Comment réviser des documents dans Word

Voici comment vous pouvez apporter des modifications dans les documents Word

En règle générale, lors de la création d'un document texte, assurez-vous que la mise en page est correcte et que vous évitez les erreurs d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Une fois le travail sur le contenu et le format du texte terminé, il reste souvent des lacunes isolées. Pour cette raison, il est judicieux de réviser à nouveau les documents à la fin et d'apporter des modifications si nécessaire.

Word : suivre, réviser et corriger les modifications

Microsoft Word comprend diverses options pour l'édition de textes. Surtout lorsque les textes doivent être corrigés non seulement par l'auteur mais aussi par d'autres personnes, les diverses fonctions du programme Offices sont idéales pour la vérification.

Si les modèles disponibles permettent déjà de respecter les aspects formels, Word vérifie également automatiquement l'orthographe et la ponctuation au sein du document texte. Ces fonctions dans Word sont connues de la plupart des utilisateurs et sont indiquées par un soulignement rouge ou bleu de la position spécifique. Mais quelles fonctionnalités, c'est-à-dire les outils intégrés du programme, peuvent encore être utilisées ? Par exemple, comment fonctionne le suivi des modifications ?

Lorsque vous recevez du texte que vous devez réviser et modifier dans Word, vous pouvez suivre ces étapes pour apporter des corrections et suivre les modifications :

Ouvrez l'onglet "Vérifier" dans le ruban de menu de votre fichier Word.

Vous trouverez ici diverses options pour insérer des modifications et les marquer en conséquence. Par exemple, cliquez sur le bouton Suivi pour ouvrir l'onglet approprié.

À ce stade, vous avez le choix de suivre ou non les modifications. Si vous cliquez sur le symbole correspondant, les modifications que vous effectuez ensuite dans le texte sont marquées comme des annotations. De cette façon, l'auteur peut comprendre et suivre qui a modifié le texte, où et quand, et a apporté les modifications.

Vos commentaires peuvent ensuite être transférés dans le texte en utilisant le champ "Accepter".

Si vous révisez un document en mode correction, grâce à la couleur vive, il est plus facile pour l'éditeur de voir les modifications et éventuellement de les conserver tout de suite. Si plusieurs relecteurs travaillent sur un fichier, l'auteur peut finalement mieux comprendre qui a suggéré les corrections.

Accepter les modifications dans Word : voici comment cela fonctionne

Vous recevez un document avec de nombreuses modifications et souhaitez suivre et accepter les modifications successivement ? Ensuite, procédez comme suit :

Cliquez sur l'onglet « Révision » dans le ruban.
En cliquant sur "Accepter", vous acceptez la modification, "Rejeter" rejette la modification.
Vous pouvez passer d'une révision à l'autre en cliquant sur les boutons "précédent" et "suivant".

Important: N'acceptez aucune modification en utilisant "précédent" et "suivant".

Paramétrage du balisage : instructions

Un document révisé est trop confus pour vous ? En définissant les annotations à afficher, vous pouvez garder une trace des choses : choisir entre toutes les annotations, les révisions au niveau du format et du texte, ou simplement afficher où quelque chose a été modifié directement dans le texte. Pour ce faire, procédez comme suit :

Cliquez sur l'onglet « Révision » dans le ruban.
Dans le menu déroulant "Afficher le balisage", sélectionnez les balisages que vous souhaitez voir : Commentaires, insertions et suppressions et mise en forme.
Sous "Markup : all", vous pouvez choisir si vous souhaitez voir toutes les modifications directement dans le texte ou simplement voir que quelque chose a été modifié.

Astuce: Vous voulez imprimer un document sans commentaires ni révisions ? Sélectionnez ensuite « Marquage : aucun ».

Voici comment insérer des commentaires et corriger les erreurs

Différents types de balises peuvent être trouvés dans Word. D'une part, le programme lui-même met en évidence les mots qui contiennent des erreurs. D'autre part, les éditeurs peuvent également utiliser le mode de correction. En examinant de plus près le balisage, vous pouvez rapidement voir quelles suggestions vous souhaitez accepter et lesquelles vous souhaitez rejeter.

