de formatage. Ceci est particulièrement important dans le milieu professionnel, avec une demande de renseignements ou une offre.
Vous avez deux alternatives pour intégrer un module de texte créé dans un e-mail :
Alternative 1 : insérer un module de texte tel que l'autotexte
Votre partie rapide portant le nom "Module de texte 1" s'affiche automatiquement en option à insérer dès que vous saisissez les premiers caractères du nom de la partie rapide dans votre texte.
La chaîne "Texte" est suffisante pour qu'Outlook trouve la partie rapide. La partie rapide est insérée avec un clic sur la touche Entrée. Cela vous fait gagner beaucoup de temps dans la conception des e-mails.
Alternative 2 : Intégrer le composant rapide manuellement
En plus de la variante automatisée, vous pouvez également intégrer manuellement un composant rapide. Cela fonctionne sans effort en ouvrant un nouvel e-mail et en utilisant votre curseur pour naviguer jusqu'au point du texte où vous souhaitez insérer le texte.
À l'étape suivante, passez à l'onglet « Parties rapides » dans l'onglet « Insertion » Cliquez sur l'élément de menu pour afficher toutes les parties rapides qui peuvent être insérées.
Après avoir cliqué sur le composant rapide souhaité, il apparaîtra dans le texte de votre e-mail.
Organiser, modifier et supprimer des parties rapides
Au fil du temps, il devient inévitable que des blocs de construction rapides conçus indépendamment doivent être modifiés ou supprimés. Certaines parties du texte, les nombres incorporés ou les pourcentages peuvent changer. Pour modifier ou supprimer un module de texte, procédez comme suit :
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Dans l'onglet "Insertion", accédez à l'élément de menu "Quick Parts".
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Ouvrez le menu "Quick Parts" et cliquez sur le module que vous souhaitez modifier. Un nouveau menu de sélection s'ouvre dans lequel vous pouvez éditer le module de texte.
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Entre autres choses, vous avez la possibilité de modifier les propriétés du module de texte. Vous pouvez adapter le nom du bloc ou la description. Sous « Organiser et supprimer », vous accédez à « Organisateur pour modules », dans lequel vous pouvez modifier tous les modules de texte stockés et les supprimer si nécessaire.
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Un clic sur "Fermer" enregistre toutes les modifications apportées à vos modules de texte personnels. La modification des modules de texte n'est possible que dans les nouvelles versions d'Outlook. Dans Outlook 2007 ou 2010, il n'existe aucun moyen officiel de modifier les parties rapides par la suite. Avec une astuce dans laquelle vous enregistrez le module de texte sous un nom différent, vous pouvez toujours le modifier et l'adapter.
En résumé, les fonctions Quick Parts et Autotext contiennent des options essentielles pour automatiser partiellement la création de textes. L'utilisation des deux fonctions est idéale pour les lettres commerciales dans lesquelles un message d'accueil spécial ou commun tel que "Cher" doit être utilisé. Les messages d'accueil personnels peuvent également être enregistrés sous forme de texte automatique.
C'est la même chose avec une invitation, des souhaits récurrents pour un anniversaire ou des anniversaires ou des questions fréquemment posées. Les abréviations et les formulations peuvent être conçues comme des blocs de construction rapides à tout moment. De cette façon, les signatures peuvent également être intégrées lors du remplacement de la signature réelle. Pour les lettres et les lettres commerciales, qui doivent être écrites mot à mot, il existe également un module.
Outre la fonction de pièces rapides contenue dans Outlook, les entreprises et les hommes d'affaires utilisent l'outil de productivité Text Expander de Smile. Avec cette application payante, les lettres commerciales et les e-mails peuvent être davantage professionnalisés en ce qui concerne l'autotexte. Avec Text Expander, vous pouvez travailler sur Windows et Mac.
Conseil:
Afin de conserver à tout moment une vue d'ensemble de vos blocs de construction rapides, il est logique et orienté vers la pratique de les trier en catégories compréhensibles.
Conclusion
La création de pièces rapides dans Microsoft Outlook n'est pas difficile. Vous pouvez enregistrer un nouveau bloc en 5 étapes simples. L'attribution de catégories compréhensibles, des noms de modules clairs et une description claire sont importants afin d'intégrer efficacement des modules rapides dans les e-mails. Cette procédure pour les emails récurrents vous fera gagner beaucoup de temps dans la conception. De plus, cette procédure garantit que les offres ou une demande sont traitées et envoyées de la même manière.