Exemple d'utilisation de macros
Une communication de bureau moderne et efficace sans un puissant programme de traitement de texte est inconcevable. Microsoft Word est considéré comme le meilleur chien parmi les programmes de traitement de texte. Comme les autres programmes Office Excel, PowerPoint et Outlook, il est apprécié aussi bien par les entreprises que par les ménages. La plupart des tâches peuvent être traitées avec les fonctions contenues dans Microsoft Word, qui se trouvent dans différents onglets. Dans certains cas, où des solutions spécifiques sont requises, l'utilisation de macros dans Word peut également être utile.
Calcul de rendez-vous dans Word - concevez une macro pour le calcul de rendez-vous automatique
Un domaine d'application des macros dans Microsoft Word est le calcul automatisé des dates. L'exemple suivant illustre le défi pour les utilisateurs de Microsoft Word :
Imaginez que vous souhaitiez fixer un rendez-vous dans une lettre commerciale qui précède automatiquement une date de la lettre de motivation de 14 jours. Par exemple, une date limite avec un délai de paiement devrait être automatiquement émise dans la lettre. Si la lettre est écrite le 01/02/2021, la date 15/02/2022-2023 doit être automatiquement imprimée. Comment les utilisateurs de Microsoft Word doivent-ils procéder pour insérer automatiquement et correctement la date ? Une macro peut être la solution et apporter un remède rapide.
Où trouver des macros dans Microsoft Word
Pour configurer une nouvelle macro dans Microsoft Word, accédez à l'élément de menu "Macros" dans l'onglet "Affichage". Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches ALT + F8 pour ouvrir la boîte de dialogue des macros.
Pour paramétrer la macro de calcul automatisé des rendez-vous, procédez comme suit :
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Dans la première étape, assurez-vous que la macro est enregistrée dans le modèle Normal.dot. Cela garantit que la macro est active dans tous les documents que vous créez à l'avenir. Vous modifiez la spécification dans le champ : "Macros dans."
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À l'étape suivante, entrez le nom de la macro. Par exemple, vous pouvez nommer la macro « Due14days ». Vous pouvez également saisir une description de la macro dans la partie inférieure du champ de saisie.
À l'étape suivante, vous serez automatiquement redirigé de Microsoft Word vers l'environnement de développement VBA. À ce stade, Microsoft Visual Basic (VBA) a déjà adopté le nom que vous avez entré pour la macro et a déplacé le curseur au point où vous devrez entrer une seule formule à l'étape suivante.
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En tant qu'étape cruciale, entrez la formule suivante dans Microsoft Visual Basic :
Format Selection.InsertAfter (Date + 14, "jj.MM.aaaa")
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Enregistrez ensuite la macro à l'aide de l'icône de la disquette et fermez l'environnement de développement Microsoft Visual Basic. Votre macro est alors prête à être utilisée.
Testez la macro créée dans Microsoft Word et utilisez-la à long terme
Pour tester la macro que vous avez créée dans Microsoft Word, procédez comme suit :
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Utilisez la combinaison de touches ALT + F8 pour ouvrir la fenêtre de dialogue des macros.
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Sélectionnez la macro « Échéance 14 jours » et cliquez sur le bouton « Exécuter ».
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La date actuelle + 14 jours est automatiquement sortie à la position du curseur.
Votre macro, qui calcule automatiquement 14 jours dans le futur à partir de la date actuelle, est prête à être utilisée.
Créer un bouton pour la macro dans Word - c'est comme ça que ça marche
Alternativement, une fois que votre macro est pratiquement prête à l'emploi, vous pouvez intégrer un bouton dans Microsoft Word pour travailler plus efficacement avec la macro. La génération d'un bouton est utile si vous avez fréquemment besoin de la fonction macro dans la correspondance commerciale. Au lieu d'exécuter laborieusement la macro via ALT + F8, vous pouvez utiliser le bouton ou, alternativement, une combinaison de touches spécifique pour l'exécuter.
Pour intégrer un bouton dans n'importe quel onglet, procédez comme suit :
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Dans Microsoft Word, accédez à l'onglet Fichier dans le menu Options et ouvrez les Options Word. Passez ensuite à la zone de menu « Personnaliser le ruban ».
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Sélectionnez « Macros » dans la zone supérieure du menu de sélection et sélectionnez la macro que vous avez créée au préalable.
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À l'étape suivante, spécifiez l'onglet dans lequel la macro doit apparaître sous forme de bouton. Le système peut vous demander de créer une nouvelle sous-catégorie dans laquelle la macro doit être incluse.
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En option, vous pouvez également attribuer une combinaison de touches à côté d'un bouton. Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue en cliquant sur "Personnaliser les raccourcis clavier" dans le menu principal "Personnaliser le ruban".
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Naviguez ensuite sous "Catégories" jusqu'à l'entrée "Macros" et recherchez la macro "Dû 14 jours". Dans la dernière étape, vous pouvez attribuer une combinaison de touches dont vous vous souviendrez facilement. Vous pouvez l'utiliser n'importe où dans un document pour exécuter automatiquement la macro.
En résumé, les options de paramétrage du ruban de menu offrent la possibilité d'utiliser encore plus efficacement les macros créées personnellement dans Microsoft Word. Vous avez la possibilité de créer votre propre bouton pour la macro et également de stocker une combinaison de touches.
Résumé : ajouter un calcul de rendez-vous automatisé dans Word
Microsoft Word possède d'innombrables fonctions et options pour personnaliser les textes. Si la bonne fonction ou le bon onglet manque dans Word pour une question, vous pouvez utiliser des macros générées dans Visual Basic pour résoudre le problème.
Par exemple, vous pouvez utiliser une macro pour automatiser le calcul des rendez-vous dans Microsoft Word. De plus, vous pouvez afficher la macro sous forme de bouton dans le ruban ou intégrer une combinaison de touches spécifique. L'utilisation de macros vous fournit un outil professionnel et efficace pour effectuer des tâches qui ne peuvent pas être effectuées avec les outils embarqués de Word.