Si, par exemple, il apparaît que Word a marqué à plusieurs reprises un nom ou un terme technique qui ne peut pas être trouvé dans le dictionnaire, mais existe toujours, vous pouvez facilement l'ajouter au dictionnaire. En principe, les ondes rouges qui mettent en évidence les erreurs peuvent être désactivées, par exemple si elles vous dérangent lors de la lecture.

D'autres marquages peuvent également provenir de lecteurs correcteurs ayant utilisé le mode correcteur. Si vous utilisez ensuite le mode révision, vous avez la possibilité d'accepter les commentaires des éditeurs. Il est possible que plusieurs personnes aient travaillé sur un même document en même temps. Les balisages et commentaires peuvent donc être identifiés dans différentes couleurs. Cela vous permet de définir les couleurs des commentaires comme vous le souhaitez pour distinguer les commentaires.

En plus des balises, la fonction de commentaire peut également être utilisée pour suggérer des idées de changement ou des suggestions d'amélioration dans un document. Comment utiliser la fonction de commentaire dans Word :

Ouvrez l'onglet "Vérifier".
Dans la zone Commentaires, vous trouverez le bouton "Nouveau commentaire". Avec un clic de souris sur la zone, une autre colonne et une bulle de dialogue s'ouvriront au bord de la zone que vous avez sélectionnée. De cette façon, vous pouvez rapidement ajouter des notes marginales spécifiques au texte, que l'auteur peut ensuite prendre en compte lors de la révision.
Dans la même zone du ruban de votre fichier, vous pouvez supprimer des commentaires si vous les avez déjà intégrés.

Il est également bon de savoir que vous pouvez basculer entre les commentaires individuels et ainsi ignorer les commentaires et modifier les autres pour le moment. Vous pouvez également visualiser directement la dernière modification. Cela rend l'édition du fichier encore plus efficace.

Fonctions dans Word : ces paramètres simplifient votre travail

Microsoft Word vous permet non seulement de concevoir plus facilement votre texte lorsque vous écrivez. Le programme vous fournit également certaines fonctions qui accélèrent la révision à la fin du processus. En plus de la possibilité de corriger les erreurs fréquentes en quelques étapes seulement à l'aide de "Rechercher & Remplacer", Word permet également plus de variété dans le texte grâce au dictionnaire de synonymes. Les autres fonctions et fonctionnalités que vous devez connaître dans Word sont :

Fonctions de champ
Macro
Devis
Numéros de page
Date
Liens hypertexte

Conclusion : voici comment faire des révisions dans Word

Lors de la configuration d'une page, non seulement vous vous assurez que vous organisez correctement l'en-tête et le pied de page, la table des matières, les traductions et la liste des sources, mais le contenu et l'orthographe doivent également être corrects. Avec la vue latérale droite, vous ne manquerez plus aucun marquage d'erreur. Une nouvelle vérification orthographique à la fin du travail de texte semble également utile.

S'il existe une spécification pour le nombre de mots ou de caractères, vous pouvez demander à Word de les compter et de les vérifier rapidement et facilement. Il est également possible d'imprimer uniquement les corrections de texte. Dans l'ensemble, les paramètres du programme offrent un large éventail d'options pour réviser les documents texte.

En suivant les modifications, vous pouvez voir l'historique exact des modifications dans le document. Les balisages sont des aides utiles : ils visualisent les changements dans le test. Enfin, lorsque toutes les révisions ont été effectuées, vous pouvez enregistrer le fichier terminé au format PDF ou envoyer des documents sous forme de lettres types.

FAQ

Comment afficher les modifications apportées par d'autres éditeurs ?

Selon le mode dans lequel les autres éditeurs ont corrigé ou commenté le document respectif, les commentaires peuvent être affichés de différentes manières. Dans tous les cas, vous pouvez décider des suggestions à examiner. Pour ce faire, ouvrez l'onglet « Suivi » sous l'onglet « Vérifier ». Ici, vous pouvez définir des coches pour les différents groupes d'erreurs.

Comment insérer des commentaires dans un texte ?

L'onglet « Avis » vous amène au bouton « Commentaires ». À ce stade, vous pouvez créer un nouveau commentaire en marquant le passage de texte requis, puis en cliquant sur le champ "Nouveau commentaire". Écrivez votre note dans la bulle de dialogue. Word offre la possibilité d'intégrer des commentaires à l'encre. Vous pouvez commenter des documents sans clavier.