Les notes sont un outil pratique pour ne rien oublier pendant les heures de travail. Dans ce qui suit, nous allons vous montrer deux astuces que vous pouvez utiliser pour mieux organiser vos notes et les retrouver plus rapidement.
Enregistrer la note dans un dossier spécifique
Ce que très peu de gens savent : Outlook a une fonction appelée Message public. Cela vous permet de créer un message dans votre boîte de réception ou dans un dossier spécifique sans avoir à l'envoyer au préalable. Malgré le nom, ce message n'est visible que par vous. Vous créez un message public comme suit :
- Basculez vers le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la note.
- Dans Outlook 2010 et versions ultérieures, vous appelez la commande Démarrer - Nouveaux éléments - Autres éléments - Publier un message public dans ce dossier activé, dans Outlook 2007, la commande est Fichier - Nouveau - Message public dans ce dossier.
- Une fenêtre de message apparaît dans laquelle les champs destinataires sont manquants. Entrez un sujet significatif et la note dans le champ du message. Si nécessaire, formatez la note et/ou ajoutez des fichiers. Vous pouvez également attribuer des catégories au message public.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Message public UNE..
Vous pouvez reconnaître les messages publics dans la boîte de réception ou dans un dossier par l'icône dans la colonne symbole: C'est un post-it jaune avec une épingle bleue. Cependant, l'épingle ne signifie pas que le message restera en haut de la liste des messages si, par exemple, vous triez les messages par ordre chronologique selon la colonne Obtenir Trier par. Au contraire, dès que de nouveaux messages arrivent, il est déplacé vers le bas.
Si la note est censée vous rappeler quelque chose qui a à voir avec un certain e-mail, cela n'a pas d'importance, puisque la note « bouge » avec l'e-mail.
Créez votre propre dossier pour les notes dans Outlook
Si vous créez beaucoup de notes dans Outlook, cela devient rapidement déroutant. Cependant, comme dans les autres modules Outlook, vous pouvez également créer des dossiers pour les notes afin de les garder en ordre. Pour ce faire, procédez comme suit :
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Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à droite du bouton « Nouveau » et appelez « Nouveau dossier ». Dans Outlook 2007, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans le champ sous « Mes notes » dans la barre de navigation et sélectionner la commande « Nouveau dossier ».
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Saisissez un nom pour le dossier.
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Assurez-vous que les notes sont sélectionnées dans le champ "Le dossier doit être créé sous" et cliquez sur "OK".
