Diapositives qui ne sont utilisées que pour certains groupes cibles

Peut-être connaissez-vous ceci : vous avez créé une présentation détaillée, mais maintenant, en fonction du groupe cible, vous ne souhaitez en présenter qu'un extrait.

Par exemple, un groupe de téléspectateurs doit avant tout apprendre des détails sur le département A, puisqu'ils ne concernent que ces informations. Un autre groupe de spectateurs ne doit être informé que de la section B.

Ou une présentation de produit est divisée en informations techniques et commerciales et selon le groupe cible - ingénieurs ou acheteurs - seules certaines diapositives doivent être affichées. Mais tout le monde devrait voir les diapositives de la présentation de l'entreprise et les caractéristiques générales du produit.

Étant donné que de nombreux utilisateurs ne savent pas comment résoudre ce problème, il n'est pas rare que plusieurs fichiers soient créés et présentés aux différents groupes de personnes. Les inconvénients sont évidents : Le nombre de fichiers augmente. Pire encore : si les diapositives qui apparaissent dans chaque copie doivent être modifiées ultérieurement, l'effort de recherche et de mise à jour est assez élevé.

C'est pourquoi Powerpoint propose la solution avec la fonction de présentation définie par l'utilisateur (dans les versions antérieures, la présentation axée sur le groupe cible) !

Que signifie le terme « présentation personnalisée » ?

Une présentation définie par l'utilisateur n'est rien de plus qu'une sélection de diapositives d'un plus grand pool de diapositives ou de la présentation globale. Les présentations définies par l'utilisateur sont donc différentes versions partielles d'une présentation qui sont adaptées à différents groupes cibles. Dans les versions partielles individuelles, seules les diapositives pertinentes pour le public concerné sont affichées.

Un exemple : La présentation globale se compose d'un total de 6 diapositives. Pour les collègues du département A, cependant, seules les diapositives 1, 4, 5 et 6 sont pertinentes. Les collègues du département B n'ont besoin que des diapositives 1, 2, 3 et 6.

Avantages de la présentation personnalisée

Bien sûr, vous pouvez également créer votre propre présentation pour chaque public, puis les enregistrer sous un nom différent. Cependant, la présentation personnalisée présente trois avantages principaux :

• Vous économisez de l'espace de stockage car vous ne travaillez qu'avec un seul fichier.
• Vous n'avez pas besoin de créer un fichier pour différents groupes cibles et de les rechercher plus tard. Il ne peut pas vous arriver que vous ayez la "mauvaise" présentation avec vous, car toutes les diapositives pertinentes sont toujours dans un seul fichier.
• Vous utiliserez probablement des diapositives dans plusieurs présentations personnalisées. Lorsque ceux-ci sont mis à jour, vous n'avez qu'à apporter les modifications dans un seul fichier.

Comment créer une présentation personnalisée à partir de PowerPoint 2007

Pour créer une présentation orientée groupe cible dans un fichier PowerPoint, procédez comme suit :

• Ouvrez la présentation globale dans laquelle vous souhaitez créer les sous-présentations.
• Cliquez sur l'onglet Diaporama sur le bouton Diaporama personnalisé et puis sur Présentations axées sur les groupes cibles.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Nouveau. Attribuez un nom à votre sous-présentation.
• Dans la zone de liste de gauche, sélectionnez les diapositives que vous souhaitez voir apparaître dans la présentation orientée groupe cible et cliquez sur Ajouter à.

• Confirmer avec d'accord puis cliquez sur Conclure.

Comment livrer la présentation personnalisée à partir de PowerPoint 2007

La façon la plus simple et la plus directe de montrer une sous-présentation particulière est la suivante :

• Ouvrez l'intégralité du fichier.
• Passer à l'onglet Diaporama.
• Cliquez sur le bouton Diaporama personnalisé puis sélectionnez l'entrée souhaitée.

Comment imprimer une présentation axée sur les groupes cibles à partir de PowerPoint 2007

Vous avez fait votre présentation devant le département A et souhaitez maintenant donner au public exactement les diapositives dont vous avez discuté lors de la conférence. Une possibilité serait d'écrire les numéros de page des diapositives correspondantes, puis de les spécifier comme pages à imprimer.

C'est beaucoup plus facile, cependant, car PowerPoint a déjà noté quelles diapositives vont avec votre présentation personnalisée. Lors de l'impression, vous pouvez donc simplement choisir la version que vous souhaitez imprimer.

Voici comment cela fonctionne dans PowerPoint 2010 :

• Ouvrez la présentation.
• Choisir déposer - Pour appuyer.
• Cliquez ci-dessous Les paramètres sur le bouton Imprimer toutes les diapositives. Vous allez maintenant être présenté avec différentes options.
• Choisissez à Présentation définie par le groupe cible la version que vous recherchez. Confirmez votre sélection avec le bouton Pour appuyer.

Voici comment cela fonctionne dans PowerPoint 2007 :

• clique sur le Bouton Bureau et puis sur Pour appuyer.
• Dans la boîte de dialogue Imprimer sous, sélectionnez Zone de pression l'option Présentation axée sur le groupe cible. Sélectionnez la version appropriée à sa droite. Confirmer avec d'accord.

Comment créer une présentation personnalisée à partir de PowerPoint 2003

Pour créer une présentation orientée groupe cible dans un fichier PowerPoint, procédez comme suit :

• Ouvrez la présentation dans laquelle vous souhaitez créer les sous-présentations.
• Cliquez-vous dans le menu Diaporama en option Présentations axées sur les groupes cibles.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Nouveau.
• Attribuez un nom à votre sous-présentation.
• Dans la zone de liste de gauche, sélectionnez les diapositives que vous souhaitez voir apparaître dans la présentation orientée groupe cible et cliquez sur Ajouter à.
• Confirmer avec d'accord puis cliquez sur Conclure.

Comment livrer la présentation personnalisée à partir de PowerPoint 2003

• Ouvrez le fichier entier.
• Cliquez-vous dans le menu Diaporama au Présentations axées sur les groupes cibles.
• Sélectionnez la version souhaitée dans la boîte de dialogue et cliquez sur Manifestation.

Comment imprimer une présentation axée sur les groupes cibles à partir de PowerPoint 2003

• Sélectionnez dans le menu déposer la commande Pour appuyer.
• Activer dans la boîte de dialogue Pour appuyer sous Zone de pression l'option Présentation axée sur le groupe cible. Sélectionnez la version appropriée à sa droite. Confirmer avec d'accord.