Dans l'article suivant, vous apprendrez comment savoir quelles références externes se trouvent dans vos tableaux Excel et comment les adapter et les modifier avec succès après une copie.
Comment les références externes sont structurées dans Excel
Les références externes sont toujours structurées selon le même schéma. Vous utilisez d'abord le nom du classeur entre crochets. Il est suivi du nom de la feuille de calcul. Ceci est suivi d'un point d'exclamation, suivi de la référence de cellule.
Si vous créez une référence externe qui fait référence à une feuille de calcul dont le nom contient des espaces, le nom du dossier et la feuille sont placés entre guillemets simples.
Si le dossier auquel fait référence la référence externe n'est pas ouvert, le chemin dans lequel se trouve ce dossier apparaît devant le nom du dossier de travail.
Fondamentalement, Excel crée toujours des références externes en tant que références absolues. Vous pouvez le dire par le fait qu'ils contiennent des signes dollar.
Comment copier et adapter correctement les références externes des tableaux Excel
Lors de la copie de formules, Excel ajuste automatiquement les références si elles ne sont pas des références absolues. Malheureusement, cela ne fonctionne pas si les références accèdent à plusieurs autres tables et que le nom de la table doit être adapté. Imaginez la situation suivante :
Vous voulez toujours lire les valeurs de la même cellule à partir de différentes tables avec les noms 01.xls, 02.xls etc. Les références ont alors la structure suivante :
= 'C: \ Mes fichiers \ [01.xls] Tableau 1' ! A1
= 'C: \ Mes fichiers \ [02.xls] Tableau 1' ! A1
Si vous copiez une telle référence dans votre table, seule la référence à l'adresse de la cellule à la fin est ajustée. Cependant, si vous souhaitez changer l'ensemble de la housse facilement et confortablement, procédez selon la méthode suivante.
Créez d'abord une colonne dans laquelle la partie variable du nom de fichier peut être écrite. À partir de là, vous créez ensuite la formule souhaitée, que vous pouvez copier. Cela fonctionne comme ceci :
Créez une colonne dans votre feuille de calcul dans laquelle la partie variable (dans ce cas le nom du fichier) est saisie. Vous devez configurer cette colonne avec le format de nombre de texte. Saisissez ensuite les parties variables du nom de fichier dans la colonne, comme illustré dans la figure suivante :
Saisissez ensuite la formule suivante dans la cellule B1 :
= "= 'C:\Mes Documents\[" & A1 & ".Xls] Table1'! $ A $ 1"
Copiez cette formule dans les cellules ci-dessous. Le résultat dans le tableau est illustré dans la figure suivante :
Excel interprète initialement le résultat de la formule comme du texte. Pour pouvoir calculer avec ces formules, il faut les convertir :
- Sélectionnez toutes les cellules avec des formules copiées - dans cet exemple, la plage de cellules B1 : B20.
- Utilisez la commande "Edition - Copier" pour enregistrer le contenu de la cellule dans le presse-papiers.
- Laissez les cellules sélectionnées et sélectionnez la commande "Collage spécial" dans le menu "Edition".
- Dans cette case, activez l'option "Valeurs".
- Confirmez-le avec le bouton "OK".
Au lieu des formules, les résultats sont maintenant dans les cellules. Encore une fois, laissez les cellules sélectionnées et sélectionnez la commande "Texte dans les colonnes" dans le menu "Données" pour lancer l'assistant de conversion de texte.
Ici, vous confirmez directement l'écran de démarrage avec le bouton "Terminer". Les formules sont ensuite rassemblées sous la forme désirée et montrent le résultat correspondant.
Comment trouver des références externes dans les tableaux Excel
Si vous souhaitez rechercher des références externes dans vos dossiers, vous n'avez pas à le faire manuellement. Laissez Excel créer pour vous un aperçu de toutes les références.
Ceci est également utile lorsqu'il existe une référence dans un classeur, mais que vous ne savez pas exactement à quelle source de données elle fait référence.
Pour obtenir une liste de toutes les références de votre classeur, procédez comme suit :
- Activez le classeur dans lequel vous êtes intéressé par les références.
- Excel 2010 : cliquez sur le menu FICHIER. Sélectionnez ensuite la commande PREPARER - EDITER LES LIENS VERS LES FICHIERS.
- Excel 2007 : cliquez sur le bouton Office. Sélectionnez ensuite la commande PREPARER - EDITER LES LIENS VERS LES FICHIERS.
- Excel 2003 : Appelez la commande EDIT - LIENS.
Excel vous montrera une liste des liens dans votre tableau.
Dans la liste des liens, vous pouvez voir tous les classeurs liés. Vous pouvez utiliser le bouton OPEN SOURCE pour ouvrir les dossiers de cette liste après avoir cliqué sur le nom de fichier correspondant dans la liste.
