Excel : transférer des rendez-vous vers le calendrier Outlook

Transférer automatiquement les informations des tableaux Excel en tant qu'entrées de calendrier pour Outlook

Dans notre monde numérisé, les appareils mobiles tels que les smartphones, les tablettes ou les montres connectées font partie des compagnons de tous les jours les plus importants. Ils sont utiles à bien des égards et aident les gens à organiser et à structurer efficacement leur routine quotidienne. Cela s'applique surtout au calendrier numérique, dont les rendez-vous sont transmis en temps réel à tous les appareils mobiles lors de l'utilisation de Microsoft Outlook.

• Dans le même temps, il n'est pas improbable que vous receviez des rendez-vous dans une liste Excel dans votre environnement professionnel ou privé. Ceux-ci peuvent par exemple être envoyés sous forme de fichier Excel par un client ou un fournisseur dans le cadre d'un projet. Au lieu de transférer ou d'imprimer les données et les informations à la main dans Outlook, les rendez-vous peuvent être préparés dans Excel en quelques étapes seulement afin qu'ils soient automatiquement transférés dans votre calendrier Outlook. Avant l'import, il y a l'option soit :
• dans un agenda personnel ou
• à enregistrer dans un calendrier de groupe utilisé par plusieurs membres de l'équipe.

Transférer des rendez-vous Excel vers le calendrier Outlook - 3 étapes simples dans Excel

Dans les anciennes versions de Microsoft Excel et Microsoft Outlook, il était possible de lire un fichier Excel directement dans Outlook. Les versions actuelles telles que Outlook 365 ou Outlook 2022-2023 ne peuvent pas importer de fichiers Excel. Pour cette raison, il est nécessaire de convertir au préalable le fichier au format CSV dans Excel.

Pour importer des rendez-vous d'Excel dans votre calendrier Outlook, procédez comme suit :

1. Dans la première étape, donnez à votre liste de rendez-vous, si possible, les titres de colonnes qui sont fournis pour les rendez-vous dans Excel. Entre autres, les éléments suivants conviennent :

   Objet, Commence le, Commence à, Se termine le, Événement toute la journée, Rappel activé/désactivé, Rappel à, Rappel à, Emplacement et d'autres noms de champs.

   Vous pouvez utiliser les noms d'un nouveau rendez-vous dans Microsoft Outlook comme guide pour les en-têtes de colonnes.

   

2. À l'étape suivante, enregistrez le classeur Excel en tant que fichier CSV (séparé par un séparateur) et fermez-le.

3. Après l'enregistrement, le fichier CSV est séparé par un point-virgule. Cependant, Outlook requiert un fichier séparé par des virgules pour l'importation. Pour échanger les caractères, ouvrez le fichier CSV créé dans l'éditeur Windows 10 et remplacez chaque point-virgule par des virgules sous MODIFIER - REMPLACER.

   

4. Enregistrez ensuite le fichier sous le même nom de fichier et basculez vers Microsoft Outlook.

Importation de données Excel dans Microsoft Outlook - ce que vous devez savoir

Après avoir ouvert Microsoft Outlook, suivez les étapes ci-dessous pour importer les données à partir d'Excel.

1. Activez le calendrier de votre choix.

2. Appelez la commande IMPORTER / EXPORTER dans le menu FICHIER.

3. Dans l'assistant d'import/export, sélectionnez l'entrée IMPORTER À PARTIR D'AUTRES PROGRAMMES OU FICHIERS et cliquez sur le bouton SUIVANT.

   

4. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez l'entrée « Valeurs séparées par des virgules » et cliquez sur SUIVANT.

   

5. Dans la fenêtre FICHIER À IMPORTER, cliquez sur PARCOURIR et sélectionnez le fichier de rendez-vous.

   

6. Dans les options, vous devez décider :

   • Si les entrées existantes doivent être remplacées par les entrées de calendrier importées,
   • Si des dates conflictuelles sont entrées deux fois ou
   • Si les doublons ne doivent pas être importés à tout moment.

   Après avoir cliqué sur SUIVANT, vous pouvez sélectionner le calendrier souhaité comme dossier cible.

7. À l'étape suivante, il vous sera demandé si les rendez-vous spécifiés en tant que plage doivent être importés. Après avoir cliqué sur TERMINER, les rendez-vous sont automatiquement ajoutés au calendrier.

   

8. Vous retrouverez les rendez-vous dans votre calendrier Outlook après l'import.

   

Important: Pour que l'importation de données de calendrier à partir de Microsoft Excel fonctionne correctement, il est essentiel que les informations de champ soient saisies correctement. Pour les données, cela signifie que le format JJ.MM.AAAA doit être sélectionné. Au minimum, les heures doivent être saisies au format HH : MM afin qu'elles puissent être lues par Microsoft Outlook. Vous avez également la possibilité de saisir des catégories. Veuillez noter qu'une seule catégorie est transférée par rendez-vous.

Si vous utilisez vos propres noms de champs, Microsoft Outlook vous demandera d'affecter les champs manuellement avant de les importer.

Transfert de rendez-vous Excel vers le calendrier Outlook - procédure jusqu'à Office 2010

Pour importer des entrées de calendrier dans Outlook à partir de fichiers Excel, procédez comme suit jusqu'à Office 2010 ou versions antérieures :

1. Donnez à votre liste de rendez-vous les en-têtes de colonnes suivants (sans les guillemets) : "Date de début, Objet, Date de début, Date de fin, Catégorie, Emplacement et Événement d'une journée.

2. Dans tous les cas, assurez-vous que les noms sont écrits sans espaces. Ceci est important pour qu'Outlook puisse lire correctement les données ultérieurement.

3. Saisissez les données de rendez-vous spécifiques dans les lignes sous ces en-têtes ou copiez-les à partir d'une autre table.

4. Mettez en surbrillance votre liste de rendez-vous de la première cellule à la dernière utilisée.

5. Entrez n'importe quel nom dans le champ Nom, par exemple "Rendez-vous" (toujours sans les guillemets). Le champ de nom se trouve à gauche de la ligne d'édition, comme illustré dans la figure suivante :

   

6. Confirmez la saisie du nom avec la touche Entrée.

7. Dans la dernière étape, enregistrez le classeur et fermez Microsoft Excel. Ouvrez ensuite Microsoft Outlook.

Importation d'entrées de calendrier dans Microsoft Outlook

L'importation d'entrées de calendrier à partir de Microsoft Excel est similaire à la version actuelle de Microsoft Outlook. Contrairement à Outlook 365, les anciennes versions d'Outlook ont la possibilité de lire directement dans un fichier Excel. L'étape intermédiaire via le fichier CSV n'est pas nécessaire. Les données peuvent être lues comme suit :

1. Dans un premier temps, activez le calendrier de votre choix.

2. Appelez la commande IMPORTER / EXPORTER dans le menu FICHIER. Dans l'assistant d'import/export, sélectionnez l'entrée IMPORTER DEPUIS DES PROGRAMMES OU DES FICHIERS DE MODIFICATION et cliquez sur le bouton SUIVANT.

3. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez MICROSOFT-EXCEL et cliquez sur SUIVANT.

4. Dans la fenêtre FICHIER À IMPORTER, cliquez sur PARCOURIR et sélectionnez le fichier de rendez-vous.

5. Dans les options, vous décidez si les entrées existantes doivent être remplacées par les éléments importés, si les rendez-vous en double doivent être saisis ou si les doublons ne doivent pas être importés.

6. Après avoir cliqué sur SUIVANT, vous pouvez sélectionner votre calendrier comme dossier cible. Dans la prochaine et dernière étape, il vous sera demandé si les rendez-vous spécifiés en tant que plage doivent être importés. Après avoir cliqué sur TERMINER, les rendez-vous seront ajoutés au calendrier.

Conclusion : il est facile d'importer des données d'Excel dans Outlook

Au lieu de saisir manuellement les rendez-vous d'Excel dans Microsoft Outlook, les entrées de calendrier peuvent être exportées et importées automatiquement en quelques étapes seulement.

Dans les anciennes versions d'Office, il est possible d'importer des fichiers Excel directement dans Outlook. Dans les versions actuelles, l'import n'est possible que via un fichier CSV séparé par des virgules. L'assistant d'importation Microsoft Outlook guide les utilisateurs tout au long du processus d'importation. De cette façon, vous pouvez intégrer automatiquement un ou plusieurs rendez-vous dans votre calendrier dans Microsoft Outlook en quelques minutes ou, au contraire, utiliser un calendrier de groupe.

FAQ

Quelle est la différence entre un fichier CSV et un fichier Excel ?

Les fichiers Excel représentent le format Excel spécifique et peuvent être lus par Microsoft Excel et d'autres programmes compatibles. CSV signifie Comma-separated-values et désigne également un format de fichier dans lequel les données sont séparées par des virgules ou des points-virgules. L'extension du nom de fichier est .csv. Les fichiers CSV se caractérisent par leur haut degré de compatibilité et, pour cette raison, peuvent être utilisés entre différents programmes informatiques et systèmes d'exploitation.

Quelles sont les fonctions de l'assistant d'importation dans Microsoft Outlook ?

Microsoft Outlook est conçu pour traiter et importer différents formats de fichiers. Outlook dispose d'un assistant d'import/export pour cette fonction. Entre autres choses, cela simplifie l'importation de fichiers CSV ou VCF à partir d'autres programmes ou systèmes d'exploitation. L'assistant guide automatiquement les utilisateurs à travers une requête, puis importe ou exporte les informations requises.